Chữ ký số USB token là loại chữ ký số phổ biến nhất trên thị trường. Vậy USB token chữ ký số là thiết bị như thế nào, có tác dụng gì trong quy trình ký số? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng, cũng như ưu điểm và hạn chế của token chữ ký số đối với doanh nghiệp.

1. Tìm hiểu về USB token chữ ký số

Tìm hiểu về USB token chữ ký số.

USB Token là một phần để tạo nên chữ ký số. Để hiểu token chữ ký số là gì, trước tiên chúng ta cần tìm hiểu về cách chữ ký số được tạo ra và hoạt động như thế nào.

1.1 Chữ ký số và cơ chế hoạt động

Chữ ký số là chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng để biến đổi một thông điệp dữ liệu. Khi có thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký, người nhận có thể xác định chính xác tính xác thực của chữ ký số.

Chữ ký số có chức năng bảo mật tài liệu, xác minh chủ thể ký và bảo đảm toàn vẹn nội dung, thông tin trên tài liệu điện tử. Vì vậy chữ ký số hiện nay được tin dùng trong rất nhiều giao dịch thuộc lĩnh vực: tài chính, ngân hàng, dịch vụ công trực tuyến như thuế, BHXH, hải quan,...

Để sử dụng được chữ ký số cần phải có một thiết bị phần cứng USB token tạo ra khóa công khai và khóa bí mật cũng như lưu trữ thông tin của chủ thể chữ ký số.

1.2 USB Token chữ ký số là thiết bị phần cứng

USB Token chữ ký số thường là thiết bị phần cứng có hình dạng một chiếc USB.  Thiết bị này chứa các dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp, dùng để mã hóa tạo ra chữ ký số trên tài liệu hoặc văn bản số trong các giao dịch điện tử qua internet.

1.3 Ưu điểm và hạn chế khi sử dụng USB token chữ ký số

Chữ ký số USB token là loại chữ ký số thông dụng nhất và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn để sử dụng. 

2. Sử dụng và bảo quản USB token chữ ký số 

Sử dụng và bảo quản USB token chữ ký số đúng cách.

Để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin, doanh nghiệp cần sử dụng và bảo quản USB token chữ ký số như thế nào?

2.1 Hướng dẫn sử dụng USB token chữ ký số

Khi sử dụng USB Token chữ ký số, người dùng cần kết nối thiết bị với máy tính thực hiện ký số. Thông thường doanh nghiệp sẽ cần cài đặt bộ công cụ quản lý chữ ký số tùy theo nhà cung cấp yêu cầu. Phần mềm quản lý này được gọi là Token manager. 

Trên USB token manager, người sử dụng có thể tra cứu thông tin về thời hạn chữ ký số, gia hạn hoặc yêu cầu hỗ trợ từ nhà cung cấp dịch vụ.

Chữ ký số có thể được ký trên file pdf và tài liệu, ký trên các cổng dịch vụ công khi làm việc với cơ quan nhà nước và ký hợp đồng điện tử giữa các bên trong giao dịch.

2.2 Hướng dẫn bảo quản USB token chữ ký số

USB Token chữ ký số trong doanh nghiệp thường do những cá nhân có thẩm quyền và có vai trò ra quyết định như giám đốc, trưởng phòng nắm giữ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần bảo quản theo quy định để đảm bảo bảo mật và an toàn thông tin:

• Phải có văn bản bàn giao USB token chữ ký số cho cá nhân được phân công làm nhiệm vụ quản lý mộc dấu, văn thư, và cá nhân đó có trách nhiệm sử dụng theo quy định để đảm bảo an toàn việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan hoặc đơn vị. 
• Cá nhân quản lý USB token phải chịu trách nhiệm bảo vệ thiết bị lưu khóa bí mật của mình và không cung cấp cho người không có thẩm quyền sử dụng.
• Không được sử dụng các công cụ, phần mềm hay bất cứ hình thức nào khác để thay đổi dữ liệu trong USB token chữ ký số.
• Nếu thiết bị bị mất hoặc nghi ngờ đã lộ khóa bí mật, người quản lý phải báo ngay cho cơ quan quản lý trực tiếp để thực hiện các thủ tục thu hồi.

3. Mua USB token chữ ký số ở đâu?

USB Token chữ ký số sẽ được cấp khi doanh nghiệp đăng ký dịch vụ chữ ký số tại những tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng. Đây là những tổ chức đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về tiềm lực tài chính, công nghệ và nhân sự được cấp phép bởi bộ Thông tin và Truyền thông.

Thủ tục mua chữ ký số.

3.1 Thủ tục mua USB token chữ ký số

Để mua USB token chữ ký số, trước hết doanh nghiệp cần đăng ký với một tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng uy tín. Sau đó làm theo hướng dẫn để đăng ký và được cấp token chữ ký số

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chữ ký số bao gồm

• 01 Bản sao giấy đăng ký kinh doanh.
• 01 Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu người đại diện pháp lý của doanh nghiệp.
• Giấy uỷ quyền và CMND/Căn cước hoặc hộ chiếu của người được uỷ quyền nếu doanh nghiệp ủy quyền đăng ký.
• Đơn đề nghị cấp chứng thư số – mẫu số 4 ban hành kèm theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/11/2018.

Bước 2: Cấp phát chứng thư số

Đơn vị dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tiến hành đăng ký cho doanh nghiệp lên cơ sở dữ liệu của bộ TT&TT và cấp chứng thư số chứa các thông tin về chủ thể chữ ký số.

Bước 3: Hoàn thành đăng ký

Sau khi hoàn thành kiểm tra và dùng thử chữ ký số, doanh nghiệp thanh toán các chi phí theo hợp đồng và nhận về USB token chữ ký số của đơn vị mình.

3.2 Làm mất USB token có được cấp lại hay không?

Khi bị thất lạc USB token, doanh nghiệp cần nhanh chóng xử lý để tránh rủi ro chữ ký số bị kẻ gian lợi dụng. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để tiến hành khôi phục và được cấp lại token chữ ký số:

Bước 1: Liên hệ nhà cung cấp hỗ trợ

Quý khách liên hệ trực tiếp với hotline hỗ trợ của đơn vị cung cấp chữ ký số. Khai báo các thông tin cần thiết như MST và tình trạng mất/hư hỏng USB Token để nhận được hỗ trợ từ chuyên viên tư vấn.

Bước 2: Thiết lập lại USB token chữ ký số mới

Sau khi tiếp nhận thông tin, nhà cung cấp sẽ thực hiện cấp mới USB Token cho doanh nghiệp. Sau đó doanh nghiệp có thể tiến hành cài đặt và sử dụng token chữ ký số như bình thường.

4. ECA - miễn phí USB token chữ ký số khi đăng ký từ 3 năm

ECA là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của công ty PTCN Thái Sơn - nhà cung cấp chữ ký số uy tín và được cấp phép bởi bộ TT&TT. Dịch vụ chữ ký số USB token của ECA được vận hành theo quy trình công nghệ quốc tế ISO/IEC:27001 đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin cho khách hàng. 

Khi đăng ký sử dụng ECA với gói dịch vụ có thời hạn từ 3 năm, doanh nghiệp sẽ được cấp miễn phí USB Token chữ ký số. Ngoài ra ECA sở hữu đội ngũ chuyên viên có trình độ cao, sẵn sàng phục vụ và hỗ trợ khách hàng 24/7 với mọi vấn đề trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm xin vui lòng liên hệ: 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://eca.com.vn/