Chữ ký số là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục Hải quan điện tử nhanh chóng, thuận tiện, đảm bảo tính pháp lý. Khi chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đăng nhập, ký và gửi tờ khai hoặc thực hiện một số giao dịch điện tử với cơ quan Hải quan. Vì vậy, kiểm tra thời hạn và gia hạn chữ ký số kịp thời là việc doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần chủ động thực hiện.

1. Vai trò gì xác thực danh tính của chữ ký số trong thủ tục Hải quan?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều thủ tục trên hệ thống điện tử của cơ quan Hải quan. Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện thủ tục thông quan cho hàng hóa. 

Chữ ký số giúp doanh nghiệp:

• Xác thực chính xác danh tính chủ thể thực hiện giao dịch điện tử.
• Ký và gửi tờ khai hải quan điện tử.
• Thực hiện các giao dịch, trao đổi thông tin với cơ quan Hải quan trên môi trường điện tử.
• Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ giấy, thủ tục hành chính.

Do đó, chữ ký số sử dụng ký hồ sơ giấy tờ hải quan cần được duy trì trong trạng thái còn hiệu lực và có thể sử dụng trong suốt quá trình thực hiện thủ tục.

2. Chữ ký số hết hạn ảnh hưởng thế nào đến thủ tục Hải quan?

Khi chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp có thể không ký được hồ sơ giấy tờ thông quan điện tử. Điều này, có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng như:

• Chậm gửi và xử lý tờ khai hải quan: Doanh nghiệp không thể ký và gửi ngay các tờ khai hải quan, quá trình khai báo có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng đến tiến độ xử lý.
• Làm chậm thời gian thông quan: Kéo dài thời gian thông quan, hưởng đến kế hoạch giao nhận hàng hóa phát sinh các vấn đề về kho bãi bảo quản hàng hóa. Trong trường hợp nghiêm trọng sẽ, chất lượng hàng hóa có thể sẽ bị ảnh hưởng dẫn đến.
• Phải xử lý lại thông tin hoặc cấu hình chữ ký: Sau khi gia hạn hoặc được cấp chữ ký số mới, doanh nghiệp có thể cần cập nhật thông tin chữ ký số trên hệ thống và kiểm tra khả năng kết nối trước khi tiếp tục thực hiện thủ tục hải quan.

3. Các bước gia hạn chữ ký số và lưu ý cho doanh nghiệp khi chữ ký số sắp hết hạn?

Nắm rõ các bước gia hạn chữ ký số giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng trường hợp chữ ký số hết hạn. Đồng thời, phòng ngừa rủi ro chậm trễ trong việc sử dụng chữ ký số để giao dịch. 

 3.1. Các bước gia hạn chữ ký số

Các bước gia hạn chữ ký số thông thường được thực hiện như sau:

• Bước 1: Kiểm tra thời hạn chứng thư số và thông tin thuê bao.
• Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp để đăng ký gia hạn chữ ký số.
• Bước 3: Thanh toán phí gia hạn theo gói dịch vụ.
• Bước 4: Cập nhật chứng thư số mới trên máy tính và các hệ thống đang sử dụng.
• Bước 5: Kiểm tra và ký thử để bảo đảm chữ ký số hoạt động bình thường.

Lưu ý: 

• Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, chữ ký số đáp ứng các yêu cầu về chữ ký số an toàn được Bộ thông tin và Truyền thông cấp phép.
• Trường hợp dịch vụ chữ ký số của đơn vị cung cấp không đáp ứng được yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số mới.

3.2. Lưu ý cho doanh nghiệp tránh gián đoạn làm thủ tục hải quan

Để giúp doanh nghiệp tránh gặp rủi ro và không bị gián đoạn thủ tục hải quan, doanh nghiệp nên chủ động:

• Kiểm tra thời hạn chữ ký số: Thường xuyên kiểm tra thời hạn chứng thư số, đặc biệt trước các thời điểm doanh nghiệp dự kiến thực hiện nhiều tờ khai xuất nhập khẩu.
• Gia hạn trước khi hết hạn: Không nên chờ đến khi chữ ký số hết hạn mới xử lý. Việc gia hạn sớm giúp doanh nghiệp có thời gian kiểm tra và cập nhật thông tin trên các hệ thống liên quan.
• Kiểm tra lại sau khi gia hạn: Sau khi gia hạn hoặc cấp chứng thư số mới, cần kiểm tra thông tin chữ ký số và thực hiện giao dịch thử theo quy trình phù hợp để bảo đảm hệ thống nhận diện chính xác.
• Phân công người phụ trách: Doanh nghiệp nên theo dõi thời hạn chứng thư số và thiết lập cảnh báo để bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán hoặc người phụ trách giao dịch điện tử có thể xử lý kịp thời.

4. Các câu hỏi liên quan đến chữ ký số hết hạn thường gặp 

Chữ ký số hết hạn khiến doanh nghiệp không thực hiện được thủ tục Hải quan, kéo theo hàng loạt các hậu quả nghiêm trọng khác. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp và cách xử lý giúp doanh nghiệp chủ động khắc phục rủi ro, hạn chế gián đoạn công việc.

a. Gia hạn chữ ký số xong có cần cập nhật lại trên hệ thống Hải quan không?

Có thể cần cập nhật thông tin chứng thư số mới và kiểm tra lại kết nối trước khi thực hiện giao dịch.

b. Làm gì khi đã hết hạn nhưng cần thông quan gấp?

Doanh nghiệp cần liên hệ ngay nhà cung cấp chữ ký số để gia hạn/cấp lại chứng thư số, sau đó cập nhật và kiểm tra khả năng ký trên hệ thống Hải quan.

c. Có nên chờ chữ ký số hết hạn mới gia hạn?

Doanh nghiệp không nên chờ đến khi chữ ký số hết hạn mới thực hiện gia hạn. Nên thực hiện gia hạn chữ ký số trước thời điểm hết hạn ít nhất  ngày để đảm bảo việc sử dụng chữ ký số được thuận tiện. 

d. Tránh chữ ký số hết hạn đột ngột như thế nào?

Doanh nghiệp nên kiểm tra thời hạn định kỳ, thiết lập lịch cảnh báo và chủ động gia hạn trước ngày hết hạn.

e. Chữ ký số sau gia hạn sử dụng được ngay?

Doanh nghiệp nên kiểm tra thời hạn định kỳ và liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hướng dẫn gia hạn sớm trước thời điểm hết hạn. Sau khi gia hạn thành công cần cập nhật chứng thư số và kiểm tra khả năng sử dụng trên hệ thống hải quan tránh việc khi cần ký hồ sơ mới kiểm tra.

Như vậy, chữ ký số hết hạn có thể khiến doanh nghiệp không thực hiện được các giao dịch điện tử cần ký số với Cơ quan Hải quan, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ khai báo và xử lý thủ tục hải quan. Vì vậy, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần chủ động kiểm tra thời hạn chứng thư số, gia hạn trước khi hết hạn và kiểm tra lại khả năng sử dụng sau khi gia hạn. Việc duy trì chữ ký số hợp lệ không chỉ giúp hạn chế gián đoạn thủ tục mà còn góp phần bảo đảm hoạt động xuất nhập khẩu được thực hiện liên tục, đúng tiến độ.

Thu Hương