Chữ ký số đã và đang trở thành công cụ không thể thiếu trong các hoạt động kê khai thuế, nộp báo cáo tài chính, ký kết các văn bản điện tử cho các doanh nghiệp. Trong đó, chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức là một hình thức được nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Vậy chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức là gì? 

1. Thế nào là chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức?

Trước tiên, để trả lời cho câu hỏi chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức là gì, cần tìm hiểu về chữ ký số cá nhân. Hiểu đơn giản, chữ ký số cá nhân là phiên bản số hóa của chữ ký tay giúp xác thực danh tính của người ký và nội dung tài liệu trên môi trường điện tử. Cụ thể: 

• Chữ ký số cá nhân dùng để ký kết các văn bản pháp lý, tài liệu điện tử như: hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, thỏa thuận pháp lý. 
• Tham gia các giao dịch trực tuyến như: Sử dụng để kê khai TNCN, internet banking, giao dịch chứng khoán hoặc mua bán trực tuyến. 

Hiện nay, có 2 dạng chữ ký số cá nhân bao gồm: cá nhân trong tổ chức và cá nhân.

1.1 Chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức là gì? 

Chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức là chữ ký số được cấp cho một cá nhân trong một tổ chức, doanh nghiệp, cho phép người đó thực hiện các giao dịch nhân danh tổ chức, doanh nghiệp. 

1.2 Đặc điểm của chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức

Điểm nổi bật của chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức nằm ở sự kết hợp giữa thông tin cá nhân và tư cách pháp nhân. Cụ thể, chữ ký số này đồng thời thể hiện danh tính của cá nhân sử dụng (ví dụ: kế toán trưởng, giám đốc) và gắn liền với tổ chức mà họ đang đại diện. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong mọi giao dịch điện tử.

Bên cạnh đó, chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức thể hiện rõ vai trò đại diện và trách nhiệm pháp lý của người ký. Khi cá nhân ký một văn bản dưới danh nghĩa tổ chức, chữ ký số sẽ thay mặt pháp nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật, tương tự như khi ký bằng tay trên văn bản giấy.

Đặc biệt, chữ ký số này có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay truyền thống và đã được pháp luật Việt Nam công nhận trong các giao dịch hành chính, thuế, tài chính, kế toán...

Ví dụ: Kế toán trưởng có thể sử dụng chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức để ký báo cáo tài chính và nộp hồ sơ thuế điện tử. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và đảm bảo hồ sơ được ký đúng người, đúng trách nhiệm.

2. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức

• Nâng cao hiệu suất làm việc: Thay vì phải in ấn, ký tay và đóng dấu trên từng tài liệu, người đại diện như kế toán trưởng, giám đốc có thể ký trực tiếp trên văn bản điện tử mọi lúc, mọi nơi. Điều này đặc biệt hữu ích trong bối cảnh làm việc từ xa hoặc cần xử lý hồ sơ gấp.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Không còn tốn kém cho giấy tờ, in ấn, chuyển phát nhanh hay chi phí hành chính liên quan. Đồng thời, quy trình ký – duyệt – nộp hồ sơ được rút gọn, tăng tính linh hoạt trong xử lý công việc kế toán – tài chính
• Đảm bảo tính minh bạch: Mỗi chữ ký đều thể hiện rõ thông tin cá nhân và tổ chức đi kèm, nên dễ dàng truy vết người ký trong trường hợp cần kiểm tra, đối chiếu. Điều này giúp hạn chế sai sót, giảm thiểu tranh chấp và tăng tính chịu trách nhiệm cá nhân trong hoạt động nội bộ.
• Phù hợp với các giao dịch yêu cầu xác minh danh tính và chức vụ cụ thể. Ví dụ, khi kế toán trưởng ký báo cáo tài chính hoặc giám đốc ký hợp đồng kinh tế, việc sử dụng chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức vừa đúng quy định pháp luật, vừa tăng độ tin cậy trong giao dịch.

3. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức

Chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp như: nộp tờ khai thuế, báo cáo tài chính điện tử; ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại điện tử; phê duyệt văn bản nội bộ như đề xuất, quyết định, báo cáo; và thực hiện giao dịch tài chính ngân hàng trực tuyến.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến vấn đề bảo mật thông tin. Chữ ký số chỉ nên được sử dụng bởi cá nhân được tổ chức ủy quyền hợp lệ. Trong đó, USB Token cần được lưu giữ cẩn thận, hạn chế việc chia sẻ nhằm tránh rò rỉ dữ liệu. 

Bên cạnh đó, việc sử dụng chữ ký số cần tuân thủ đúng quy định pháp luật. Các giao dịch điện tử phải được thực hiện đúng thẩm quyền của người ký, đúng mục đích sử dụng, và tuân thủ các quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Luật Doanh nghiệp, Luật Dân sự và các văn bản pháp lý liên quan.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ quyền sử dụng chữ ký số. Trong trường hợp có thay đổi nhân sự như nghỉ việc, chuyển phòng ban hoặc thay đổi chức vụ, doanh nghiệp cần thu hồi, cập nhật hoặc hủy bỏ chứng thư số của cá nhân đó để đảm bảo an toàn thông tin và tránh phát sinh rủi ro trong giao dịch điện tử.

Chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình ký kết, nộp hồ sơ và giao dịch điện tử. Với giá trị pháp lý rõ ràng và khả năng xác định trách nhiệm cá nhân trong khuôn khổ tổ chức, loại chữ ký này đang trở thành lựa chọn phù hợp và cần thiết cho nhiều doanh nghiệp trong thời đại số hóa.

Nguyệt Nga