Chứng thư số là một loại “giấy tờ” có vai trò vô cùng quan trọng đối với các cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức trong các hoạt động giao dịch điện tử. Việc nắm bắt thông tin, hiểu rõ về ứng dụng và các quy định của chứng thư số là điều mọi doanh nghiệp cần phải biết. 

1. Thông tin doanh nghiệp cần biết về chứng thư số

Thông tin đầu tiên và quan trọng nhất dành cho doanh nghiệp lần đầu tìm hiểu là khái niệm về chứng thư số. Vậy chứng thư số được quy định như thế nào theo pháp luật hiện hành tại Việt Nam?

Chứng thư số là gì?

1.1 Chứng thư số là gì

Chứng thư số được coi là căn cước của một cá nhân, tổ chức trên không gian giao dịch điện tử và được cấp bởi 1 tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Các thông tin quy định về chứng thư số đã được Chính phủ ban hành trong Nghị định 130/2018/NĐ-CP vào ngày 27 tháng 9 năm 2018.

Tại Khoản 7, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP đưa ra khái niệm về chứng thư số như sau: 

“"Chứng thư số" là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng”.

Bên cạnh đó, Nghị định này cũng đưa ra một số định nghĩa liên quan về chứng thư số bao gồm:

• “Chứng thư số có hiệu lực” là chứng thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc bị thu hồi.
• “Chứng thư số công cộng” là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp.
• "Chứng thư số nước ngoài" là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp.

Đây cũng là một số khái niệm cơ bản giúp doanh nghiệp sử dụng có được nhận thức đúng đắn và đầy đủ về chứng thư số.

1.2 Ứng dụng của chứng thư số

Ngoài chức năng cơ bản giống như một căn cước điện tử của doanh nghiệp, chứng thư số còn có nhiều chức năng kỹ thuật trong các hoạt động trên môi trường điện tử:

• Xác minh danh tính của người sử dụng chữ ký số khi đăng nhập vào một hệ thống mới.
• Hỗ trợ ký số các loại văn bản, tài liệu, hợp đồng, hóa đơn,… dưới file doc, pdf hoặc một tệp tài liệu.
• Mã hóa thông tin để đảm bảo bí mật giữa người gửi và người nhận thông qua mạng internet.
• Thực hiện các kênh liên lạc trao đổi thông tin bí mật với các thực thể khác trên mạng, ví dụ như thực hiện kênh liên lạc bí mật giữa người dùng với webserver.

1.3 Nội dung của chứng thư số

Quy định nội dung của chứng thư số.

Doanh nghiệp tham khảo một số trường thông tin trên chứng thư số được quy định trong bảng PHỤ LỤC II: QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI TRƯỜNG THÔNG TIN TRÊN CHỨNG THƯ SỐ CỦA THUÊ BAO (Kèm theo Thông tư số 04/2019/TT-BTTTT) như sau:

– Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

– Tên của thuê bao;

– Số hiệu chứng thư số;

– Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số;

– Khóa công khai của thuê bao;

– Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

– Thuật toán mật mã;

– Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông;

2. Hướng dẫn đăng ký chứng thư số

Để sở hữu chứng thư số, cá nhân hoặc tổ chức trước tiên cần đăng ký chữ ký số với một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Sau khi đăng ký thành công và được cấp chứng thư số, tổ chức hay cá nhân sẽ là chủ thể của chứng thư số. Các thông tin liên quan đến chủ thể chứng thư số có thể hiển thị công khai và dùng để đối chiếu, xác minh danh tính khi ký chữ ký số.

2.1 Cơ quan, tổ chức nào cung cấp chứng thư số

Có nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và cung cấp chứng thư số. Tuy nhiên mỗi tổ chức dưới đây sẽ có nhiệm vụ cung cấp chứng thư số cho một số đối tượng khác nhau.

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia

Tổ chức chứng thực chữ ký số quốc gia là duy nhất và cung cấp dịch vụ chứng thực cho các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng. Ban Cơ yếu Chính phủ thành lập và duy trì hoạt động của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị.

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

Nghị định 130/2018/NĐ-CP giải thích: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động công cộng. Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là hoạt động kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật.

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ là một loại hình tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các cơ quan Đảng, Nhà nước.

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ là tổ chức trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ, cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ cho các cơ quan Đảng và Nhà nước.

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức. Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.

2.2 Các bước đăng ký chứng thư số cho doanh nghiệp

Thủ tục cấp chứng thư số.

Sau khi nắm được các thông tin cần thiết, doanh nghiệp có thể tự đăng ký chứng thư số chỉ với 4 bước sau đây.

• 01 Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.
• 01 Bản sao CMND/Căn cước hoặc hộ chiếu người đại diện pháp lý của doanh nghiệp.
• Nếu trong trường hợp uỷ quyền cho người khác thực hiện đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm giấy uỷ quyền và CMND/Căn cước hoặc hộ chiếu của người được uỷ quyền đăng ký.
• Đơn đề nghị cấp chứng thư số – mẫu số 4 ban hành kèm theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15 tháng 11 năm 2018.

Bước 2: Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần liên hệ và gửi hồ sơ đăng ký chứng thư số tới một tổ chức chứng thực chữ ký số. Doanh nghiệp chọn gói dịch vụ chữ ký số có thời hạn phù hợp với nhu cầu để đăng ký.

Bước 3: Tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng sẽ tiến hành cấp phát chứng thư số cho doanh nghiệp.

Bước 4: Doanh nghiệp sẽ được nhận USB token từ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Nhân viên hỗ trợ từ nhà cung cấp sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện cài đặt và sử dụng chữ ký số. Doanh nghiệp thực hiện kiểm tra lại các thông tin và ký biên bản hợp đồng thanh toán để hoàn tất đăng ký chữ ký số.

3. ECA dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng uy tín

Dịch vụ cấp chứng thực chứng thư số cho doanh nghiệp.

Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA là sản phẩm của công ty PTCN Thái Sơn - đơn vị đã có 20 năm kinh nghiệm cung cấp các sản phẩm trong lĩnh vực hành chính công cho hơn 100.000 doanh nghiệp. ECA đã được cấp phép cung cấp dịch vụ bởi Bộ TTTT và Trung tâm chứng thực điện tử Quốc gia.

Doanh nghiệp có thể đăng ký hoặc gia hạn chứng thư số thông qua dịch vụ của ECA với thủ tục nhanh gọn, chi phí hợp lý và được hỗ trợ tận tình trong quá trình sử dụng. Quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://eca.com.vn/