Việc cài đặt và sử dụng thành thạo chữ ký số thành thạo là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều vị trí trong đó có kế toán, nhân sự, các cấp quản lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách cài đặt chữ ký số cho người mới hỗ trợ công việc thuận lợi.

Cách cài đặt chữ ký số cho người mới.

1. Chuẩn bị trước khi cài đặt chữ ký số 

Chữ ký số là một trong những công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp hiện nay. Chữ ký số được sử dụng thay thế cho chữ ký tay (đối với cá nhân) hoặc con dấu (đối với tổ chức). Để cài đặt và sử dụng chữ ký số cần chuẩn bị:

• Máy tính có kết nối mạng: máy tính cần được kết nối mạng ổn định và có cấu hình tương thích với phần mềm chữ ký số từ nhà cung cấp.
• Chữ ký số (USB Token): được mua từ các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (nên lựa chọn các nhà cung cấp uy tín được Bộ thông tin và truyền thông cấp phép). 

2. Cách cài đặt chữ ký số cho người mới 

Để sử dụng chữ ký số người dùng bắt buộc phải cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số được nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. 

2.1 Cách cài đặt chữ ký số nhanh (USB Token)

Dưới đây là hướng dẫn chung cách cài đặt chữ ký số cho chữ ký số - USB Token:

• Bước 1: Cắm USB vào máy tính

Người dùng cắm USB Token vào máy tính lưu ý cắm nhẹ nhàng và đúng chiều để máy tính có thể kết nối với USB Token. 

• Bước 2: Cài đặt chữ ký số

Người dùng cài đặt phần mềm ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Quá trình cài đặt có thể thay đổi tùy theo nhà cung cấp dịch vụ hoặc từng loại chữ ký số khác nhau.

Ví dụ: Cách cài đặt chữ ký số ECA do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp

Sau khi cắm USB Token vào máy tính người dùng thực hiện cài đặt theo các bước như sau:

- Truy cập vào máy tính 

- Nhấn chọn biểu tượng E-CA chọn Open 

- Thực hiện Chạy file ECA_CSP11_onlineinstaller.exe => Nhấn Install 

- Bấm kết thúc để hoàn tất quá trình cài đặt

• Bước 3: Quản lý chữ ký số

Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt người dùng cần thực hiện thêm bước quản lý chữ ký số trong lần đăng nhập đầu tiên. Quá trình quản lý chữ ký số bao gồm:

• Kiểm tra thông tin chứng thư số: kiểm tra thông tin chứng thư số xem đã trùng khớp chưa. Trường hợp chưa trùng khớp, người dùng cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được xử lý mới có thể thực hiện ký số.
• Kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số: việc này sẽ đảm bảo cho bạn nắm rõ thời gian chữ ký số có hiệu lực và thực hiện gia hạn chữ ký số tránh ảnh hưởng đến công việc.
• Đổi mã PIN: lần truy cập đầu tiên người dùng sẽ sử dụng mã PIN do nhà cung cấp cấp. Tuy nhiên, người dùng cần đổi mã PIN ngay sau cài đặt chữ ký số thành công, điều này nhằm nâng cao khả năng bảo mật và tiện cho việc quản lý chữ ký số.

2.2 Hướng dẫn cách đổi mã PIN chung

Mã PIN được sử dụng để bảo vệ an toàn cho chữ ký số không bị người khác sử dụng để trục lợi. Nên đặt mã PIN có độ dài tối thiểu 6 ký tự và bao gồm cả chữ và số. 

Hướng dẫn cách đổi mã PIN cho chữ ký số.

Cách đổi như sau:

• Bước 1: Bấm vào “biểu tượng” chữ ký số trên Desktop hoặc <thanh Taskbar> để mở trình quản lý.
• Bước 2: Chọn chức năng đổi mã PIN.
• Bước 3: Nhập mã PIN cũ và mã PIN mới theo điều hướng của hệ thống.
• Bước 4: Nhấn chọn cập nhật để hoàn tất quá trình đổi mã PIN.

Việc thay đổi mã PIN nên thực hiện theo định kỳ 3 tháng hoặc 6 tháng. Hoặc trong trường hợp nghi ngờ bị lộ thông tin về mã PIN. 

Lưu ý: 

Quá trình cài đặt có thể thay đổi đôi chút tùy theo nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số bạn sử dụng. Người dùng tham khảo thêm hướng dẫn cụ thể từ nhà cung cấp dịch vụ để có thể tiến hành cài đặt thuận lợi.

3. Hướng dẫn ký số trên văn bản điện tử

Có nhiều cách để người dùng có thể ký số. Có thể ký số cho nhiều văn bản điện tử hoặc ký số cho từng văn bản điện tử một. Dưới đây là hướng dẫn chung về cách ký số, người dùng có thể tham khảo để ký số cho hóa đơn, chứng từ, ký số cho các hợp đồng điện tử hoặc tờ khai…

• Bước 1: Cắm Token vào máy tính.
• Bước 2: Chọn chức năng ký số trên ứng dụng chữ ký số.
• Bước 3: Nhập mã PIN để thực hiện ký.
• Bước 4: Lựa chọn nội dung dùng để ký: ví dụ như hóa đơn điện tử, tờ khai hải quan, tờ khai thuế, tờ khai bảo hiểm xã hội, hợp đồng điện tử...
• Bước 5: Người dùng xác thực trên cổng dịch vụ công.

4. Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín

Chữ ký số ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích lớn về thời gian và chi phí. Tuy nhiên, với nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số trên thị trường, việc lựa chọn một nhà cung cấp uy tín là điều không đơn giản.

Ký số dễ dàng với chữ ký số ECA.

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) là  một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp số phục vụ doanh nghiệp trong lĩnh vực công. Sản phẩm chữ ký số - ECA của ThaisonSoft được đông đảo doanh nghiệp, cá nhân lựa chọn nhờ đắp ứng được các tiêu chuẩn khắt khe theo Nghị định 130/NĐ-CP của chính phủ. Bên cạnh đó, tính năng bảo toàn dữ liệu ký, cùng với xác định chính xác chủ thể ký, chống chối bỏ được bộc lộ mạnh mẽ trong các giao dịch điện tử. Đây là một điểm cộng lớn khiến người dùng lựa chọn chữ ký số ECA. 

Lợi ích khi lựa chọn ThaisonSoft là nhà cung cấp chữ ký số:

• Sản phẩm ưu việt, dễ dàng cài đặt sử dụng, có thể tích hợp đa dạng với nhiều phần mềm quản lý khác nhau.
• Dịch vụ tốt, hỗ trợ 24/7 với các trung tâm hỗ trợ tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai, Đà Nẵng.
• Làm việc chuyên nghiệp, tận tình.
• Giá cả cạnh tranh. 
• Có thế sử dụng đồng bộ các phần mềm quản lý doanh nghiệp khách như: hóa đơn điện tử, BHXH điện tử, phần mềm hải quan, phần mềm hợp đồng điện tử, phần mềm văn phòng điện tử…
• ThaisonSoft có chứng nhận ISO/IEC 27001:2013 đáp ứng tiêu chuẩn hàng đầu về hệ thống quản lý an ninh dữ liệu.

Trên đây là hướng dẫn chung về cách cài đặt chữ ký số cho người mới. Để được hỗ trợ nhiều hơn, quý doanh nghiệp, quý khách hàng vui lòng liên hệ đường dây nóng 1900.4767 hoặc 1900.4768. Các chuyên viên của ThaisonSoft) luôn sẵn lòng hỗ trợ.