Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng hợp đồng điện tử và chữ ký số?

Hợp đồng điện tử và chữ ký số đang trở thành những công cụ phổ biến trong thời điểm các giao dịch từ xa bùng nổ như hiện nay. Vậy hợp đồng điện tử và chữ ký số có quan hệ mật thiết như thế nào và tại sao doanh nghiệp nên sử dụng ngay từ bây giờ?

1. Sự cần thiết của Hợp đồng điện tử và chữ ký số

Hợp đồng điện tử và chữ ký số đang dần được sử dụng rộng rãi trong những năm gần đây do xu hướng chuyển đổi số và và sự phát triển của thương mại điện tử xuyên biên giới.

Để tận dụng những lợi ích từ hai công cụ này, trước tiên doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin về hợp đồng điện tử và chữ ký số.

doanh nghiệp 1

Quan hệ giữa hợp đồng điện tử và chữ ký số.

1.1 Hợp đồng điện tử là gì?

Các thông tin về hợp đồng điện tử được quy định trong Luật Giao dịch điện tử 2005. Trong đó có một số định nghĩa và khái niệm mà doanh nghiệp cần nắm được.

Định nghĩa về hợp đồng điện tử được quy định tại Điều 33:

“Hợp đồng điện tử là dạng hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của luật này.”

Tại Khoản 12, Điều 4, Nghị định cũng đưa ra khái niệm về thông điệp dữ liệu:

"Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử"

Ngoài ra, tại Khoản 17, Điều 3, Luật kế toán 2015 đưa ra quy định về phương tiện điện tử:

"Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự."

Tổng hợp các quy định trên, chúng ta có thể hiểu hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng thông tin sử dụng công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự,...

Giao kết hợp đồng điện tử được các bên thực hiện hoàn toàn qua môi trường số mà không cần gặp mặt trực tiếp hoặc in ấn tài liệu. Điều này đem lại những lợi ích tích cực như tiện lợi, tiết kiệm thời gian và rút ngắn quy trình nhưng cũng tiềm ẩn những rủi ro về bảo mật và giá trị pháp lý của hợp đồng.

1.2 Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là chữ ký điện tử được mã hoá, đảm bảo các tiêu chuẩn về an toàn thông tin trong giao dịch điện tử và được bảo đảm về mặt pháp lý. Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP có định nghĩa về chữ ký số như sau:

"Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên”.

Chữ ký số được cung cấp bởi một đơn vị chứng thực điện tử sẽ là bên thứ 3 tham gia, đảm bảo tính khách quan cho hợp đồng điện tử.

Do đó, việc được ký bởi công cụ bảo mật như chữ ký số sẽ góp phần nâng cao giá trị pháp lý cho các bản hợp đồng điện tử.

2.Tại sao nên dùng chữ ký số cho hợp đồng điện tử?

Một trong những vấn đề chính khi ký hợp đồng điện tử là xác minh chủ thể của chữ ký và bảo đảm toàn vẹn thông tin trên hợp đồng. Vậy chữ ký số có những tính chất nào đáp ứng tốt được yêu cầu trên?

Nên dùng chữ ký số cho hợp đồng điện tử.

2.1 Tính bảo mật của chữ ký số

Chữ ký số được phát triển do nhu cầu đảm bảo an toàn và xác thực cho các giao dịch điện tử. Vì vậy, chữ ký số cũng có nhiều tính chất nổi bật so với ký trên giấy.

Mã hóa, bảo đảm sự toàn vẹn thông tin.

Dựa trên công nghệ mã hóa RSA chữ ký điện tử gồm một cặp khóa được một khóa công khai (Public Key) và một khóa bí mật (Private Key) với ưu điểm:

Không thể tìm ra khóa bí mật từ khoá công khai.
Khoá bí mật chỉ nằm dưới quyền sở hữu duy nhất của chủ sở hữu. Khoá bí mật được lưu trữ cục bộ dưới dạng USB Token.
Khi tài liệu được ký bị thay đổi dù chỉ một phần, thì sẽ bị mất giá trị hoàn toàn.

Đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch được ký

Chữ ký số Token đáp ứng các quy định về bảo mật và toàn vẹn dữ liệu. Khi được ký bằng chữ ký số Token, nội dung sẽ không thể thay đổi hay bổ sung và đồng thời danh tính người ký cũng được công khai. Nhờ những tính chất đó, chữ ký số Token được đảm bảo về mặt pháp lý khi xảy ra tranh chấp giữa các bên liên quan.

Khả năng xác định được nguồn gốc của nội dung ký.

Chữ ký số và khoá công khai sẽ có thông tin chứng thư số của tổ chức/doanh nghiệp. Vì vậy, bất cứ ai cũng có thể xác minh tính chính chủ của nội dung, văn bản ký bằng chữ ký số. Điều này giúp chữ ký số là phương pháp ký điện tử hiệu quả có thể giúp xác minh nguồn gốc của nội dung.

2.2 Hợp đồng điện tử ký bởi chữ ký số có đủ điều kiện pháp lý không?

doanh nghiệp 3

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử và chữ ký số.

Sự công nhận hợp đồng điện tử được quy định tại Điều 34, Luật Giao dịch điện tử 2005 như sau:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ bởi vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Hợp đồng điện tử có đủ giá trị pháp lý cần đảm bảo được các điều kiện được ghi trong các Luật và các văn bản hướng dẫn. Theo Khoản 1, Điều 9, Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy nếu đáp ứng được những điều kiện sau:

- Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trong hợp đồng trong quá trình gửi và lưu trữ.

- Công khai hợp đồng giữa các bên tham gia và cho phép các bên có quyền truy cập và chỉnh sửa nếu cần, kèm theo lịch sử các hoạt động thay đổi, đảm bảo tính minh bạch của hợp đồng điện tử.

Trong đó, yếu tố đảm bảo đủ tin cậy và tính toàn vẹn thông tin được thể hiện bởi việc hợp đồng sử dụng chữ ký số từ những đơn vị uy tín được chứng nhận bởi Trung tâm chứng thực điện tử Quốc gia, chữ ký số đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật và kỹ thuật và còn thời gian hiệu lực,...

3. Các cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

doanh nghiệp 2

Ký chữ ký số trên hợp đồng điện tử bằng công cụ gì?

3.1 Ký số cục bộ trên file PDF

Để thực hiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị các nội dung sau:

Chuẩn bị nội dung cần ký số
Chuẩn bị thiết bị ký số được cắm sẵn trên máy tính

Sử dụng một phần mềm đọc file PDF có tích hợp chức năng ký số, phổ biến nhất là Foxit Reader.

Sau khi xác nhận hợp đồng và ký số, doanh nghiệp (bên A) gửi lại hợp đồng đã ký cho đối tác (bên B) qua email để xác nhận và thực hiện ký tiếp.

Ký số cục bộ dù vẫn đảm bảo được giá trị pháp lý cho hợp đồng, tuy nhiên quy trình ký còn nhiều bất cập. Chính vì thế, sự ra đời của các phần mềm ký hợp đồng điện tử đã phần nào giải quyết được vấn đề trên.

3.2 Ký số qua phần mềm hợp đồng điện tử

Tại những doanh nghiệp lớn, với rất nhiều hợp đồng và giao dịch điện tử cần ký thì phương pháp ký số cục bộ và thủ công rất khó để quản lý và giao dịch hiệu quả.

Vì vậy, để đảm bảo quy trình ký hợp đồng diễn ra minh bạch, chuyên nghiệp và hạn chế xảy ra các vấn đề, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử từ các bên cung cấp dịch vụ.

Một số ưu điểm của phần mềm ký hợp đồng điện tử có thể kể đến như:

Quản lý, lưu trữ và tìm kiếm hợp đồng trên hệ thống dễ dàng.
Quy trình ký kết tiện lợi, chuyên nghiệp: trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp được rà soát, kiểm tra và phản hồi lại khi hợp đồng có vấn đề.
Thao tác đơn giản và hạn chế các sai sót dẫn đến phải sửa hợp đồng nhiều lần qua lại.

Trên đây là bài viết cung cấp thông tin về quan hệ giữa hợp đồng điện tử và chữ ký số cũng như hướng dẫn doanh nghiệp ký số trên hợp đồng điện tử được tổng hợp bởi ThaisonSoft.

Hiện tại, ThaisonSoft đang là nhà cung cấp của 2 dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA và phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về chữ ký số ECA và hợp đồng điện tử iContract xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN