Chữ ký số ECA được biết đến như một giải pháp ký số toàn diện cho doanh nghiệp và cá nhân. Tuy nhiên, đối với người mới sử dụng lần đầu có thể gặp khó khăn trong việc cài đặt. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách cài chữ ký số ECA nhanh, sử dụng ngay sau khi cài đặt thành công. 

Hướng dẫn cài đặt phần mềm chữ ký số ECA.

1. Chữ ký số ECA và tính năng ưu việt

Chữ ký số ECA là chữ ký số được cung cấp bởi Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Thái Sơn (Thaison Soft). Đây là một giải pháp chữ ký số điện tử uy tín, được cấp phép bởi Bộ Thông tin & Truyền thông - Trung tâm Chứng thực Điện tử Quốc gia, đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các giao dịch điện tử. 

Chữ ký số ECA có tính năng ưu việt, theo đó giúp bảo mật tốt hơn đồng thời thực hiện ký số dễ dàng thuận tiện: được nhiều doanh nghiệp, cá nhân tin tưởng lựa chọn.

a) Xác thực chủ thể ký và chống chối bỏ

Mỗi chữ ký số ECA được gắn với danh tính một cá nhân, tổ chức xác thực và có thể kiểm tra qua chứng thư số. Bên cạnh đó, người ký sử dụng chữ ký số ECA sẽ không thể chối bỏ việc đã ký số do thông tin chủ thể, thời gian ký, địa chỉ IP,... được gắn kèm tài liệu sau khi ký.

b) Tính năng bảo mật vượt trội 

Nhờ vào ứng dụng công nghệ hiện đại với khóa công khai và bảo mật được thiết lập từ hệ thống thuật toán phức tạp do đó giúp bảo mật thông tin tối đa. Đảm bảo dữ liệu toàn vẹn. Sau khi ký số nội dung văn bản được ký không thể thay thế, sửa đổi hoặc gắn vào tài liệu khác.

c) Tính năng kết hợp với đa nền tảng ứng dụng

Được thiết kế với lập trình cao, chữ ký số ECA có thể kết hợp với đa dạng các phần mềm kế toán, phần mềm bảo hiểm, phần mềm hợp đồng điện tử, phần mềm khai hải quan hay các phần mềm quản lý của nhà nước. Điều này tạo nên lợi thế rõ ràng, làm tăng sự linh động trong quá trình làm việc. 

ECA tích hợp nhiều tính năng ưu việt.

2. Hướng dẫn cách cài đặt chữ ký số ECA nhanh

Mỗi một chữ ký số khác nhau sẽ có cách cài đặt khác nhau tùy từng nhà phát triển và cung cấp phần mềm. Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số ECA, quý khách hàng sẽ được nhà cung cấp cấp 01 USB Token cùng với hướng dẫn cài đặt. 

2.1 Cách cài chữ ký số ECA nhanh

Hướng tới sự thuận tiện, hỗ trợ cả những người dùng sử dụng lần đầu tiên cũng có thể tự thực hiện cài đặt chữ ký số. Nhà cung cấp chữ ký số ECA đã nghiên cứu tối ưu phương thức cài đặt, thiết kế thông minh để cài đặt chữ ký số ECA với 3 bước như sau:

Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính

Bạn thực hiện lần lượt các thao tác sau:

• Khởi động máy tính
• Cắm Token vào máy tính

Bước 2: Cài đặt

Sau khi cắm USB Token chương trình tự động cài đặt trên máy tính. Trường hợp trình cài đặt không tự động khởi chạy bạn cần truy cập vào Computer tìm biểu tượng của chữ ký số ECA. Sau đó thực lần lượt hiện:

• Nhấn đúp vào biểu tượng hoặc nhấn chuột phải chọn “Open” để mở chương trình. 
• Chạy file ECA_CSP11_onlineinstaller.exe tiếp đến nhấn “Install” để cài đặt.
• Màn hình hiển thị thông báo đã cài đặt, bạn bấm kết thúc để hoàn tất quá trình cài đặt.

2.2 Hướng dẫn quản lý chữ ký số ECA và cách ký số

Sau khi cài đặt chữ ký số thành công bạn cần thực hiện quản lý chữ ký số, đảm bảo chữ ký số được sử dụng đúng cách và an toàn.

Bước 1: Truy cập vào trình quản lý USB Token ECA

Người dùng Bấm vào “biểu tượng” ECA trên Desktop hoặc trên <thanh Taskbar> để mở trình quản lý.

Bước 2: Thực hiện quản lý chữ ký số thông qua các chức năng

Tại trình quản lý chữ ký số có các chức năng bao gồm: 

• Đổi tên Token: Cho phép người dùng đổi tên Token để dễ dàng phân biệt với các Token khác khi phải sử dụng nhiều Token khác nhau.
• Đổi PIN: Cho phép người dùng đổi mã PIN để nâng cao tính bảo mật. Mã PIN nên được đổi định kỳ 3 tháng hoặc 6 tháng 1 lần.
• Xem thông tin chứng thư số: Chứa thông tin của chủ sở hữu chữ ký số. Trình quản lý cho phép bạn cần check lại thông tin chữ ký số xem đã trùng khớp chưa. Trường hợp thông tin trùng khớp mới có thể sử dụng ký số. 
• Cập nhật thông tin: Cho phép bạn cập nhật thông tin mới khi có thay đổi thông tin về chủ sở hữu hoặc các thông tin khác về chữ ký số.
• Gia hạn: Cho phép bạn gia hạn chữ ký số khi chữ ký số hết hạn.

Sau khi nắm rõ về các trình quản lý bạn cần ưu tiên thực hiện ngay việc xem thông tin chứng thư số và đổi mã PIN. Hai trình quản lý này sẽ đảm bảo cho bạn thực hiện được hoạt động ký số ngay sau đó và đảm bảo an toàn cho chữ ký số.

Bước 3: Ký số

Để thực hiện ký số bạn cần đảm bảo USB Token đã được cắm vào máy tính sau đó thực hiện lần lượt các bước:

• Mở ứng dụng có chứa văn bản, tài liệu cần ký số (VD: ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, phần mềm hợp đồng điện tử…)
• Chọn chức năng ký số trên ứng dụng đã mở 
• Nhập mã PIN để thực hiện ký
• Lựa chọn các nội dung dùng để ký (có thể chọn một hoặc nhiều văn bản, giấy tờ) như trên Email, hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, tờ khai hải quan, tờ khai bảo hiểm xã hội...
• Xác thực trên cổng dịch vụ công.

Việc quản lý chữ ký số ECA tốt sẽ hỗ trợ người dùng rất nhiều trong quá trình sử dụng. Bên cạnh đó còn tránh được các rủi ro về thông tin từ đó góp phần tăng hiệu suất làm việc. 

3. Đối tượng sử dụng và những lưu ý khi cài đặt phần mềm chữ ký số ECA

Sử dụng phần mềm chữ ký số ECA mang đến cho cá nhân, doanh nghiệp nhiều lợi ích. Không chỉ dễ dàng thực hiện giao dịch điện tử, đảm bảo tính pháp lý mà còn là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp tăng tốc chuyển đổi số thành công.

Đối tượng sử dụng và lưu ý khi cài đặt phần mềm chữ ký số ECA.

3.1 Đối tượng sử dụng chữ ký số ECA

Chữ ký số ECA phù hợp với đa dạng khách hàng bao gồm khách hàng là cá nhân và tổ chức:

• Tổ chức có: doanh nghiệp; đơn vị; đoàn thể… sử dụng chữ ký số thay cho con dấu của tổ chức hoặc thay cho chữ ký của cán bộ kế toán, thủ quỹ, giám đốc, tổng giám đốc...
• Cá nhân có: Cá nhân sử dụng chữ ký số để kê khai thuế, khai báo hải quan, nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội,...

3.2 Lưu ý khi cài đặt phần mềm chữ ký số ECA

Chữ ký số ECA là một thiết bị điện tử, được nghiên cứu phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Do đó, khi cài đặt phần mềm chữ ký số, người dùng cần cần lưu ý các khuyến cáo của nhà cung cấp:

• Cắm thiết bị USB Token đúng cách, nhẹ nhàng, tránh va đập
• Chỉ cài đặt phần mềm chữ ký số chính thống do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số ECA - Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp.
• Nhập chính xác mã kích hoạt được cung cấp trong lần đăng nhập đầu tiên
• Thực hiện đổi mã PIN để tiện sử dụng đồng thời bảo mật thông tin chữ ký số.

Lưu ý bảo quản USB Token: 

• Nên cất trong tủ có khóa, tránh ẩm thấp, dính nước, va đập
• Không chia sẻ hoặc đưa USB token cho người khác cất giữ.
• Khi phát hiện USB token hỏng cần báo với nhà cung cấp để có phương án xử lý kịp thời, không làm ảnh hưởng đến công việc.

Cách cài đặt chữ ký số ECA được gói gọn trong 2 bước đơn giản thuận tiện nhất cho người dùng. Trường hợp sau khi đọc hướng dẫn người dùng vẫn chưa cài đặt thành công có thể nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp. Đội ngũ các chuyên viên sẽ hỗ trợ tận tình 24/7 đảm bảo cho khách hàng có thể sử dụng chữ ký số ngay sau khi cài đặt thành công.