Vừa qua, Ban Cơ yếu Chính phủ ban hành Công văn số 393/BCY-CTSBMTT hướng dẫn việc triển khai chứng thư chữ ký số phục vụ mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Theo đó, từ ngày 01/7/2025, trong trường hợp khẩn cấp, cá nhân lãnh đạo chưa kịp cập nhật thông tin theo mô hình mới vẫn có thể sử dụng chứng thư chữ ký số cá nhân đang có để ký số.

1. 6 nội dung trọng tâm được Ban Cơ yếu Chính phủ hướng dẫn

Theo Công văn số 393/BCY-CTSBMTT, 6 nội dung trọng tâm được Ban Cơ yếu Chính phủ hướng dẫn gồm:

• Trước ngày 01/07/2025, khẩn trương thực hiện Công văn 23/BCY-CTSBMTT ngày 14/01/2025 về hướng dẫn quy trình cung cấp dịch vụ gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ và khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật.
• Chỉ thực hiện thay đổi thông tin, không cấp mới chứng thư:Các cơ quan, tổ chức đã được cấp chứng thư cần thực hiện thay đổi thông tin để phù hợp với cơ cấu tổ chức mới theo mô hình chính quyền hai cấp, tại các đầu mối đã được ủy quyền.
• Linh hoạt trong việc cập nhật thông tin sau sáp nhập địa phương:Cá nhân, tổ chức của các tỉnh sáp nhập có thể thay đổi thông tin tại đầu mối ủy quyền của một trong các tỉnh mới. Ví dụ: tổ chức thuộc Thái Bình có thể cập nhật thông tin tại Hưng Yên sau khi hai tỉnh này sáp nhập. 
• Trong trường hợp khẩn cấp: Khi mô hình mới đã vận hành, nếu cơ quan đã có chứng thư cập nhật theo mô hình mới nhưng cá nhân lãnh đạo chưa kịp thay đổi thông tin, vẫn có thể sử dụng chứng thư chữ ký số cá nhân hiện có để ký số.
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân đã được cung cấp thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư chữ ký số phục vụ hệ thống chỉ đạo điều hành trên mạng mật của các cơ quan Đảng có thể sử dụng thiết bị đó để ký số trên các mạng khác.
• Triệt để thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật đối với các chứng thư chữ ký số không còn nhu cầu sử dụng gửi về Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin/Ban Cơ yếu Chính phủ. 

Được phép tiếp tục dùng chứng thư chữ ký số cá nhân hiện có trong trường hợp khẩn cấp từ 1/7/2025.

Như vậy, Theo Công văn 393, từ ngày 01/07/2025, khi mô hình chính quyền địa phương hai cấp đã đi vào hoạt động, nếu cơ quan, tổ chức đã cập nhật chứng thư chữ ký số theo mô hình mới nhưng cá nhân lãnh đạo chưa kịp thay đổi thông tin, thì trong trường hợp khẩn cấp, vẫn được phép tiếp tục sử dụng chứng thư chữ ký số cá nhân hiện có để ký số.

2. Chứng thư chữ ký số cấp cho người có thẩm quyền phải ghi rõ chức danh và tên cơ quan

Bên cạnh các nội dung hướng dẫn kỹ thuật và tổ chức thực hiện, Công văn 393 cũng lưu ý về tính pháp lý của chứng thư chữ ký số. Theo Điều 13, Nghị định số 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số cấp cho người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức bắt buộc phải: Ghi rõ chức danh và ghi rõ tên cơ quan, tổ chức nơi người đó công tác. 

Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch, xác thực và giá trị pháp lý của chữ ký số trong các giao dịch hành chính điện tử và văn bản ký số.

3. Quyền được cấp và sử dụng chứng thư chữ ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền

Theo quy định tại Điều 13, Nghị định số 23/2025/NĐ-CP, tất cả các cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp theo pháp luật đều có quyền được cấp và sử dụng chứng thư chữ ký số.

Quy định này tạo điều kiện để đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số trong xử lý văn bản, giao dịch hành chính điện tử, và chuyển đổi số trong hệ thống chính trị.

Khuyến nghị: Cơ quan, tổ chức nên chủ động rà soát và cập nhật chứng thư chữ ký số theo mô hình mới, tránh phát sinh lỗi kỹ thuật hoặc rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành hệ thống chính quyền địa phương hai cấp.

Công văn số 393/BCY-CTSBMTT ban hành kịp thời để đảm bảo vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Việc Ban Cơ yếu Chính phủ ban hành Công văn số 393/BCY-CTSBMTT trước thời điểm chính thức vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp cho thấy sự chủ động trong công tác đảm bảo an toàn, liên tục và hợp pháp của hoạt động ký số trong hệ thống chính trị. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thẩm quyền cần nghiêm túc thực hiện các nội dung hướng dẫn, đồng thời chủ động cập nhật thông tin chứng thư chữ ký số để bảo đảm tính hợp lệ trong giao dịch điện tử, tránh gián đoạn hoặc phát sinh sai sót trong quá trình xử lý văn bản và điều hành công việc.

Nguyệt Nga