Chữ ký số là thành phần không thể thiếu khi thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước như nộp thuế điện tử, khai bảo hiểm xã hội điện tử, hải quan điện tử. Dưới đây là cách tạo chữ ký số và những lưu ý cho người dùng.

Hướng dẫn cách tạo chữ ký số.

1. Chuẩn bị tạo chữ ký số 

Sử dụng chữ ký số trở thành một trong những yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử an toàn theo quy định của pháp luật. Để tạo chữ ký số người dùng phải thực hiện đăng ký dịch vụ chữ ký số của các đơn vị cung cấp. Đơn vị cung cung cấp sẽ cung cấp cho người dùng phần mềm giúp người dùng có thể tạo chữ ký số để ký số trên các văn bản điện tử.

Cụ thể người dùng cần chuẩn bị các thiết bị sau để tạo chữ ký số:

• Phần mềm chữ ký số (mua từ các nhà cung cấp chữ ký số được Bộ thông tin và truyền thông cấp giấy phép hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số)
• Chữ ký số (USB Token - Thiết bị mã hóa chữ ký số)
• Máy tính, lap top kết nối mạng internet

2. Cách tạo chữ ký số 

Trong lần đầu thực hiện tạo chữ ký số người dùng buộc phải thực hiện cài đặt phần mềm chữ ký số trên thiết bị máy vi tính, laptop để có thể quản lý chữ ký số.

2.1 Cách cài đặt phần mềm chữ ký số

Đối với các phần mềm chữ ký số khác nhau người dùng có các bước cài đặt khác nhau theo hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm. Dưới đây là ví dụ về cách cài đặt phần mềm chữ ký số ECA trên máy tính.

• Bước 1: Người dùng cắm USB Token vào máy tính. Nếu chương trình cài đặt không tự động khởi chạy người dùng chuyển sang Bước 2. 
• Bước 2: Người dùng thực hiện truy cập vào “Computer” tìm biểu tượng chữ ký số ECA => nhấn chọn “Open”. 
• Bước 3: Người dùng nhấn chạy file ECA_CSP11_onlineinstaller.exe  sau đó nhấn chọn “Install” để bắt đầu cài đặt.
• Bước 4: Bấm chọn “Kết thúc” để hoàn tất quá trình cài đặt phần mềm chữ ký số trên máy tính. 

Sau khi cài đặt xong phần mềm người dùng lưu ý truy cập vào trình quản lý chữ ký thực hiện đổi mã Pin để nâng cao tính bảo mật. 

2.2 Cách tạo chữ ký số

Trong quá trình làm việc để tạo chữ ký số cho văn bản, tài liệu bất kỳ người dùng thực hiện các bước như sau:

Đảm bảo tính pháp lý  bằng cách tạo chữ ký số ECA trên các văn bản điện tử.

• Bước 1: Người dùng cắm USB Token vào máy tính (đối với trường hợp sử dụng chữ ký số dưới dượng USB Token)
• Bước 2: Mở văn bản cần ký số (VD: hóa đơn điện tử, quyết toán thuế, tờ khai bảo hiểm xã hội…) trên ứng dụng tương ứng sau đó chọn chức năng ký số tài liệu.
• Bước 3: Hệ thống kết nối với chữ ký số người dùng nhập mã PIN để thực hiện tạo chữ ký số. 
• Bước 4: Cuối cùng người dùng xác thực trên cổng dịch vụ công sau khi hoàn tất các thao tác ký số.

Khi này chữ ký số đã được tạo và gắn với văn bản, kèm theo là thông tin về người ký. Bằng khóa công khai người nhận được văn bản, tài liệu ký có thể xác định chính xác người ký.

Lưu ý: Sau khi tạo chữ ký số xong người dùng thoát trình làm việc rồi rút USB Token ra khỏi thiết bị máy tính. Không nên cắm USB Token tại máy tính khi không dùng để có thể bảo quản tốt chữ ký số.

3. Các trường hợp cần tạo chữ ký số

Giao dịch điện tử giúp cá nhân, đơn vị kết nối với nhau dễ dàng, tiết kiệm được tối ưu thời gian, chi phí. Chữ ký số là phương tiện giúp thực hiện hiệu quả an toàn các giao dịch điện tử, hội nhập với thế giới. Đối với các nhân và đơn vị chữ ký số được ứng dụng trong rất nhiều trường hợp. 

(1) Đối với cá nhân chữ ký số được ứng dụng khi

• Ký hợp đồng điện tử
• Ký email điện tử 
• Giao dịch với ngân hàng bằng hình thức điện tử
• Ký văn bản, quyết định, ký tài liệu… tương ứng với chức vụ quyền hạn của mình 

(2) Đối với đơn vị, doanh nghiệp 

• Ký hóa đơn điện tử
• Ký hợp đồng điện tử: hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động điện tử… 
• Khai thuế điện tử/ BHXH điện tử/ hải quan điện tử 
• Sử dụng ký chứng từ trong giao dịch nội bộ như: Phiếu tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, Báo cáo quản trị…

4. Lưu ý khi tạo chữ ký số 

Khi tạo chữ ký số người dùng có thể gặp rất nhiều các vấn đề liên quan đến kỹ thuật và các vấn đề về bảo mật thông tin. Chữ ký số là một thiết bị công nghệ điện tử do đó chữ ký số cần có cách sử dụng, bảo quản đúng. 

Lưu ý khi tạo và sử dụng chữ ký số.

Dưới đây là những lưu ý cho cá nhân, đơn vị khi tạo lập và sử dụng chữ ký số:

• Bảo mật mã PIN của chữ ký số: Chữ ký số đại diện cho cá nhân, đơn vị do đó là một tài sản quan trọng, có giá trị pháp lý người dùng cần bảo mật mã PIN của chữ ký số. Không chia sẻ mã này với bất kỳ ai nếu không cần thiết để tránh các rủi ro đánh cắp thông tin nhằm trục lợi.
• Cập nhật phần mềm chữ ký số thường xuyên để nâng cao tính năng cho sản phẩm đồng thời bảo đảm chữ ký số hoạt động ổn định và an toàn.
• Trường hợp không tạo được chữ ký số cần xem xét nguyên nhân. Trường hợp không giải quyết được cần liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ kịp thời không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, hoạt động khai báo của doanh nghiệp. 
• Tạo chữ ký số trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai.
• Khi tạo chữ ký số thì đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
• Việc tạo chữ ký số cần tuân thủ các quy định của Pháp luật về chữ ký số, tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử
• Sử dụng chữ ký số đúng mục đích: Chữ ký số đại diện cho cá nhân doanh nghiệp và có giá trị pháp lý tương tụ như chữ ký tay hay con dấu. Người dùng không được sử dụng chữ ký số vào các mục đích trái pháp luật.

Trên đây là cách tạo chữ ký số và những lưu ý cho người dùng. Để được tư vấn sử dụng chữ ký số an toàn, hiệu quả các cá nhân và đơn vị có thể liên hệ trực tiếp theo đường dây nóng 1900.4767 hoặc 19004768.