Chữ ký số đang dần trở thành công cụ không thể thiếu trong ký số văn bản, hóa đơn, hợp đồng, báo cáo tài chính… Để việc triển khai và sử dụng chữ ký số diễn ra thống nhất và đảm bảo an toàn, Bộ Quốc phòng đã ban hành Thông tư 185/2019/TT-BQP quy định cụ thể về quản lý, cấp phát và sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng.

1. Chữ ký số là gì? Các trường hợp phải cấp mới chứng thư số

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng phương pháp mã hóa không đối xứng, đảm bảo xác thực người ký và toàn vẹn dữ liệu. Chữ ký số không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý văn bản mà còn đảm bảo an toàn thông tin trong quá trình trao đổi, lưu trữ và phê duyệt tài liệu điện tử.

Khi nào doanh nghiệp phải đề nghị cấp mới chứng thư số?

Để sử dụng được chữ ký số, người dùng cần có chứng thư số do tổ chức chứng thực chữ ký số cấp phát. Chứng thư số đóng vai trò như “chứng minh thư” điện tử, giúp xác nhận danh tính của người ký, phần mềm, thiết bị hoặc tổ chức.

Theo quy định tại Thông tư 185/2019/TT-BQP, việc cấp mới chứng thư số được thực hiện trong các trường hợp sau:

• Cấp mới cho cá nhân, cơ quan, tổ chức có nhu cầu sử dụng chữ ký số chuyên dùng.
• Cấp mới cho phần mềm, thiết bị kỹ thuật cần sử dụng chứng thư số phục vụ nghiệp vụ, quản trị.

2. Hướng dẫn cấp mới chứng thư số theo từng đối tượng

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết việc cấp mới chứng thư số theo từng đối tượng, áp dụng theo Thông tư 185/2019/TT-BQP – văn bản quy định về quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng trong Bộ Quốc phòng:

Cấp mới chứng thư số cho từng đối tượng có sự khác biệt. 

2.1. Cấp mới chứng thư số cho cá nhân

Cá nhân khi có nhu cầu sử dụng chứng thư số phải thực hiện quy trình sau:

• Bước 1: Nộp văn bản đề nghị cấp chứng thư số theo Mẫu số 01 (Phụ lục ban hành kèm Thông tư 185/2019/TT-BQP) gửi cho cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp.
• Bước 2: Cơ quan quản lý trực tiếp có trách nhiệm tổng hợp, lập văn bản đề nghị cấp chứng thư số theo mẫu số 02 phụ lục ban hành kèm với thông tư 185 chữ ký số gửi về Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.

2.2. Cấp chứng thư số cho cơ quan, tổ chức

Việc cấp chứng thư số cho cơ quan, tổ chức được thực hiện như sau:

• Người có thẩm quyền quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức lập văn bản đề nghị cấp chứng thư số theo mẫu số 03 tại phụ lục ban hành kèm theo với thông tư 185/2019/TT-BQP.
• Sau đó, cơ quan cấp trên trực tiếp sẽ gửi văn bản đề nghị (mẫu số 04) cho cục chứng thực số và bảo mật thông tin.

2.3. Cấp chứng thư số cho phần mềm, thiết bị, dịch vụ

Đối với các phần mềm, thiết bị kỹ thuật cần chứng thư số để thực hiện chức năng nghiệp vụ hoặc kết nối liên thông:

• Cơ quan, đơn vị lập văn bản đề nghị theo Mẫu số 05 tại phụ lục ban hành kèm theo với Thông tư 185 chữ ký số.
• Cơ quan tổ chức chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp sẽ tiến hành gửi văn bản đề nghị về việc cấp mới chứng thư số cho cục chứng thực số và bảo mật thông tin theo Mẫu số 06 tại phụ lục ban hành kèm với Thông tư 185 chữ ký số.

3. Những lưu ý khi thực hiện cấp mới chứng thư số

Lưu ý quan trọng khi thực hiện cấp mới chứng thư số theo Thông tư 185.

Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi thực hiện cấp mới chứng thư số theo Thông tư 185/2019/TT-BQP mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần nắm rõ để quá trình cấp phát diễn ra đúng quy trình và đảm bảo hiệu lực pháp lý:

Thứ nhất, cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên chứng thư số trước khi đưa vào sử dụng. Các thông tin như họ tên, chức danh, đơn vị công tác, mã tổ chức, số hiệu thiết bị, thời hạn hiệu lực... phải được cập nhật chính xác tuyệt đối, đúng theo hồ sơ đăng ký ban đầu. Sai sót ở bất kỳ thông tin nào cũng có thể dẫn đến việc chứng thư không được chấp nhận trong các giao dịch điện tử hoặc mất hiệu lực pháp lý.

Thứ hai, trong quá trình sử dụng, nếu phát hiện chứng thư số có dấu hiệu bị lỗi kỹ thuật, bị mất thiết bị chứa chứng thư (ví dụ USB Token) hoặc có nghi ngờ bị lộ khóa bí mật thì người sử dụng cần nhanh chóng báo cáo cho đơn vị quản lý trực tiếp để thực hiện các bước cần thiết như thu hồi, vô hiệu hóa chứng thư cũ và cấp mới chứng thư số theo đúng quy trình quy định. 

Tóm lại, việc nắm rõ các quy định và quy trình cấp mới chứng thư số theo Thông tư 185/2019/TT-BQP không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý, mà còn là yếu tố quan trọng để bảo đảm quá trình sử dụng chữ ký số được thực hiện đúng, đủ và an toàn trong môi trường mạng. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết đã giúp các cơ quan, tổ chức và cá nhân hiểu rõ hơn về cách thức đăng ký và khai thác chứng thư số một cách hiệu quả.

Nguyệt Nga