Giao dịch BHXH điện tử là giải pháp đang ngày càng trở nên phổ biến trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Việc chuyển đổi từ hình thức truyền thống sang trực tuyến không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giúp giảm thiểu sai sót khi thực hiện. Bài viết dưới đây sẽ giúp độc giả hiểu rõ hơn về giao dịch BHXH điện tử và cách đăng ký tài khoản BHXH điện tử nhanh chóng. 

1. Giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội là gì? 

Giao dịch BHXH điện tử là gì?

Hiểu đơn giản, giao dịch BHXH điện tử là việc thực hiện các thủ tục hành chính như: kê khai, nộp hồ sơ BHXH, nhận kết quả BHXH thông qua mạng internet và sử dụng chữ ký số thay cho việc nộp và nhận hồ sơ giấy trực tiếp tại Cơ quan BHXH. 

Theo quy định của pháp luật, các văn bản, tài liệu được thực hiện qua nền tảng điện tử và ký số đều được công nhận về mặt pháp lý, tương đương với các văn bản giấy truyền thống. Việc áp dụng này không chỉ tạo thuận lợi trong công tác quản lý, mà còn thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

Có nhiều đối tượng thực hiện giao dịch điện tử BHXH. 

Đối tượng thực hiện giao dịch điện tử BHXH: 

• Người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc: doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, nhóm hành chính - sự nghiệp. 
• Người lao động chỉ tham gia BHYT bắt buộc bao gồm: người nước ngoài và các đối tượng tương tự. 
• Trẻ em dưới 6 tuổi. 
• Học sinh, sinh viên.
• Tham gia BHYT của đối tượng tự đóng. 
• Tham gia BHYT được Nhà nước, ngân sách Nhà nước đóng. 
• Tham gia BHXH tự nguyện. 

2. Hướng dẫn đăng ký giao dịch điện tử BHXH với cá nhân có chứng thư số

Có 02 cách đăng ký giao dịch điện tử BHXH với cá nhân có chứng thư số là: đăng ký qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam và đăng ký qua Tổ chức IVAN. 

Có 2 cách đăng ký giao dịch điện tử BHXH với cá nhân có chứng thư số. 

2.1. Hướng dẫn đăng ký qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam

a) Đối với doanh nghiệp

Bước 1: Sau khi đã cài đặt phần mềm, đăng nhập vào công cụ hỗ trợ đăng ký tài khoản BHXH điện tử. 

Bước 2: Khai báo thông tin đăng ký tài khoản BHXH điện tử. 

Bước 3: Sử dụng chữ ký số để ký số. 

Bước 4: Kích hoạt tài khoản BHXH điện tử. 

b) Đối với người lao động

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin BHXH điện tử Việt Nam tại địa chỉ: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/. 

Bước 2: Chọn “Đăng ký” 

Bước 3: Chọn đối tượng đăng ký là “Cá nhân”. Sau đó, tải lên các thông tin cần thiết bao gồm: 01 ảnh chân dung có kích thước 4x6, 02 ảnh CCCD/Hộ chiếu 02 mặt, sau đó nhập các thông tin cần thiết:

• Họ và tên của cá nhân: Nhập bằng tiếng Việt có dấu, viết hoa ký tự đầu của mỗi chữ. 
• Mã số BHXH. 
• Số CCCD/Hộ chiếu: Nhập chính xác số CCCD hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng. 
• Địa chỉ liên hệ: Nhập đúng thông tin địa chỉ nơi bạn đang cư trú. 
• Số điện thoại: Nhập đúng số điện thoại đang sử dụng để nhận mã OTP xác thực. 
• Địa chỉ email: Nhập đúng thông tin địa chỉ email. 
• Đăng ký giao dịch tại: Chọn mục “Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam”. 
• Cơ quan BHXH tiếp nhận: nhấn “Chọn” để chọn cơ quan BHXH nơi cư trú. 
• Hình thức nộp hồ sơ: Chọn “Tại nơi tiếp nhận hồ sơ theo quy định của BHXH Việt Nam”. 

Bước 4: Nhập mã kiểm tra và chọn “Xác nhận” để hệ thống gửi mã OTP qua số điện thoại đã đăng ký. Chọn “Ghi nhận”, sau đó, hệ thống sẽ hiển thị thông tin đã đăng ký theo Mẫu 01 để người dùng kiểm tra và xác nhận. 

Bước 5: Đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm Công văn số 5236/VBHN-BLĐTBXH, sau đó, ký số và gửi đến Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam. 

Sau khi đã nhận được hồ sơ đăng ký, Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam sẽ xem xét. Sau đó,

• Trường hợp 1: Hồ sơ được chấp nhận: Thông tin về tài khoản giao dịch BHXH điện tử sẽ được gửi đến cá nhân thông qua email và tin nhắn đến số điện thoại đã đăng ký trong khoảng 15 phút sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ. Sau đó, cá nhân tiến hành đổi mật khẩu mặc định thành mật khẩu cá nhân và thay đổi mật khẩu ít nhất mỗi 6 tháng để đảm bảo an toàn cho tài khoản. 
• Trường hợp 2: Hồ sơ không được chấp nhận: Cổng dịch vụ công sẽ gửi thông báo về qua email và tin nhắn cho người dân trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được hồ sơ. Dựa trên lý do hồ sơ bị từ chối, người dùng có thể điều chỉnh để nộp lại hồ sơ hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH gần nhất hoặc gọi tổng đài 19009068 để được hỗ trợ. 

2.2. Đăng ký trực tiếp qua tổ chức I-VAN

Khi đăng ký sử dụng dịch vụ giao dịch điện tử BHXH qua các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN, doanh nghiệp cần lưu ý rằng mỗi nhà cung cấp có thể cung cấp phần mềm hỗ trợ và hướng dẫn đăng ký khác nhau. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là đơn vị phải thực hiện đầy đủ các bước đăng ký một cách chính xác và cẩn thận để đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra suôn sẻ.

Trước khi đăng ký dịch vụ của bất kỳ nhà cung cấp I-VAN nào, đơn vị sử dụng lao động cần phải hủy đăng ký dịch vụ trên cổng thông tin BHXH hiện tại. Đây là bước cần thiết để đảm bảo rằng đơn vị chỉ sử dụng một phương thức giao dịch điện tử duy nhất tại một thời điểm, tránh tình trạng trùng lặp hoặc nhầm lẫn trong quá trình đăng ký và sử dụng dịch vụ.

Việc này không chỉ giúp duy trì tính nhất quán trong quá trình giao dịch mà còn đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng dịch vụ giao dịch điện tử BHXH, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác của các thông tin đã đăng ký.

Trên đây là một số thông tin về giao dịch BHXH điện tử và hướng dẫn cách đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử. Hy vọng bài viết đã cung cấp nhiều kiến thức hữu ích cho quý độc giả.

Nguyệt Nga