Sau khi ký số trên file PDF, người dùng có thể phát hiện sai tên, sai số tiền hoặc điều khoản trong tài liệu, hợp đồng. Lúc này, việc sửa trực tiếp có thể ảnh hưởng đến tính pháp lý của chữ ký số. Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu khi nào có thể chỉnh sửa và cách xử lý phù hợp với từng tình huống.

1. File PDF đã ký số có sửa được không?

File PDF đã ký số có thể bị hạn chế chỉnh sửa tùy theo thiết lập của tài liệu. 

1.1. Sửa nội dung đã ký ảnh hưởng thế nào đến chữ ký số?

Chữ ký số gắn với dữ liệu được ký, giúp xác thực người ký và kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu. Nếu nội dung bị thay đổi, phần mềm kiểm tra có thể phát hiện sự khác biệt so với thời điểm ký.

Chẳng hạn, sau khi ký số hợp đồng, người dùng sửa số tiền hoặc thay một trang chứa điều khoản thanh toán. Những thay đổi này có thể khiến chữ ký bị đánh giá không hợp lệ hoặc tài liệu xuất hiện cảnh báo về thay đổi sau ký.

Vì vậy, không thể sửa tùy ý nội dung đã ký rồi mà cần phải kiểm tra trạng thái chữ ký và phạm vi thay đổi được phép.

Ngoài ra, cần phân biệt PDF ký số bằng chứng thư số với PDF chỉ chèn hình ảnh chữ ký. Hình ảnh chữ ký còn xuất hiện trên trang không đủ để kết luận file vẫn có chữ ký số hợp lệ.

1.2. Có phải mọi thao tác sau ký số đều làm chữ ký mất hiệu lực không?

Không phải mọi thay đổi sau ký đều được đánh giá giống nhau. Với một số tài liệu, các thao tác như điền biểu mẫu, thêm nhận xét hoặc ký tiếp có thể được cho phép mà vẫn duy trì tính hợp lệ của chữ ký.

Các thao tác được phép này khác với việc sửa trực tiếp nội dung đã ký, chẳng hạn đổi tên chủ thể, sửa số tiền hoặc thay điều khoản. Người dùng cần xem quyền của tài liệu và kết quả kiểm tra chữ ký để xác định ảnh hưởng cụ thể.

2. Phát hiện sai nội dung trong PDF đã ký số, cần làm gì?

Trước khi sửa, hãy xác định file đã có những ai ký, đã gửi cho bên nào và đã được tiếp nhận hay chưa. Sau đó xử lý theo một trong những cách sau: 

2.1. File chỉ có chữ ký của mình, chưa gửi đi

Trong trường hợp này, nên lưu lại bản đã ký để đối chiếu, sau đó sửa trên file nguồn hoặc bản PDF chưa ký. Khi nội dung đã chính xác, tạo bản PDF mới và ký số lại.

Nếu là người ký duy nhất và tài liệu cho phép, bạn cũng có thể xóa chữ ký của mình bằng chức năng Clear Signature trong Adobe Acrobat như sau:

Bước 1: Mở file PDF đã ký số.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào chữ ký của mình.

Bước 3: Chọn Clear Signature nếu tùy chọn khả dụng.

Bước 4: Lưu thành bản riêng trước khi tiếp tục xử lý.

Sử dụng chức năng Clear Signature trong Adobe Acrobat.

Nếu tài liệu đã khóa sau ký hoặc không thể xóa chữ ký, hãy quay lại file nguồn hoặc yêu cầu bản PDF chưa ký. Adobe hướng dẫn sử dụng bản chưa ký trong trường hợp tài liệu bị khóa.

Sau khi xóa chữ ký, việc sửa nội dung vẫn cần phần mềm có chức năng chỉnh sửa phù hợp. Khi hoàn tất, phải ký số lại để tạo chữ ký cho phiên bản mới.

2.2. File đã có chữ ký của nhiều bên

Nếu tài liệu đã có chữ ký của đối tác hoặc nhiều người trong đơn vị, nên thông báo sai sót trước khi thực hiện thay đổi như sau:

• Xác định rõ vị trí sai và nội dung cần sửa.
• Thống nhất với các bên về phiên bản sửa đổi.
• Chuẩn bị bản mới từ file nguồn hoặc bản chưa ký.
• Rà soát, phê duyệt và tổ chức ký lại khi cần.

Lưu ý: Không sao chép hình ảnh chữ ký từ bản cũ sang bản sửa rồi coi là các bên đã ký số. Hình ảnh được chèn lại không thay thế cho thao tác ký số trên dữ liệu mới. Đối với hợp đồng đã được các bên giao kết, cần xem xét nội dung thỏa thuận và quy định áp dụng để lựa chọn hình thức sửa đổi phù hợp. Việc tạo file mới không tự giải quyết toàn bộ vấn đề liên quan đến bản đã ký trước đó.

2.3. File đã gửi đối tác hoặc nộp trên hệ thống

Khi tài liệu đã gửi đi, người dùng nên kiểm tra tình trạng tiếp nhận và thông báo rõ sai sót cho bên nhận. Không nên chỉ sửa rồi gửi lại một file cùng tên mà không giải thích.

Với hồ sơ đã nộp trên hệ thống, cần làm theo quy trình xử lý sai sót áp dụng cho loại hồ sơ đó và hướng dẫn của nơi tiếp nhận. Tùy trường hợp, có thể cần thay thế, bổ sung, đính chính hoặc lập văn bản sửa đổi. Nên lưu bản đã gửi, bản sửa và thông tin trao đổi để thuận tiện đối chiếu.

3. Cần kiểm tra gì để hạn chế phải sửa PDF sau ký?

Trước khi ký số, nên kiểm tra:

• Nội dung: Tên, mã số thuế, số tiền, ngày tháng, điều khoản và tài liệu đính kèm.
• Hình thức: Số trang, thứ tự trang, lỗi hiển thị và vị trí ký.
• Quy trình: Người ký, thứ tự ký và tùy chọn khóa tài liệu nếu còn người cần ký tiếp.
• Phiên bản: Đúng bản đã được rà soát, phê duyệt.

Sau khi hoàn tất, mở file bằng phần mềm hỗ trợ kiểm tra chữ ký số, xem bảng Signatures và kiểm tra từng chữ ký. Nếu xuất hiện cảnh báo, cần đọc nguyên nhân cụ thể thay vì chỉ nhìn hình ảnh chữ ký trên trang.

Ngoài ra, nên lưu riêng file nguồn, PDF chưa ký và PDF đã ký; đặt tên file theo ngày hoặc số phiên bản. Khi có bản sửa đổi, cần thống nhất rõ phiên bản được sử dụng để tránh gửi nhầm.

File PDF đã ký số có thể cần chỉnh sửa khi phát hiện sai sót, nhưng chữ ký cũ không mặc nhiên xác nhận cho nội dung mới. Cách xử lý phù hợp là giữ bản đã ký, xác định tình trạng tài liệu, phối hợp với các bên liên quan và ký lại phiên bản sửa đổi khi cần.

Nguyệt Nga