Chữ ký số được sử dụng phổ biến tại các đơn vị doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi sử dụng chữ ký số cần tuân thủ quy định của Pháp luật nhằm đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử. Quy định quản lý chữ ký số doanh nghiệp cần nắm được.

Quy định quản lý chữ ký số.

1. Căn cứ pháp lý quản lý chữ ký số 

Hiện nay, có rất nhiều các văn bản pháp lý quy định về quản lý chữ ký số trong đó cần chú ý đến các văn bản pháp lý sau:

• Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
• Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 ngày hướng dẫn thực hiện Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT ngày 5/12/2019 quy định danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa;
• Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/1/2029 quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư;
• Luật Doanh nghiệp 2020 ngày 17/6/2020. 

2. Những quy định quản lý chữ ký số doanh nghiệp cần nắm được

Những quy định quản lý chữ ký số được ban hành nhằm đảm bảo việc sử dụng chữ ký số một cách hiệu quả và an toàn, tránh các rủi ro gây tranh chấp dẫn đến thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp. Đồng thời vận hành, quản lý theo quy tắc chung thống nhất tạo hiệu quả cao trong công việc. 

2.1 Quy định quản lý chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP

Nghị định 130/2018/NĐ-CP là một trong những văn bản pháp lý quan trọng quy định hầu hết các vấn đề liên quan đến chữ ký số trong giao dịch điện tử mà doanh nghiệp sử dụng.

1. Quy định tính pháp lý của chữ ký số và điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định tính pháp lý của chữ ký số. Theo đó, trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức hoặc cần văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu lần lượt là:

• Yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức đồng thời chữ ký số đó được đảm bảo an toàn. 
• Yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.

Tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số gồm: Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực đồng thời kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó; Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký; Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau cấp: 

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.

2. Quy định quyền và nghĩa vụ của thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số 

Tại Điều Điều 75, 76, 77 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định Quyền và nghĩa vụ của thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số. Theo đó đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Lưu trữ và sử dụng khóa bí mật của mình một cách an toàn, bí mật trong suốt thời gian chứng thư số của mình có hiệu lực và bị tạm dừng.
• Trong thời gian 24 giờ phải thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của mình nếu phát hiện thấy dấu hiệu khóa bí mật của mình đã bị lộ, bị đánh cắp hoặc sử dụng trái phép để có các biện pháp xử lý.
• Cá nhân, tổ chức sử dụng dịch vụ theo đúng phạm vi được quy định tại quy chế chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của mình.

Tại Điều 78 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số.

Tại Điều 79 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận thông điệp dữ liệu được ký số.

Quyền và nghĩa vụ của thuê bao khi sử dụng dịch vụ chữ ký số căn cứ theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Lưu ý: đối với doanh nghiệp sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam thực hiện theo quy định tại Điều Điều 43 đến Điều 51 Nghị định này. 

2.2 Quy định quản lý chữ ký số theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC

Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo quy định tại Điểm d, Khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC hóa đơn điện tử có thể phải sử dụng chữ ký số hoặc không sử dụng chữ ký số.

1. Trường hợp hóa đơn sử dụng chữ ký số cần đáp ứng quy định sau:

• Nếu người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; 
• Nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

2. Trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải sử dụng chữ ký số:

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua như:

• Hóa đơn tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân;
• Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ; 
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh;
• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên;
• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh;
• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không .

Lưu ý: Chi tiết quy định một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020. 

Quy định quản lý chữ ký số đối với hóa đơn, chứng từ.

2.3 Quy định về quản lý chữ ký số theo Luật Doanh nghiệp 2020

Tại Khoản 3, Điều 26, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

“3. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.”

Theo đó, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật:

• Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số
• Lựa chọn loại hình chữ số: Chữ ký số USB Token, chữ ký số Smart Card, chữ ký số HSM, chữ ký số từ xa.
• Lựa chọn chữ ký số an toàn và các thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử.

2.4 Quy định về quản lý chữ ký số theo Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT

Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT đưa ra danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa.

Theo đó, nhiều tiêu chuẩn được đưa ra đảm bảo chữ ký số an toàn, có thể sử dụng trong các giao dịch điện tử theo các nguyên tắc và quy định chung thống nhất. Các đối tượng áp dụng bao gồm: 

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; 
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng, 
• Tổ chức, cá nhân phát triển ứng dụng sử dụng chữ ký số, cung cấp giải pháp chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa,
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài có chứng thư số được Bộ Thông tin và Truyền thông công nhận tại Việt Nam cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa.

2.5 Quy định về quản lý chữ ký số theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV

Thông tư số 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư.

• Với người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

Tại Điều 12, Thông tư số 68/2019/TT-BTC quy định hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Theo đó chữ ký có vị trí là ký ở vị trí ký của người có thẩm quyền. Hình ảnh thể hiện chữ ký trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

• Với cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

Tại Điều 13, Thông tư số 68/2019/TT-BTC quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Cụ thể, vị trí  trùm lên 1/3 chữ ký người có thẩm quyền về phái bên trái. Hình ảnh con dấu màu đỏ có kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng (.png).

Trên đây là quy định quản lý chữ ký số doanh nghiệp cần nắm được nhằm đáp ứng các yêu cầu liên quan đến chữ ký số khi sử dụng trong giao dịch điện tử. Liên hệ đường dây nóng 1900.4767 hoặc 19004768 để được tư vấn và giải đáp quản lý sử dụng chữ ký số ECA