Chữ ký số là một khoản chi trong doanh nghiệp cần phải được hạch toán. Tuy nhiên, nhiều kế toán chưa biết phân loại chi phí này cho khoản nào, cũng như thời gian phân bổ hạch toán hợp lý. Tại bài viết này, ECA sẽ giúp kế toán hạch toán chi phí với ví dụ mua chữ ký số 3 năm (thời gian hợp đồng trung bình).

1. Chi phí mua chữ ký số hiện nay là bao nhiêu?

Mỗi nhà cung cấp sẽ có mức giá dịch vụ chữ ký số khác nhau, tuỳ thuộc vào loại chữ ký số và thời hạn hợp đồng đăng ký.

Chữ ký số ECA của ThaisonSoft là loại Token chữ ký số được sử dụng phổ biến và có mức giá tương đối tốt. Quý khách có thể tham khảo qua bảng giá dịch vụ chữ ký số ECA để làm căn cứ hạch toán theo hướng dẫn.

Bảng giá tham khảo chữ ký số ECA từ 1-3 năm.

2. Chi mua chữ ký số hạch toán vào khoản nào?

Căn cứ theo chứng chứng từ kế toán, chi phí bỏ ra để mua chữ ký số thuộc về nghiệp vụ mua thiết bị phục vụ công tác quản lý (chữ ký số) và sử dụng trong dài hạn (tầm 3 năm), có thể đưa vào công cụ dụng cụ.

Nhưng vì giá trị của chữ ký số không quá lớn nên kế toán có thể đưa danh mục này vào chi phí của bộ phận quản lý.

3. Hướng dẫn hạch toán mua chữ ký số 3 năm

Tùy thuộc vào cách phân bổ thời gian sử dụng của chữ ký số mà kế toán có thể hạch toán theo 2 trường hợp dưới đây

Cách hạch toán mua chữ ký số 3 năm.

3.1 Hạch toán chi phí mua chữ ký số 3 năm phân bổ vào 1 lần

Trường hợp này được áp dụng khi chi phí mua chữ ký số nhỏ và doanh nghiệp muốn phân bổ hết vào 1 lần. Lúc này, kế toán sẽ ghi như sau:

Nợ TK 642

Có TK 111, 112, 113

Hoặc:

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 113

3.2 Hạch toán chi phí mua chữ ký số 3 năm phân bổ vào 3 kỳ

Trường hợp chữ ký số có giá trị lớn như khoản  mua chữ ký 3 năm, doanh nghiệp thấy cần thiết phải phân bổ nhiều kỳ (3 kỳ) thì kế toán cần ghi như sau:

Nợ 142, 242

Có 111, 112, 331

Hoặc:

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 113

Đồng thời, kế toán cũng cần xem nên phân bổ bao nhiêu kỳ để hàng tháng tính chi phí phân bổ cho mỗi tháng:

Nợ TK 642

Có TK 142, 242

(Giá trị phân bổ 1 kỳ)

* Chú ý: Với trường hợp này thì kế toán có thể khai báo chữ ký số như CCDC để được phân bổ tự động hàng tháng, giúp thuận tiện hơn trong việc theo dõi về sau.

Việc lựa chọn kỳ phân bổ để hạch toán chi phí mua chữ ký số 3 năm là phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích của từng doanh nghiệp.