Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong các giao dịch điện tử. Dịch vụ chữ ký số Thái Sơn - ECA là một trong những giải pháp uy tín, được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng nhờ độ bảo mật cao, tích hợp linh hoạt và chi phí hợp lý. 

1. Ứng dụng của chữ ký số trong các giao dịch điện tử

Chữ ký số được ứng dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử. 

• Ký sổ sách, chứng từ kế toán

Chữ ký số ECA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hỗ trợ doanh nghiệp ký số lên các chứng từ kế toán theo đúng chuẩn định dạng và quy định pháp luật. Việc áp dụng chữ ký số vào nghiệp vụ kế toán không chỉ giúp tiết kiệm thời gian in ấn, lưu trữ mà còn tăng tính minh bạch, an toàn và bảo mật cho dữ liệu tài chính.

• Kê khai thuế điện tử, bảo hiểm xã hội

Chữ ký số ECA là công cụ không thể thiếu trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế và bảo hiểm xã hội qua mạng. Người dùng có thể dễ dàng ký và gửi các tờ khai thuế, báo cáo thuế, hồ sơ quyết toán, cũng như kê khai bảo hiểm xã hội qua các cổng giao dịch điện tử của cơ quan Thuế và BHXH Việt Nam. Với độ tin cậy cao, chữ ký số ECA giúp đảm bảo tính pháp lý và chống giả mạo trong toàn bộ quá trình giao dịch.

• Ký phát hành hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh, chữ ký số ECA là giải pháp quan trọng để đảm bảo hóa đơn được phát hành đúng quy định. ECA hỗ trợ ký số trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft cũng như tích hợp với các phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến khác, giúp hóa đơn có giá trị pháp lý, dễ dàng tra cứu, lưu trữ và gửi đến khách hàng nhanh chóng, tiện lợi.

• Ký kết văn bản, hợp đồng điện tử

Phần mềm chữ ký số ECA hỗ trợ các cá nhân, doanh nghiệp ký kết hợp đồng và văn bản điện tử một cách nhanh chóng, không cần gặp mặt trực tiếp. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong giao dịch thương mại điện tử, ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ… Chữ ký số ECA đảm bảo tính pháp lý tương đương với chữ ký tay theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, giúp tăng hiệu quả làm việc từ xa và tiết kiệm chi phí.

2. Đối tượng sử dụng dịch vụ chữ ký số Thái Sơn

Chữ ký số ECA được nhiều nhóm đối tượng sử dụng. 

Dịch vụ chữ ký số của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được thiết kế linh hoạt, đáp ứng nhu cầu sử dụng của nhiều nhóm đối tượng khác nhau. Cụ thể, phần mềm chữ ký số ECA của Thái Sơn phù hợp với:

• Tổ chức, doanh nghiệp

Chữ ký số có giá trị pháp lý như con dấu của tổ chức, doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch điện tử: Xuất hóa đơn, ký kết hợp đồng điện tử, thanh toán hóa đơn, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, kê khai thuế điện tử… 

• Cá nhân thuộc tổ chức:

Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay của cá nhân thuộc tổ chức, dùng để ký các giao dịch điện tử trong nội bộ của doanh nghiệp, tổ chức hoặc ký hợp đồng, thanh toán hóa đơn… 

• Chủ hộ kinh doanh 

Từ ngày 01/06/2025, các hộ kinh doanh đáp ứng điều kiện theo quy định sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế. Dù hiện nay chữ ký số chưa bắt buộc khi hộ kinh doanh xuất hóa đơn, nhưng để đảm bảo tính pháp lý, thuận tiện trong quản lý và hạn chế rủi ro, chủ hộ nên chủ động trang bị và sử dụng chữ ký số khi lập hóa đơn điện tử.

• Chữ ký số cá nhân 

Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử có giá trị pháp lý như chữ ký tay, giúp cá nhân thực hiện các giao dịch điện tử dễ dàng. 

3. Nguyên nhân khiến chữ ký số bị khóa và cách khắc phục

Chữ ký số bị khóa có thể do nhiều nguyên nhân. 

Có nhiều nguyên nhân khác nhau khiến cho chữ ký số bị khóa. Tuy nhiên, có 2 nguyên nhân thường gặp nhất là do: khách hàng nhập sai mật khẩu quá nhiều lần và do chữ ký số đã hết hạn. Khi gặp trường hợp chữ ký số bị khóa, người dùng cần thực hiện như sau: 

• Nguyên nhân 1: Do khách hàng nhập sai mật khẩu quá nhiều lần

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến chữ ký số bị khóa là do người dùng nhập sai mật khẩu quá nhiều lần trong quá trình thực hiện ký số. Việc này thường xảy ra khi người dùng nhớ nhầm mật khẩu hoặc gõ nhầm liên tiếp, dẫn đến việc phần mềm tự động khóa để bảo vệ thiết bị. Đây là cơ chế bảo mật được tích hợp bởi nhà cung cấp chữ ký số nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối cho các giao dịch điện tử, ngăn chặn truy cập trái phép hoặc rò rỉ thông tin quan trọng.

• Cách khắc phục:

Người dùng cần chủ động liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ cấp lại mật khẩu mới và mở khóa thiết bị. Sau khi được cấp lại, cần đổi mật khẩu ngay lập tức để đảm bảo tính bảo mật trong quá trình sử dụng. Lưu ý: Trong quá trình đặt mật khẩu mới, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ chế độ bàn phím, đảm bảo tắt Caps Lock và sử dụng chế độ gõ tiếng Anh (không dấu) để tránh lỗi nhập mật khẩu về sau.

• Nguyên nhân 2: Do chữ ký số đã hết hạn

Chữ ký số thường có thời hạn sử dụng từ 1 đến 3 năm tùy theo gói thuê bao và chính sách của từng nhà cung cấp. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp đăng ký gói dịch vụ dài hạn như 2 hoặc 3 năm nên dễ quên mốc thời gian hết hạn. 

• Cách khắc phục: 

Để tránh rơi vào tình trạng này, doanh nghiệp cần chủ động gia hạn chữ ký số trước thời điểm hết hạn bằng cách liên hệ với nhà cung cấp phần mềm chữ ký số đang sử dụng. 

Trên đây là một số thông tin cơ bản về chữ ký số. Hy vọng bài viết đã cung cấp nhiều nội dung hữu ích đến quý độc giả. Nếu cần tư vấn về dịch vụ chữ ký số Thái Sơn, vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ: 

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768
  

Nguyệt Nga