Đăng ký chữ ký số trên Cổng thông tin một cửa quốc gia là yêu cầu pháp lý khi thực hiện các thủ tục điện tử với cơ quan Nhà nước. Việc tuân thủ đúng quy trình đảm bảo giá trị pháp lý cho mọi giao dịch. Xem hướng dẫn chi tiết cùng iContract ở bài viết dưới đây để đảm bảo đăng ký chữ ký số nhanh chóng, hợp lệ.

1. Chuẩn bị trước khi đăng ký chữ ký số trên cổng thông tin một cửa

a, Chữ ký số

• Đảm bảo doanh nghiệp hoặc cá nhân đã có thiết bị chữ ký số (USB Token hoặc thiết bị khác) do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Nhà nước cấp phép phát hành.
• Kiểm tra chữ ký số còn hiệu lực sử dụng, chưa hết hạn và không bị khóa để đáp ứng quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
• Đảm bảo đã cài đặt đầy đủ trình điều khiển (driver), phần mềm quản lý chữ ký số trên máy tính dự kiến sẽ sử dụng để thực hiện đăng ký.

b, Trình duyệt web

• Sử dụng trình duyệt web do Cổng thông tin một cửa khuyến nghị (thường là Internet Explorer phiên bản 11 hoặc trình duyệt khác theo hướng dẫn của hệ thống).
• Đảm bảo trình duyệt được cập nhật ở phiên bản mới nhất, tắt các tiện ích chặn quảng cáo và kiểm soát các thiết lập bảo mật có thể ảnh hưởng đến hoạt động Java, plugin ký số.
• Cài đặt đủ các phần mềm hỗ trợ như Java, plugin ký số nếu được yêu cầu, đảm bảo khả năng ký điện tử không bị gián đoạn.

c, Đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin một cửa (nếu chưa có tài khoản)

• Nếu chưa có tài khoản, cần truy cập đúng địa chỉ Cổng thông tin một cửa của cơ quan nhà nước quản lý lĩnh vực liên quan để đăng ký tài khoản pháp nhân hoặc cá nhân theo quy định.
• Chuẩn bị đầy đủ thông tin, giấy tờ cần thiết để khai báo khi tạo tài khoản, như: mã số thuế, số CMND/CCCD, giấy phép đăng ký kinh doanh…
• Kiểm tra hộp thư điện tử và xác thực thông tin khi nhận được hướng dẫn/tin nhắn xác thực tài khoản từ hệ thống.

2. Quy trình đăng ký chữ ký số trên cổng thông tin một cửa

Để thực hiện đăng ký chữ ký số trên cổng thông tin một cửa quốc gia, cần thực hiện theo quy trình các bước sau đây:

✅ Bước 1: Truy cập và đăng ký chữ ký số trên hệ thống Một cửa quốc gia

• Sử dụng trình duyệt Internet Explorer (IE) hoặc tiện ích IE Tab, người sử dụng truy cập hệ thống một cửa tại địa chỉ https://vnsw.gov.vn và lựa chọn chức năng “Đăng ký chữ ký số”.

• Tại giao diện mới, nhấn vào “Link đăng ký”.

• Tiếp theo, xóa bỏ phần đuôi miền trong trình duyệt và nhấn Enter để được chuyển hướng sang hệ thống https://customs.gov.vn nhằm tiếp tục quy trình đăng ký cập nhật chữ ký số.

• Sau khi chuyển sang giao diện mới, chọn mục “Dịch vụ công trực tuyến” và nhấn “Đăng ký chữ ký số”.

✅ Bước 2: Cài đặt Java

• Trong trường hợp máy tính chưa có Java 7U3, người dùng cần chủ động tải và cài đặt Java theo đúng hướng dẫn của hệ thống để đảm bảo thiết bị có thể đọc và sử dụng chữ ký số hợp lệ.

• Khi cài đặt hoàn tất, cần thêm liên kết https://vnsw.gov.vn vào phần cấu hình Java mới vừa cài đặt để bảo đảm khả năng truy cập, tích hợp đầy đủ với hệ thống.

✅ Bước 3: Cài đặt bộ ký số sau khi đăng ký thành công

• Sau khi hoàn thành việc đăng ký chữ ký số tại trang http://customs.gov.vn, người dùng cần quay lại trang chủ https://vnsw.gov.vn và chọn cài bộ ký.

• Thực hiện tải bộ cài và bấm “Hoàn thành” để hoàn tất quá trình cài đặt phần mềm ký số lên máy tính.

• Biểu tượng bút ký sẽ hiển thị ở góc phải màn hình ở trạng thái “Đang hoạt động”, xác nhận hệ thống ký số đã được cài đặt và sẵn sàng sử dụng cho các giao dịch điện tử trên Cổng thông tin Một cửa quốc gia.

3. Lưu ý khi đăng ký chữ ký số trên cổng thông tin một cửa quốc gia

Dưới đây là một số lưu ý khi đăng ký chữ ký số trên cổng thông tin một cửa quốc gia:

• Đảm bảo chữ ký số hợp lệ với cơ quan một cửa
• Chỉ sử dụng các thiết bị chữ ký số đã được cấp phát hợp pháp bởi nhà cung cấp được Nhà nước cấp phép.
• Kiểm tra chữ ký số còn hiệu lực, không bị hết hạn, không nằm trong thời gian bị thu hồi hoặc bị khóa.
• Đối chiếu thông tin trên thiết bị chữ ký số với thông tin pháp lý của doanh nghiệp/cá nhân để đảm bảo nhất quán trong mọi giao dịch với các cơ quan một cửa.
• Chữ ký số phải tương thích với hệ thống xác thực của Cổng thông tin một cửa, tránh trường hợp hệ thống từ chối do không đúng chuẩn.
• Cài đặt đầy đủ các tiện ích ký số theo yêu cầu của hệ thống
• Ngoài phần mềm Java, hệ thống một cửa có thể yêu cầu thêm các tiện ích hoặc plugin hỗ trợ ký số chuyên biệt theo danh mục được khuyến nghị trên website.
• Chủ động kiểm tra thông báo hướng dẫn kỹ thuật trên Cổng thông tin nhằm cài đặt, cập nhật các phần mềm cần thiết để tránh gián đoạn ký điện tử.
• Thường xuyên cập nhật các tiện ích hỗ trợ ký số để khắc phục lỗi tương thích phần mềm với trình duyệt hoặc giao diện hệ thống mới.
• Liên hệ tổng đài hỗ trợ của Cổng thông tin một cửa khi gặp khó khăn
• Khi xảy ra sự cố, lỗi kỹ thuật hoặc vướng mắc chưa rõ về quy trình, liên hệ ngay với tổng đài hỗ trợ để được hướng dẫn giải quyết theo đúng quy định pháp luật.
• Chuẩn bị thông tin tài khoản, thiết bị chữ ký số, mô tả lỗi hoặc vấn đề đang gặp phải trước khi gọi tổng đài để được hỗ trợ nhanh chóng, chính xác.
• Ghi chú lại nội dung trao đổi và hướng dẫn từ tổng đài để bổ sung hồ sơ hoặc điều chỉnh việc thực hiện thao tác khi cần thiết.

Trên đây chữ ký số ECA đã hướng dẫn chi tiết cách đăng ký chữ ký số trên cổng thông tin một cửa quốc gia. Hi vọng qua bài viết này các doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký dễ dàng mà không gặp phải bất kỳ vướng mắc nào, mọi giao dịch điện tử với cơ quan Nhà nước đều có giá trị pháp lý và đảm bảo an toàn, bảo mật.