Chữ ký số là một yếu tố quan trọng trong việc bảo mật thông tin và xác thực giao dịch điện tử trong môi trường số. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, các doanh nghiệp và cá nhân cần nắm rõ những quy định này để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn trong các giao dịch điện tử.

1. Thông tin cần biết về văn bản điện tử 

Văn bản điện tử đang được nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng.  

Văn bản điện tử là một trong những văn bản được sử dụng rộng rãi hiện nay. Theo quy định tại Khoản 4, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy và trình bày theo đúng quy định. 

Văn bản điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy khi được ký số bởi người có thẩm quyền; ngoài ra chữ ký số phải được cấp bởi các cơ quan, tổ chức đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật và còn thời hạn sử dụng. 

Ưu điểm của văn bản điện tử so với văn bản giấy truyền thống:

- Tiết kiệm chi phí lưu trữ, vận hành trục văn bản liên thông

- Tốc độ truyền đạt, gửi và nhận thông tin nhanh, giúp giảm bớt các công đoạn thủ công

- Giúp cắt giảm nhiều thủ tục hành chính.

Cách thức quản lý văn bản điện tử

Trình tự quản lý văn bản điện tử có sự khác biệt do với quản lý văn bản giấy. Cụ thể: 

• Trình tự quản lý văn bản điện tử đi:
• Cấp số và thời gian ban hành văn bản. 
• Đăng ký văn bản đi. 
• Nhân bản, đóng dấu, ký số
• Phát hành và theo dõi chuyển phát. 
• Lưu văn bản đi. 
• Trình tự quản lý văn bản điện tử đến: 
• Tiếp nhận văn bản đến. 
• Đăng ký văn bản đến. 
• Trình duyệt và chuyển giao văn bản đến. 
• Giải quyết và theo dõi, giải quyết văn bản đến theo yêu cầu.

2. Quy định về chữ ký số theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký số như thế nào?

Chữ ký số trong văn bản điện tử được quy định cụ thể tại Phụ lục I, ban hành kèm Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể: 

• Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, có màu đỏ, kích thước con dấu bằng kích thước thực tế của dấu, có định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng ⅓ hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên tay trái. 
• Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
• Vị trí: Chữ ký số nằm ở góc trên bên phải, trang đầu tiên của văn bản kèm theo. 
• Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. 
• Thông tin bao gồm: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
• Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Như vậy, chữ ký số trong văn bản điện tử đã được quy định rõ ràng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Các doanh nghiệp, cá nhân lưu ý thực hiện để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật cho các giao dịch điện tử.

3. Quy định về soạn thảo, thu hồi và lưu văn bản điện tử

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về soạn thảo, thu hồi và lưu trữ văn bản điện tử được quy định như sau:

3.1. Quy định về soạn thảo văn bản điện tử

Theo quy định tại Điều 10, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc soạn thảo văn bản điện tử cần tuân theo một số quy định như sau: 

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

- Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

3.2. Quy định về việc thu hồi văn bản điện tử

Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời phải thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

3.3. Lưu văn bản điện tử

- Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI, Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

- Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu trữ. 

Tóm lại, chữ ký số theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp, bảo mật và hiệu quả của các giao dịch điện tử. Việc tuân thủ các quy định về chữ ký số không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của các tổ chức, cá nhân mà còn thúc đẩy quá trình chuyển đổi số, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển kinh tế số tại Việt Nam.

Nguyệt Nga