Hợp đồng càng qua nhiều cấp phê duyệt, doanh nghiệp càng cần làm rõ ai đã duyệt, duyệt nội dung nào và trên phiên bản nào. Chữ ký số giúp xác nhận sự chấp thuận gắn với tài liệu cụ thể. Việc ứng dụng chữ ký số trong quy trình phê duyệt hợp đồng tạo cơ sở để kiểm soát trách nhiệm từ khâu rà soát đến ký kết.

1. Chữ ký số có vai trò gì trong phê duyệt hợp đồng nhiều cấp?

Để xây dựng quy trình phù hợp, doanh nghiệp cần xác định ai rà soát, ai phê duyệt nội bộ và ai có thẩm quyền ký kết.

1.1. Phân biệt: phê duyệt nội bộ và ký kết hợp đồng

Phê duyệt hợp đồng nhiều cấp là cách doanh nghiệp chuyển hồ sơ qua các cá nhân, bộ phận theo phân quyền, từ rà soát chuyên môn đến phê duyệt và trình ký.

Từng bước có thể ghi nhận bằng thao tác phê duyệt trên hệ thống hoặc bằng chữ ký số theo quy trình đã thiết lập. Cần xác định rõ bước nào ký số, ký tài liệu nào và phân biệt việc ký phiếu phê duyệt nội bộ với ký hợp đồng.

1.2. Xác nhận người ký và nội dung được chấp thuận

Khoản 3, Điều 22, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký số phải xác nhận chủ thể, sự chấp thuận với thông điệp dữ liệu và cho phép phát hiện thay đổi sau khi ký, cùng các yêu cầu khác.

Ngoài ra, theo quy định, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy. Khi giao kết hợp đồng, các bên vẫn phải tuân thủ pháp luật về hợp đồng và các quy định liên quan.

Trong triển khai, chữ ký số đảm nhiệm việc ký, xác thực; hệ thống quản lý quy trình tổ chức luân chuyển hồ sơ, phân quyền và theo dõi tiến độ theo cấu hình.

2. Quy trình ứng dụng chữ ký số trong phê duyệt hợp đồng nhiều cấp

Doanh nghiệp có thể thiết kế quy trình dưới đây theo loại hợp đồng, giá trị giao dịch và cơ cấu thẩm quyền.

2.1. Thiết lập cấp phê duyệt và thứ tự xử lý

Trước khi trình duyệt, cần xác định người tham gia, phần việc phải kiểm tra và quyền xem, góp ý, chỉnh sửa hoặc ký số.

Luồng xử lý có thể tổ chức theo ba cách sau:

2.2. Rà soát và ký số xác nhận phê duyệt nội bộ

Người lập gửi dự thảo cùng báo giá, đề xuất hoặc tài liệu liên quan. Từng bộ phận rà soát phần việc được giao và ghi nhận ý kiến.

Tài liệu ký số có thể là phiếu phê duyệt, tờ trình hoặc hợp đồng theo quy trình doanh nghiệp. Hồ sơ phê duyệt cần gắn với đúng phiên bản dự thảo để xác định nội dung được chấp thuận.

Nếu cần sửa đổi, người lập cập nhật phiên bản và chuyển lại các cấp liên quan theo phạm vi phải rà soát lại.

2.3. Chốt phiên bản và trình người có thẩm quyền ký kết

Sau khi duyệt, người phụ trách kiểm tra phiên bản cuối, phụ lục, thông tin các bên và thẩm quyền ký; kiểm tra phạm vi, thời hạn ủy quyền nếu có.

Người có thẩm quyền ký số và chuyển đối tác theo phương thức thống nhất. Nếu nhiều người ký cùng PDF, cần công cụ hỗ trợ bổ sung chữ ký và kiểm tra kết quả. Chỉ chọn khóa toàn bộ tài liệu khi đã hoàn tất các lượt ký cần thiết.

2.4. Kiểm tra và lưu trữ hồ sơ hoàn chỉnh

Sau khi hoàn thành, cần kiểm tra chữ ký, chứng thư và tình trạng tài liệu. Doanh nghiệp nên lưu bản điện tử có thể kiểm tra chữ ký, cùng phụ lục, hồ sơ phê duyệt và lịch sử xử lý theo mã hợp đồng.

Ví dụ: Kinh doanh lập hợp đồng dịch vụ; pháp chế và tài chính rà soát song song. Tiếp đó, trưởng bộ phận phê duyệt phiếu trình gắn với phiên bản đã chốt. Người có thẩm quyền ký hợp đồng với đối tác. Mỗi người có vai trò riêng trong cùng hồ sơ.

3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi triển khai?

Quy trình cần đồng thời kiểm soát quyền phê duyệt, điều kiện ký số và phương án xử lý hồ sơ phát sinh.

3.1. Quản lý người ký, chứng thư và phương thức xác thực

Trước khi ký, cần kiểm tra đúng chủ thể, thẩm quyền và trạng thái chứng thư chữ ký số. Mỗi người ký cần kiểm soát thiết bị, tài khoản và phương thức xác thực của mình.

Phần mềm ký, kiểm tra chữ ký cần đáp ứng yêu cầu tương ứng về xác thực, kiểm tra hiệu lực chứng thư và thông báo kết quả theo quy định. Doanh nghiệp nên kiểm tra thêm khả năng tích hợp, phân quyền, lưu lịch sử và xuất hồ sơ.

3.2. Quy định cách xử lý các tình huống thường gặp

Ứng dụng chữ ký số trong phê duyệt hợp đồng nhiều cấp cần đi cùng phân quyền rõ ràng và quản lý đúng phiên bản. Quy trình phù hợp giúp doanh nghiệp theo dõi trách nhiệm và kiểm soát việc trình ký.

Nguyệt Nga