Hiện nay, chữ ký số trở thành một trong các công cụ không thể thiếu nhằm thực hiện các giao dịch điện tử hoặc ký các văn bản, giấy tờ điện tử. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp chữ ký số có bắt buộc không? Tham khảo bài viết ngay sau đây để có những thông tin chuẩn xác nhất. 

Chữ ký số có bắt buộc không? Chuyên gia tư vấn

1. Chữ ký số là gì, ứng dụng của chữ ký số

Trong môi trường điện tử, chúng ta không thể ký tay hoặc đóng dấu như đối với các văn bản giấy. Do đó, chữ ký số được tạo ra nhằm thực hiện nhiệm vụ ký số trên các thông điệp dữ liệu giúp đảm bảo tính pháp lý cho các thông điệp dữ liệu được ký.  

1.1 Chữ ký số là gì

Căn cứ theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 chữ ký số được định nghĩa như sau:

“6. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, thành phần chữ ký số gồm 1 cặp khóa (khóa công khai và khóa bí mật) theo đó hỗ trợ xác định chính xác người ký, bảo toàn nội dung của thông điệp dữ liệu được ký.

1.2 Ứng dụng của chữ ký số 

Chữ ký số được cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp sử dụng thay thế cho chữ ký tay hoặc con dấu với mục đích thực hiện các giao dịch điện tử hoặc ký số các văn bản, giấy tờ trong môi trường điện tử. Chữ ký số có rất nhiều loại bao gồm: chữ ký số USB Token, chữ ký số chữ ký số SmartCard, chữ ký số HSM và chữ ký số từ xa.

Công nghệ phát triển mạnh mẽ làm thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc tạo sự đột phá cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Ứng dụng chữ ký số linh hoạt và đa dạng trong hoạt động thương mại, hoạt động giao dịch, hoạt động quản lý. Các ứng dụng phổ biến như: kê khai thuế điện tử; kê khai BHXH điện tử; kê khai hải quan điện tử; ký hóa đơn điện tử; giao kết hợp đồng thương mại/hợp đồng lao động điện tử; giao dịch với ngân hàng; ký văn bản trong nội bộ doanh nghiệp…

2. Đối với doanh nghiệp chữ ký số có bắt buộc không

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với cá nhân. Vậy, đối với doanh nghiệp chữ ký số có bắt buộc không?

Theo quy định doanh nghiệp không bắt buộc sử dụng chữ ký số.

2.1 Chữ ký số không bắt buộc đối với doanh nghiệp và cá nhân 

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 26, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định : 

“Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử”.

Theo quy định trên, doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh. Trường hợp không sử dụng chữ ký số doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

2.2 Tầm quan trọng của chữ ký số doanh nghiệp

Mặc dù doanh nghiệp không bắt buộc sử dụng chữ ký số nhưng trong bối cảnh mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ hay quản lý hồ sơ giấy tờ đã được số hóa thì việc sử dụng chữ ký số mang đến nhiều lợi ích thiết thực. 

(1) Chữ ký số bắt buộc khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế 
Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, theo quy định người bán bắt buộc phải ký số trên hóa đơn. Do đó, nếu không có chữ ký số doanh nghiệp sẽ không thuể xuất hóa đơn điện tử trong trường hợp này.

(2) Doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số khi thực hiện kê khai thuế, khê khai BHXH điện tử hoặc kê khai hải quan điện tử
Theo Điều 8, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 nêu rõ giá trị pháp lý của chữ ký số cụ thể:

• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

Như vậy, chữ ký số có giá trị pháp lý đảm bảo cho các văn bản được ký. Khi thực hiện các giao dịch với cơ quan nhà nước như: kê khai thuế điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử hay kê khai hải quan điển tử doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số đảm bảo an toàn theo quy định.

(3) Ký hợp đồng điện tử thuận lợi 
Ký hợp đồng điện tử trở thành một trong những phương thức hợp tác phổ biến, hiện nay đối với doanh nghiệp. Theo đó chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý cho các hợp đồng được ký. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số sẽ thuận lợi có được sự tin tưởng của đối tác và ký hợp đồng thuận lợi. Đây cũng là một trong những yếu tố tạo ưu thế giúp doanh nghiệp mở rộng quan hệ, thiết lập hệ thống kinh doanh đa quốc gia.  

(4) Chữ ký số là yếu tố giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công
Chuyển đổi số là xu thế và là yếu tố tiên quyết để tối ưu chi phí, nhân lực giúp doanh nghiệp đi trước, đón đầu tạo lợi thế kinh doanh. Với vai trò đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản điện tử, chữ ký số là chìa khóa giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

(5) Sử dụng chữ ký số bắt kịp xu thế gia tăng cơ hội hợp tác trong và ngoài nước 
Trên thực tế, đối với các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số được đánh giá là những doanh nghiệp có nền tảng công nghệ tốt, có thể đáp ứng cơ bản các điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử. 

Sử dụng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện được các giao dịch điện tử mọi lúc mọi nơi, thậm chí là giao dịch xuyên quốc gia. Điều này giúp gia tăng cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài.

Giao kết hợp đồng điện tử thông qua chữ ký số mọi lúc mọi nơi.

3. Chữ ký số ECA đáp ứng mọi nhu cầu ký số cho doanh nghiệp

Chữ ký số ECA được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và là một trong những chữ ký số uy tín hàng đầu được đông đảo doanh nghiệp, cá nhân lựa chọn. Chữ ký số ECA đảm bảo các tiêu chuẩn về chữ ký số an toàn theo quy định của Pháp luật mà còn có nhiều ưu điểm vượt trội so với các chữ ký khác. Cụ thể:

• Xác định chính xác người ký, chống chối bỏ do đó khách hàng sử dụng chữ ký số Thái Sơn có thể yên tâm về tính pháp lý.
• Sau khi ký chữ ký số ECA, các bên không thể sửa đổi nội dung của văn bản, tài liệu hạn chế tránh rủi ro cho các bên tham gia.
• Chữ ký số sử dụng ổn định thực hiện ký số dễ dàng, nhanh chóng, ít xảy ra các lỗi về kỹ thuật. 
• Chữ ký số ECA có tính bảo mật cao.
• Giá cả hợp lý, có nhiều gói lựa chọn phù hợp với đa dạng người dùng từ doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các tổ chức, cá nhân.
• Đáp ứng mọi nhu cầu ký số của doanh nghiệp.
• Sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau.

Ngoài ra, doanh nghiệp, cá nhân sử dụng chữ ký số ECA đều sẽ nhận được dịch vụ hỗ trợ tốt nhất từ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Sau khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng mọi sự cố đều được giải quyết ngay nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

   Trên đây là giải đáp về việc đối với doanh nghiệp chữ ký số có bắt buộc không. Hy vọng những thông tin chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích cho doanh nghiệp và bạn đọc. Mọi thông tin hỗ trợ về chữ ký số vui lòng liên hệ 1900.4767 hoặc 1900.4768.