Chữ ký số là công cụ quan trọng giúp cá nhân, doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử. Khi chữ ký số đã hết hạn sử dụng người dùng không thể thực hiện ký số gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn xử lý khi chữ ký số hết hạn sử dụng.

Cách xử lý chữ ký số đã hết hạn.

1. Kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số

Chữ ký số thông thường có thời hạn sử dụng là 01 tới 02 năm tùy theo gói mua của người dùng. Theo đó, khi chữ ký số hết hạn sử dụng, mọi hoạt động như: lập hóa đơn điện tử, khai bảo hiểm xã hội điện tử, thuế điện tử, khai hải quan điện tử, giao dịch với ngân hàng… đều sẽ bị ngừng lại.

Để kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số người dùng có thể làm theo các cách sau:

1.1 Kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số thông qua phần mềm chữ ký số

Người dùng thực hiện kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số thông qua ứng dụng chữ ký số của nhà cung cấp được cài đặt trên máy như sau:

• Bước 1: Truy cập vào ứng dụng chữ ký số
• Bước 2: Đăng nhập tài khoản bằng cách điền thông tin tài khoản và mật khẩu.
• Bước 3: Truy cập vào chức năng quản lý sau đó chọn thời hạn sử dụng của chứng thư số. Lúc này người dùng có thể xem thời hạn của chữ ký số sẽ hiển thị trên màn hình.

Lưu ý: Đối với mỗi ứng dụng của nhà cung cấp khác nhau sẽ có cách truy cập xem thời hạn sử dụng của chữ ký số khác nhau. 

1.2 Kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số thông qua hợp đồng sử dụng dịch vụ chữ ký số

Khi cung cấp dịch vụ chữ ký số nhà cung cấp chữ ký số sẽ yêu cầu người sử dụng dịch vụ ký hợp đồng cung cấp và sử dụng chữ ký số công cộng. Theo đó cá nhân, doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số có thể tra thời hạn sử dụng chữ ký số thông qua hợp đồng đã ký. 

1.3 Kiểm tra bằng website của Tổng cục thuế

Bên cạnh việc kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số qua hợp đồng và phần ứng dụng chữ ký số cài đặt trên máy người dùng còn có thể kiểm tra thông qua website của Tổng cục thuế. Cách kiểm tra như sau:

• Bước 1: Truy cập vào website của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://nhantokhai.gdt.gov.vn. Đăng nhập tài khoản thuế của doanh nghiệp/cá nhân để kiểm tra.
• Bước 2: Tại mục “Tra cứu” và nhấn vào mục “Tra cứu tờ khai của doanh nghiệp” => Chọn tiếp “Tra cứu”.
• Bước 3: Chọn một tờ khai đã nộp thuế với cơ quan thuế của doanh nghiệp. Tiếp theo nhấn chọn mục “Xem chứng thư số” để kiểm tra lại thời hạn của chữ ký số. 

Người dùng có thể lựa chọn một trong 3 cách kiểm tra thời hạn chữ ký số nêu trên. 

2. Cách xử lý chữ ký số hết hạn sử dụng 

Khi kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số, phát hiện chữ ký số đã hết hạn sử dụng thì cá nhân, doanh nghiệp bắt buộc phải xử lý chữ ký số đã hết hạn để có thể tiếp tục thực hiện giao dịch điện tử. Có hai cách xử lý là gia hạn chữ ký số và xóa chữ ký số đã hết hạn.

Gia hạn chữ ký số được doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất khi chữ ký số hết hạn.

2.1 Xóa chữ ký số đã hết hạn

Trường hợp xóa chữ ký số thường áp dụng khi cá nhân, doanh nghiệp muốn chuyển sang sử dụng chữ ký số của một nhà cung cấp khác. Các bước để xóa chữ ký số hết hạn như sau:

• Bước 1: Truy cập vào ứng dụng chữ ký số mà cá nhân/doanh nghiệp đang sử dụng và thực hiện “Đăng nhập” tài khoản.
• Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công tại mục “Quản lý tài khoản chữ ký số” người dùng nhấn chọn “Thông tin tài khoản” để nắm được những thông tin về tài khoản chữ ký số mà doanh nghiệp đã đăng ký.
• Bước 3: Người dùng nhấn chọn “Chỉnh sửa” sau đó chọn mục “Chứng thư số mới” để xóa chữ ký số hết hạn.
• Bước 4: Người dùng cập nhật chứng thư số mới trên USB token/ứng dụng chữ ký số để nghĩa vụ nộp thuế trên phần mềm kê khai không bị gián đoạn. 

Lưu ý: Trường hợp thay đổi nhà cung cấp chữ ký số mới người sử dụng cài đặt ứng dụng phần mềm chữ ký số của nhà cung cấp mới. Cắm USB Token chữ ký số vào máy tính và cập nhật thông tin quản lý mới. 

2.2 Gia hạn chữ ký số 

Gia hạn chữ ký số áp dụng trong trường hợp cá nhân, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp cũ. Các bước gia hạn chữ ký số như sau:

• Bước 1: Truy cập vào ứng dụng chữ ký số của nhà cung cấp 
• Bước 2: Đăng nhập tài khoản
• Bước 3: Lựa chọn mục “Gia hạn chữ ký số”, tiếp theo chọn thời gian gia hạn theo mong muốn của người dùng.
• Bước 4: Thanh toán và hoàn tất việc gia hạn.

Đối với chữ ký số của ECA của Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn người dùng còn có thể gia hạn bằng cách gọi điện trực tiếp đến đường dây nóng 1900.4767 hoặc 1900.4768 để được hỗ trợ nhanh nhất. 

Trên đây là hướng dẫn cách xử lý chữ ký số đã hết hạn sử dụng. Để tránh trường hợp chữ ký số hết hạn mà doanh nghiệp không biết, thì nên lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín có khả năng thông báo về hạn sử dụng của chữ ký số, giúp doanh nghiệp luôn chủ động kiểm soát được tình hình.