Nhằm hỗ trợ người nộp thuế thực hiện các thủ tục thuế nhanh chóng, an toàn và hợp pháp, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 19/2021/TT-BTC, hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng chữ ký số và xác thực giao dịch điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định, quy trình và cách thực hiện theo đúng hướng dẫn pháp luật hiện hành.

1. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số và xác thực giao dịch điện tử với người nộp thuế theo Thông tư 19/2021/TT-BTC

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 7, Thông tư 19/2021/TT-BTC, người nộp thuế phải dùng chữ ký số bằng chứng thư số quy định tại Khoản 1 và Điểm a, Điểm b, Khoản 2, Điều 7, Thông tư 19/2021/TT-BTC để ký trên các chứng từ điện tử của người nộp thuế khi giao dịch với Cơ quan thuế bằng phương thức điện tử. 

NNT Sử dụng chữ ký số để ký số trên các chứng từ điện tử. 

• Trường hợp người nộp thuế ủy quyền cho đại lý thuế thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế, đại lý thuế sẽ sử dụng chứng thư số do mình sở hữu để tiến hành ký trên các chứng từ điện tử thay mặt người nộp thuế khi thực hiện giao dịch với cơ quan thuế qua hình thức điện tử.
• Đối với cá nhân chưa được cấp chứng thư số nhưng có nhu cầu thực hiện giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế thì có thể xác thực qua một trong các hình thức dưới đây: 
• SMS OTP: Người nộp thuế có thể xác thực giao dịch điện tử thông qua mã OTP được gửi từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc hệ thống của các cơ quan liên quan. Mã này có thể được chuyển tới số điện thoại qua tin nhắn hoặc gửi đến địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Token OTP: Sử dụng mã xác thực được tạo ngẫu nhiên theo từng phút bởi một thiết bị chuyên dụng do cơ quan thuế hoặc đơn vị liên quan cung cấp.
• Smart OTP: Mã xác thực tự sinh sau mỗi khoảng thời gian nhất định, thông qua ứng dụng di động của cơ quan thuế hoặc đơn vị liên quan, cài đặt trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
• Xác thực sinh trắc học theo quy định của Nghị định 165/2018/NĐ-CP.
• Đối với tổ chức hoặc cá nhân thực hiện khai và nộp thuế thay cho tổ chức, cá nhân khác hoặc cho nhà thầu nước ngoài, việc ký chứng từ điện tử sẽ được thực hiện bằng chứng thư số của đơn vị hoặc cá nhân thực hiện khai/nộp thay khi thực hiện giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế.

2. Quy định về ký điện tử trên chứng từ điện tử của cơ quan thuế

Quy định về ký điện tử trên chứng từ điện tử của Cơ quan thuế như thế nào?

Theo quy định tại Khoản 5, Điều 7, Thông tư 19/2021/TT-BTC về ký điện tử trên chứng từ điện tử của Cơ quan thuế:

• Đối với các loại chứng từ điện tử là thông báo được hệ thống Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc hệ thống quản lý thuế của Tổng cục Thuế tự động khởi tạo và gửi đến người nộp thuế theo Điều 5, Thông tư 19/2021/TT-BTC, các chứng từ này sẽ được ký bằng chữ ký số nhân danh Tổng cục Thuế. Chữ ký số này do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
• Với các chứng từ điện tử do công chức thuế trực tiếp lập ra trên hệ thống quản lý thuế, theo quy trình nghiệp vụ và gửi đến người nộp thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (theo quy định tại Điều 5, Thông tư 19/2021/TT-BTC), các chứng từ này phải được sử dụng đồng thời chữ ký số nhân danh cơ quan thuế, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp và chữ ký số của công chức thuế, được cấp bởi Ban Cơ yếu Chính phủ.
• Tổng cục Thuế xây dựng hệ thống ký điện tử để quản lý chữ ký số đã cấp cho công chức thuế; quản lý quy trình ký điện tử theo đúng quy định, đảm bảo an toàn, bảo mật, đúng quy định.

3. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số trong giao dịch thuế điện tử

NNT cần lưu ý gì khi ký số trong các giao dịch thuế điện tử?

Việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch thuế đòi hỏi doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc để đảm bảo tính hợp lệ trong quá trình thực hiện nghĩa vụ với Cơ quan thuế:

Trước hết, doanh nghiệp cần kiểm tra hiệu lực của chứng thư số trước mỗi lần sử dụng. Nếu chứng thư số hết hạn hoặc bị thu hồi mà chưa được gia hạn kịp thời, các giao dịch nộp thuế sẽ bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến tiến độ kê khai và nộp hồ sơ.

Thứ hai, vấn đề bảo mật khi sử dụng chữ ký số là vô cùng quan trọng. Tuyệt đối không chia sẻ USB Token cho nhiều người hoặc sử dụng chung cho nhiều mục đích khác nhau nhằm tránh rủi ro bị đánh cắp thông tin hoặc bị giả mạo giao dịch.

Thứ ba, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi và gia hạn chữ ký số đúng thời hạn. Nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng quên gia hạn, dẫn đến không thể ký tờ khai thuế điện tử hoặc phát sinh lỗi trong quá trình nộp hồ sơ. 

Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi thông tin pháp lý như tên công ty, người đại diện theo pháp luật hoặc mã số thuế, cần cập nhật thông tin mới ngay với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng để được công nhận giá trị pháp lý. 

Cuối cùng, để việc ký điện tử được thực hiện trơn tru, doanh nghiệp nên sử dụng đúng trình duyệt được hệ thống thuế điện tử hỗ trợ và đảm bảo phần mềm ký số được cài đặt đúng cách và tương thích với hệ thống của Tổng cục Thuế.

Tóm lại, việc sử dụng chữ ký số và các phương thức xác thực giao dịch điện tử giúp người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ thuế nhanh chóng, chính xác và an toàn hơn. Hy vọng qua bài viết, độc giả đã nắm được những thông tin cần thiết để áp dụng hiệu quả trong quá trình kê khai, nộp thuế điện tử.

Nguyệt Nga