Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử và ngày càng phổ biến hơn khi các doanh nghiệp, đơn vị đồng loạt thực hiện chuyển đổi số. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng chữ ký số chi tiết từ A đến Z dành cho người mới. 

Hướng dẫn sử dụng chữ ký số chi tiết cho người mới.

1. Doanh nghiệp chuẩn bị gì? 

Để sử dụng chữ ký số doanh nghiệp cần chuẩn bị các thiết bị sau đây: 

• Chữ ký số: Chữ ký số có thể ở dạng USB token hoặc dạng khác. Chữ ký số đảm bảo các yêu cầu theo quy định của Pháp luật về chữ ký số dùng trong giao dịch điện tử. Người dùng có thể mua chữ ký số tại các đơn vị, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ thông tin và Truyền thông cấp phép.
• Phần mềm chữ ký số: Được nhà cung cấp dịch vụ cung cấp cho người dùng hoặc người dùng có thể tải về từ website của nhà cung cấp dịch vụ.
• Máy tính có kết nối internet: Để sử dụng chữ ký số bắt buộc máy tính phải có hệ điều hành phù hợp với phần mềm chữ ký số. Với mỗi loại chữ ký số khác nhau có thể sẽ đòi hỏi một hệ điều hành khác nhau. 

2. Hướng dẫn chi tiết sử dụng chữ ký số 

Đối với người mới, việc sử dụng chữ ký số có thể gặp khó khăn. Những hướng dẫn dưới đây sẽ giúp người dùng sử dụng chữ ký số hiệu quả, nhanh chóng và an toàn.

2.1 Hướng dẫn cài đặt phần mềm chữ ký số 

Tùy từng loại chữ ký số khác nhau mà người dùng sẽ phải thực hiện các bước cài đặt khác nhau. Tuy nhiên các bước cài đặt sẽ bao gồm:

• Bước 1: Cắm USB token (trường hợp chữ ký số ở dạng USB Token) vào máy tính. Đối với các trường hợp chữ ký số ở dạng khác cần kết nối chữ ký số với máy tính.
• Bước 2: Cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số do nhà cung cấp cung cấp. Người dùng làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp hoặc theo điều hướng của hệ thống trên màn hình để cài đặt phần mềm.
• Bước 3: Kết thúc quá trình cài đặt khi hệ thống thông báo cài đặt thành công.

Hướng dẫn cài đặt phần mềm chữ ký số.

2.2 Hướng dẫn quản lý chữ ký số

Một trong những kỹ năng không thể thiếu khi sử dụng chữ ký số là quản lý chữ ký số trên phần mềm đã cài đặt. Tùy từng loại chữ ký số, tùy từng nhà cung cấp dịch vụ khác nhau sẽ thiết kế phần mềm quản lý chữ kỹ số khác nhau. Thông thường trình quản lý chữ ký số sẽ bao gồm:

• Quản lý chung: Đổi tên chữ ký số (USB Token) cho phép người dùng đổi tên Token để dễ dàng phân biệt với các Token khác.
• Quản lý thông tin chứng thư số: Chứa thông tin của chủ sở hữu chữ ký số. 
• Quản lý cập nhật thông tin chủ sở hữu: Với chức năng này người dùng có thể thực hiện cập nhật khi có thay đổi thông tin về chủ sở hữu.
• Quản lý đổi PIN: Người dùng cần đổi mã PIN cho chữ ký số để nâng cao tính bảo mật. Mã PIN nên được đổi định kỳ 3 tháng hoặc 6 tháng 1 lần hoặc khi nghi ngờ mã PIN cũ đã bị lộ.
• Quản lý gia hạn: Cho phép xem thông tin hạn sử dụng của chữ ký số và thực hiện gia hạn chữ ký số khi chữ ký số hết hạn.

2.3 Hướng dẫn đổi mã PIN cho chữ ký số

Mã PIN được sử dụng để bảo vệ khóa bí mật của chữ ký số. Khi bị lộ thông tin mã PIN của chữ ký số có thể gặp nhiều rủi ro bị kẻ xấu lợi dụng để trục lợi. Sau khi cài đặt chữ ký số thành công, người dùng cần kiểm tra thông tin chữ ký số xem đã trùng khớp chưa và thực hiện đổi mã PIN ngay lần đăng nhập đầu tiên.

Gợi ý mã PIN để hiệu quả bảo mật cao: 

• Đặt mã PIN có độ dài tối thiểu 6 ký tự và bao gồm cả phần chữ và phần số.
• Khi đặt mã PIN không đặt trùng với tên, ngày hoặc năm sinh của chủ sở hữu. 

Lưu ý: Ghi nhớ mã PIN để sử dụng cho mỗi lần thực hiện ký chữ ký số. Không chia sẻ mã PIN này với người khác để tăng tính bảo mật.

2.4 Hướng dẫn ký số 

Người dùng có thể ký số theo nhiều cách khác nhau. Cách thông dụng nhất để thực hiện ký số đó là truy cập vào phần mềm ký số và lựa chọn các văn bản cần ký. 

Hướng dẫn ký số trên văn bản điện tử.

Cụ thể như sau:

• Bước 1: Mở phần mềm chữ ký số và chọn "Ký".
• Bước 2: Chọn tài liệu cần ký.
• Bước 3: Nhập mã PIN, sau đó nhấn chọn "Ký".

Ngoài ra người dùng còn có thể ký bằng cách chọn văn bản được ký trước như sau:

• Bước 1: Mở phần mềm chứa văn bản cần ký (phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm hợp đồng điện tử)
• Bước 2: Mở văn bản cần ký 
• Bước 3: Chọn mục ký số
• Bước 4: Làm theo điều hướng của hệ thống, nhập mã PIN và nhấn chọn “Ký”

Sau khi thực hiện ký thành công hệ thống sẽ có thông báo tới người dùng. Chữ ký số của sẽ được đính kèm vào văn bản, tài liệu.

3. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Việc thực hiện ký số yêu cầu người dùng cần có kỹ năng và kiến thức sử dụng các sản phẩm điện tử. Dưới đây là một vài lưu ý cho người dùng khi sử dụng chữ ký số.

• Chỉ nên sử dụng máy tính đã được cá nhân hóa để ký số (máy tính cá nhân, máy tính do công ty cấp để làm việc, có cài đặt mật khẩu bảo vệ)
• Trường hợp sử dụng USB Token cần cắm rút thiết bị nhẹ nhàng
• Bảo quản, cất giữ USB Token trong tủ có khóa, tránh va đập, dính nước… 
• Không chia sẻ mã PIN bất kỳ ai và thay đổi định kỳ hoặc khi có nghi ngờ mã PIN bị lộ.
• Cập nhật, nâng cấp phần mềm chữ ký số theo thông báo của nhà cung cấp để nâng cao tường bảo vệ cho chữ ký số.

Trên đây là hướng sử dụng chữ ký số chi tiết từ A đến Z. Tùy từng loại chữ ký số khác nhau, nhà cung cấp khác nhau mà việc sử dụng chữ ký số sẽ có sự khác biệt. Người dùng lưu ý yêu cầu nhà cung cấp cung cấp bảng hướng dẫn sử dụng chữ ký số, nghiên cứu và nắm rõ cách dùng đối với từng loại để đảm bảo sử dụng chữ ký số được an toàn, thuận lợi.