Khi đơn vị, doanh nghiệp muốn khai bảo hiểm xã hội điện tử bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký số bảo hiểm xã hội phải đủ điều kiện và tuân thủ theo quy định của pháp luật. Dưới đây là 5 lưu ý về chữ ký số bảo hiểm xã hội mà người dùng cần nắm được.

7 lưu ý về chữ ký số bảo hiểm xã hội. 

I. Chữ ký số bảo hiểm xã hội hiểu như thế nào? 

Chữ ký số đóng vai trò giống như chữ ký tay đối với cá nhân hoặc con dấu đối với tổ chức. Thông qua chữ ký số người dùng có thể xác định chính xác người ký. Trong bài viết này, chữ ký số bảo hiểm xã hội được hiểu là chữ ký số dùng trong giao dịch với cơ quan bảo hiểm xã hội.

1. Định nghĩa về chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP

Chữ ký số theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số được định nghĩa như sau:

“6. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

2. Định nghĩa về chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử 2023

Tại Khoản 12, Điều 3,Luật giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ ngày 1/7/2024) đã định nghĩa về chữ ký số như sau:

“12. Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”

Như vậy có thể hiểu chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật dùng để ký số và khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số sẽ có 3 đặc điểm:

• Đảm bảo tính xác thực 
• Đảm bảo tính toàn vẹn
• Có tính chống chối bỏ

Chữ ký số không đảm bảo tính bí mật cho văn bản điện tử được ký, việc đảm bảo tính bí mật sẽ phụ thuộc vào chủ thể tạo ra văn bản, chủ thể ký văn bản và nhận văn bản.

II. Đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH 

Trước khi sử dụng chữ ký số để thực hiện giao dịch với cơ quan BHXH thì người dùng buộc phải đăng ký chữ ký số. 

1. Quy định đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH

Việc đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH thực hiện theo Quyết định số 1166/QĐ-BHXH ngày 22/9/2020 ban hành quy chế cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, dịch vụ chứng thực chữ ký số trong ngành BHXH. 

Doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH trước khi sử dụng giao dịch.

2. Các bước đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH

Các bước đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH được thực hiện thông qua Cổng  dịch vụ công  như sau:

• Bước 1: Truy cập Cổng giao dịch điện tử của cơ quan BHXH Việt Nam tại địa chỉ: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn. Đăng nhập với bằng tài khoản của doanh nghiệp (nếu đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp) hoặc đăng nhập bằng tài khoản cá nhân (nếu đăng ký chữ ký số cho cá nhân).
• Bước 2: Tại giao diện mới, người dùng bấm chọn mục “Tải ứng dụng” chọn tiếp “Cài đặt Extension ký số” cuối cùng nhấn “Thêm vào Chrome” để đi tiếp.
• Bước 3: Người dùng cài đặt ứng dụng nền để ký số đăng ký và kê khai cho chữ ký số BHXH. 

Tại giao diện “Tài liệu & ứng dụng” người dùng nhấn chọn “Đăng ký & Kê khai” => nhấn chọn “Tải ứng dụng” => cuối cùng nhấn chọn “Tải ứng dụng nền cho ký số” để hoàn tất.

• Bước 4: Tiến hành cài đặt ứng dụng sau khi tải ứng dụng về, cửa sổ cài đặt sẽ hiển thị giao diện “Welcome to Vietnam Social Security Declaration Setup Wizard. Tiếp theo nhấn “Next” => chọn tiếp “Next” => chọn “Install” để hoàn tất. 
• Bước 5: Đăng nhập vào tài khoản Bảo hiểm xã hội của đơn vị/doanh nghiệp/cá nhân mình và thực hiện cập nhật thông tin chữ ký số BHXH. Lưu ý khi này người dùng nhấn chọn “Thay đổi thông tin” để tiến hành cập nhật các thông tin như: địa chỉ thư điện tử; số điện thoại di động; các thông tin trên đề nghị thay đổi kể từ ngày bao nhiêu (mặc định là ngày hiện tại). Cuối cùng chọn “Xác nhận thay đổi thông tin” để hoàn tất.

III. Chữ ký số bảo hiểm xã hội phải là chữ ký số an toàn 

Căn cứ theo quy định tại Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP về giá trị pháp lý của chữ ký số nêu rõ:

“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.”

Như vậy, các đơn vị, doanh nghiệp và cá nhân khi sử dụng chữ ký số để giao dịch với cơ quan Bảo hiểm xã hội đều phải đảm bảo các điều kiện chữ ký số an toàn theo quy định tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Cụ thể đảm bảo 3 điều kiện sau:

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

IV. Phạm vi ứng dụng của chữ ký số bảo hiểm xã hội 

Chữ ký số bảo hiểm xã hội được ứng dụng trong 8 trường hợp quy định tại Điều 9 Quy chế ban hành theo Quyết định số 1166/QĐ-BHXH ngày 22/09/2020 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Ứng dụng của chữ ký số bảo hiểm xã hội. 

Phạm vi ứng dụng của chữ ký số BHXH gồm:

• Chữ ký số công cộng sử dụng trong các GDĐT theo yêu cầu của tổ chức có hoạt động GDĐT với ngành BHXH thông qua điều lệ hoặc văn bản thỏa thuận, quy chế phối hợp.
• Sử dụng ký số văn bản điện tử, chứng từ điện tử, báo cáo nghiệp vụ trên các hệ thống bao gồm: Cổng thông tin điện tử; Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; Phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử; Phần mềm thu nộp, chi trả BHXH điện tử; Các Phần mềm nghiệp vụ và các phần mềm khác thuộc quản lý của ngành BHXH.
• Chữ ký số dùng trong các GDĐT với các ngân hàng thương mại phải có đầy đủ chữ ký của 3 cấp: lập lệnh, kiểm soát và phê duyệt lệnh chuyển tiền.
• Gửi và nhận thư điện tử trong các trường hợp quy định phải sử dụng chữ ký số.
• Thực hiện các giao dịch truy vấn, trao đổi thông tin với các đơn vị bên ngoài ngành BHXH thông qua các chức năng trong các ứng dụng CNTT có yêu cầu sử dụng chữ ký số.
• Cung cấp các thông tin mật khi gửi qua mạng theo yêu cầu của các cơ quan chức năng.
• Chữ ký số chuyên dùng ngành BHXH sử dụng trong các giao dịch điện tử (GDĐT) nội bộ ngành BHXH.
• Chữ ký số chuyên dùng Chính phủ sử dụng trong các GDĐT với các cơ quan thuộc hệ thống chính trị, hoặc với người dân, tổ chức, doanh nghiệp, hoặc nội bộ ngành BHXH.

V. Trường hợp không ký được chữ ký số BHXH 

Có rất nhiều các nguyên nhân khiến đơn vị, doanh nghiệp không ký được chữ ký số bảo hiểm xã hội. Các nguyên nhân chủ yếu thường là:

• Chưa cài đặt ứng dụng ký số; 
• Thông tin trong chữ ký số không khớp với thông tin đăng ký với cơ quan BHXH; 
• Chữ ký số (USB Token) bị hỏng hoặc bị lỏng ổ cắm;
• Chữ ký số hết hạn;
• Chữ ký số không tương thích hoặc chưa được hỗ trợ sử dụng trên Cổng dịch vụ công; 
• Cá nhân sử dụng chữ ký số của cơ quan, doanh nghiệp; 
• …

Cá nhân, đơn vị cần căn cứ theo từng nguyên nhân cụ thể để có cách xử lý phù hợp. Trường hợp không tự xử lý được hoặc đã xử lý nhưng vẫn không ký được chữ ký số cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số đề được hỗ trợ xử lý sớm không ảnh hưởng đến công việc.

VI. Sử dụng chữ ký số bảo hiểm xã hội trong các giao dịch chuyển tiền

Chữ ký số sử dụng trong các GDĐT với BHXH Việt Nam là chữ ký số tương ứng với chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp hoặc được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị.

Sử dụng chữ ký số trong các giao dịch chuyển tiền với cơ quan BHXH.

1. Chữ ký số giữa các đơn vị giao dịch với cơ quan BHXH

Chữ ký số giữa các đơn vị giao dịch với BHXH Việt Nam được thực hiện theo quy định sau:

• Trước khi sử dụng chữ ký số để thực hiện các GDĐT với BHXH Việt Nam, các đơn vị giao dịch phải thông báo chữ ký số của các cá nhân liên quan thuộc đơn vị giao dịch tham gia GDĐT với BHXH Việt Nam. 
• Chữ ký số của các cá nhân tham gia GDĐT với BHXH Việt Nam phải gắn với từng chức danh tham gia và theo từng loại giao dịch cụ thể.
• Trường hợp thay đổi các thông tin đã thông báo, gia hạn, tạm dừng hoặc thay đổi chứng thư số; thay đổi cặp khóa, các đơn vị tham gia GDĐT phải có thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin chữ ký số với BHXH Việt Nam.

2. Chữ ký số trong các trường hợp thanh toán khác

• Việc sử dụng chữ ký số trong thanh toán song phương điện tử tập trung và trao đổi dữ liệu về thu BHXH, BHYT, BHTN giữa các đơn vị ngành BHXH với ngân hàng thương mại nơi mở tài khoản được thực hiện theo thỏa thuận giữa BHXH Việt Nam với từng hệ thống ngân hàng thương mại. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh thay đổi các thông tin liên quan đến chữ ký số nhân danh hệ thống mình, thì bên có thay đổi phải thông báo cho bên kia chậm nhất trước một (01) tháng kể từ thời điểm áp dụng thay đổi.
•  Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch cung cấp thông tin để lập Báo cáo tài chính nhà nước giữa BHXH Việt Nam với các đơn vị cung cấp thông tin được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.
• Việc sử dụng chữ ký số trong GDĐT giữa các đơn vị thuộc ngành BHXH với các tổ chức khác được thực hiện theo thỏa thuận giữa BHXH Việt Nam với từng tổ chức đó.

VI. Trách nhiệm của cá nhân, đơn vị khi sử dụng chữ ký số bảo hiểm xã hội 

Tại Điều 22 Quy chế ban hành theo Quyết định số 1166/QĐ-BHXH ngày 22/09/2020 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định khi sử dụng chữ ký số bảo hiểm xã hội các cá nhân, đơn vị cần có trách nhiệm sau: 

• Cung cấp các thông tin liên quan đến việc cấp, gia hạn, thay đổi nội dung thông tin của chứng thư số, thu hồi chứng thư số chính xác và đầy đủ.
• Tiếp nhận chứng thư số, thiết bị lưu khóa bí mật từ cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp theo quy định.
• Bàn giao lại thiết bị lưu khóa bí mật cho cơ quan quản lý trực tiếp thuê bao khi chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc bị thu hồi.
• Thông báo kịp thời cho cơ quan quản lý trực tiếp thuê bao thu hồi chứng thư số.
• Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Điều 19 Quy chế này.
• Đề nghị khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật trong trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật bị khóa.
• Sử dụng chứng thư số đúng mục đích và tuân thủ các quy trình, quy định của Quy chế này và các văn bản về quy trình ký số trong GDĐT, văn bản pháp luật có liên quan về quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Trên đây là 7 lưu ý về chữ ký số bảo hiểm xã hội mà cá nhân, đơn vị cần lưu ý. Trường hợp sử dụng chữ ký số sai quy định cá nhân, đơn vị có thể gặp rủi ro hoặc không thực hiện được giao dịch với cơ quan BHXH. Các cá nhân, đơn vị có thể lựa chọn chữ ký số ECA để đáp ứng mọi quy định của Pháp luật về chữ ký số bảo hiểm xã hội và tối ưu việc ký số, tránh các rủi ro gây thiệt hại cho mình.