Sử dụng chữ ký số tại nhà tiềm ẩn nhiều rủi ro về mất an toàn bảo mật thông tin nếu người dùng không tuân thủ các quy định. Do đó, để tránh gặp phải những vấn đề không mong muốn, cùng tìm hiểu những lưu ý không thể bỏ qua khi sử dụng chữ ký số tại nhà trong bài viết dưới đây của ECA nhé!  

1. Chữ ký số là gì? 

Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được coi là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Với những ưu điểm vượt trội về tính bảo mật, nhanh chóng và tiện lợi, chữ ký số đang được sử dụng ngày càng phổ biến trong các giao dịch điện tử, thay thế chữ ký truyền thống trong nhiều giao dịch. 

Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử.

Đặc điểm đặc trưng của chữ ký số như sau: 

• Có khả năng xác định danh tính người ký: Nhờ chữ ký số, có thể xác thực được danh tính chính xác của người ký tài liệu, loại bỏ nguy cơ giả mạo chữ ký. 
• Tính bảo mật tối đa: Hệ thống mã hóa hai lớp của chữ ký số tạo thành một bức tường vững chắc, bảo vệ thông tin khỏi sự xâm nhập của tin tặc.
• Toàn vẹn dữ liệu: Chỉ người nhận văn bản đã ký số mới có thể mở được văn bản. Mọi thay đổi dù nhỏ nhất sau khi tài liệu được ký sẽ bị phát hiện ngay lập tức, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin.
• Tính chống chối bỏ: Chữ ký số đã ký không thể thay thế cũng không thể xóa bỏ, giúp đảm bảo tính pháp lý của giao dịch. 
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Bạn có thể ký kết mọi lúc, mọi nơi chỉ với một vài cú click chuột, loại bỏ hoàn toàn các thủ tục rườm rà và tiết kiệm được chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ.
• Nâng cao hiệu quả làm việc: Quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng, thuận tiện. Do đó, giúp nâng cao hiệu suất công việc. 

2. 4 lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số tại nhà

Trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu. Tuân thủ 4 lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số tại nhà dưới đây sẽ giúp bạn sử dụng chữ ký số hiệu quả. 

2.1. Luôn đảm bảo chữ ký số được kết nối

Khả năng kết nối ổn định sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc ở nhà. Kết nối kém không chỉ gây gián đoạn công việc mà còn tiềm ẩn rủi ro về bảo mật thông tin. Do đó, để đảm bảo hiệu quả công việc, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp tích hợp chữ ký số với các phần mềm kế toán khác từ cùng một nhà cung cấp phần mềm. Điều này sẽ đảm bảo tính tương thích cao khi kết nối các phần mềm với nhau, nâng cao hiệu suất công việc. 

Lưu ý quan trọng khi dùng chữ ký số tại nhà.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm chữ ký số, ưu tiên lựa chọn những đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm, có đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ nhanh chóng, trình độ chuyên môn cao để có thể xử lý vấn đề một cách hiệu quả. 

2.2. Chữ ký số còn thời hạn sử dụng

Thời hạn sử dụng của chữ ký số là yếu tố quan trọng quyết định tính hợp lệ của các giao dịch điện tử. Trước khi làm việc tại nhà, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thời hạn còn lại của chữ ký số để tránh gián đoạn công việc

2.3. Chuẩn bị đầy đủ USB Token

Việc chia sẻ USB token trong điều kiện làm việc tại nhà không chỉ gây bất tiện mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Giải pháp tốt nhất là mỗi người nên có một USB token riêng để đảm bảo công việc diễn ra liên tục và an toàn.

2.4. Hỗ trợ kịp thời khi có sự cố xảy ra

Việc sử dụng chữ ký số dù tiện lợi nhưng vẫn có thể gặp phải một số khó khăn kỹ thuật như lỗi cài đặt, lỗi kết nối, hoặc không hiểu rõ cách sử dụng. Chính vì vậy, sự hỗ trợ từ nhà cung cấp là vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ. 

Khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số, doanh nghiệp nên ưu tiên những đơn vị có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp để được hỗ trợ kịp thời khi gặp sự cố. Ngoài ra, việc tham khảo ý kiến của khách hàng cũ của họ cũng là một cách hữu ích trước khi quyết định lựa chọn sử dụng phần mềm. 

3. Hướng dẫn xử lý khi bị mất chữ ký số USB Token

Khi làm việc tại nhà, rất nhiều trường hợp cá nhân làm mất USB Token. Việc mất USB chứa chữ ký số quả là một tình huống đáng lo ngại, ảnh hưởng trực tiếp đến công việc và gây ra nhiều phiền toái.

Trường hợp 1: Mất USB Token nhưng không nhớ mật khẩu đăng nhập website Tổng cục thuế. 

Bước 1: Khôi phục mật khẩu cũ

• Người dùng đến Chi cục Thuế nơi quản lý trực tiếp và cung cấp các thông tin theo yêu cầu để chứng minh và đề nghị Cơ quan thuế cấp lại mật khẩu mới. 
• Trường hợp doanh nghiệp khai qua trang trung gian, cần liên hệ ngay với các trang web trung gian để khóa tài khoản, sau đó, thực hiện yêu cầu cấp lại mật khẩu truy cập website của Tổng cục thuế. 

Bước 2: Làm lại USB Token

Sau khi đã lấy lại được mật khẩu đăng nhập website Tổng cục thuế, người dùng liên hệ ngay lại với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để đề nghị cấp lại USB Token. 

Cần làm gì khi bị mất chữ ký số USB Token?

Trường hợp 2: Mất USB Token, vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập website Tổng cục thuế

• Bước 1: Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đang sử dụng, sau đó cung cấp cho họ mã số thuế và thời gian sử dụng chữ ký số để được cấp USB Token khác với thời gian sử dụng mới. 
• Bước 2: Cài đặt USB Token mới và sử dụng như bình thường.

Trên đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số tại nhà. Hy vọng bài viết đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho quý độc giả. Nếu có bất kỳ nào thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.