Chữ ký số là công cụ không thể thiếu mà mỗi hộ kinh doanh cần trang bị để thực hiện các thủ tục về hoá đơn, dịch vụ công. Trong bài viết này, ECA sẽ giúp hộ kinh doanh nắm được những tiêu chí lựa chọn chữ ký số phù hợp và kinh tế nhất.

1. Tại sao hộ kinh doanh cần chữ ký số?

Hộ kinh doanh cần dùng chữ ký số cho hoạt động nào?

Từ khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP được đưa vào áp dụng, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và kê khai thuế qua mạng. Chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với hộ kinh doanh do là yêu cầu bắt buộc khi thực hiện các thủ tục trên. 

Bên cạnh việc xuất hoá đơn và kê khai thuế, hộ kinh doanh có thể cần thực hiện các thủ tục hành chính, ký kết hợp đồng từ xa trong thời đại số. Thay vì in ấn, ký tay rồi gửi trực tiếp, giờ đây mọi thứ có thể thực hiện online chỉ với vài thao tác – nhanh hơn, gọn hơn và vẫn đảm bảo giá trị pháp lý.

Tuy nhiên, trên thị trường hiện có nhiều loại chữ ký số khác nhau, mỗi loại lại phù hợp với đối tượng sử dụng riêng. Câu hỏi đặt ra là: Hộ kinh doanh nên chọn loại chữ ký số nào để vừa dễ sử dụng, vừa tiết kiệm mà vẫn đảm bảo tính pháp lý?

2. Tổng quan các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

Chữ ký số là công cụ bảo mật cho các tài liệu điện tử, được hoạt động với cơ chế mã hoá bất đối xứng. Khi ký chữ ký số, tài liệu được bảo mật, không thể bị thay đổi và có giá trị pháp lý như chữ ký tay trong hầu hết các trường hợp. 

Hiện tại, trên thị trường có ba loại chữ ký số phổ biến nhất, mỗi loại có đặc điểm và cách sử dụng riêng.

Tìm hiểu các loại chữ ký số.

2.1 Chữ ký số USB Token

Đây là loại chữ ký số phổ biến nhất với cá nhân và hộ kinh doanh. USB Token là một thiết bị nhỏ gọn giống như USB thông thường, chứa chứng thư số của người dùng. Khi cần ký văn bản điện tử, người dùng chỉ cần cắm USB vào máy tính và thao tác qua phần mềm.

• Ưu điểm: Đơn giản, dễ dùng, giá rẻ, không phụ thuộc vào kết nối internet khi ký.
• Nhược điểm: Chữ ký số USB Token có tốc độ ký không cao, không thể phân quyền cho nhiều người ký

2.2 Chữ ký số di động (Mobile CA)

Chữ ký số này hoạt động qua app cài trên điện thoại thông qua hệ thống đám mây của đơn vị cung cấp. Khi ký, hệ thống sẽ gửi thông báo hoặc mã OTP về điện thoại để xác thực và hoàn tất việc ký.

• Ưu điểm: có thể ký từ xa, tiện lợi với người thường xuyên di chuyển.
• Nhược điểm: giá thành cao, cần kết nối internet, thao tác cài đặt ban đầu có thể gây khó khăn cho người không rành công nghệ và có nguy cơ về bảo mật khi điện thoại bị mất, hack hoặc nhiễm virus.

2.3 HSM (Hardware Security Module)

Đây là hệ thống chữ ký số dạng server, thường được tích hợp vào hạ tầng CNTT của doanh nghiệp. HSM cho phép ký tập trung, quản lý nhiều người dùng trong cùng một tổ chức.

• Ưu điểm: bảo mật cao, quản trị tập trung.
• Nhược điểm: chi phí đầu tư lớn, cần hệ thống kỹ thuật, không phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

3. Tiêu chí chọn chữ ký số cho hộ kinh doanh

3 tiêu chí hộ kinh doanh nên cân nhắc để chọn chữ ký số.

Với quy mô nhỏ, ngân sách hạn chế và nhu cầu sử dụng không quá phức tạp, hộ kinh doanh cần cân nhắc kỹ các tiêu chí sau trước khi chọn mua.

3.1. Đơn giản – dễ sử dụng

Phần lớn hộ kinh doanh không có bộ phận IT riêng. Việc cài đặt và sử dụng chữ ký số cần càng đơn giản càng tốt. Giải pháp lý tưởng là loại chữ ký số có thể dùng ngay sau khi cắm thiết bị, không cần thao tác rườm rà.

3.2. Chi phí hợp lý

Hộ kinh doanh cần cân đối chi tiêu, đặc biệt là với những hộ mới khởi sự hoặc chỉ có nhu cầu ký số vài lần mỗi tháng. Chữ ký số có giá thành hợp lý, không thu phí định kỳ cao, sẽ giúp giảm gánh nặng tài chính.

3.3. Không yêu cầu hạ tầng kỹ thuật phức tạp

Nhiều hộ kinh doanh chỉ dùng một máy tính để kê khai thuế, xuất hóa đơn hoặc làm các thủ tục online. Việc chọn giải pháp đòi hỏi cài đặt hệ thống, quản lý server, hoặc phụ thuộc vào kết nối internet sẽ gây phiền toái không cần thiết.

Như vậy, theo 3 tiêu chí chữ ký số phù hợp với hộ kinh doanh thì chữ ký số USB Token là loại có chi phí dễ tiếp cận, sử dụng đơn giản nhất. Với quy mô nhỏ và không sử dụng chữ ký số quá nhiều, những nhược điểm của chữ ký số USB Token không hề ảnh hưởng tới hoạt động của hộ.

Để được tư vấn cụ thể về chữ ký số USB Token, hộ kinh doanh có thể liên hệ Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA - đơn vị uy tín được cấp phép bởi bộ Thông tin và Truyền thông. Bên cạnh việc cung cấp chữ ký số. ECA sẽ có chuyên gia phần mềm hỗ trợ quý khách toàn bộ khâu thiết lập và 24/7 trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ. 

Quý khách có nhu cầu, xin vui lòng liên hệ ECA theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng