Hiện nay, ngoài việc đăng ký thành lập hộ kinh doanh trực tiếp tại cơ quan hành chính, người dân có thể thực hiện thủ tục này dễ dàng qua kênh dịch vụ công online với chữ ký số công cộng. Chi tiết các bước đăng ký hộ kinh doanh online bằng chữ ký số sẽ được ECA hướng dẫn qua bài viết dưới đây.

1. Điều kiện thành lập hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cần đáp ứng điều kiện gì để được đăng ký?

Theo Điều 82, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể, hộ kinh doanh cần đáp ứng các điều kiện sau:

(1). Ngành, nghề kinh doanh không vi phạm các quy định của pháp luật về cấm đầu tư kinh doanh.

(2). Tên của hộ kinh doanh phải tuân thủ các quy định sau:

• Bắt buộc có hai thành tố: “Hộ kinh doanh + Tên hộ kinh doanh”.
• Tên hộ kinh doanh chỉ sử dụng chữ cái tiếng Việt kèm theo F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu đi kèm.
• Không sử dụng các cụm từ như “Công ty”, “Doanh nghiệp”.
• Không sử dụng ngôn ngữ vi phạm truyền thống, lịch sử, văn hoá, thuần phong mỹ tục.
• Tên hộ kinh doanh không trùng với tên của các hộ kinh doanh khác trong cùng huyện.

(3). Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải đầy đủ và hợp lệ theo quy định của nhà nước

(4). Nộp lệ phí đăng ký hộ kinh doanh theo quy định của nhà nước.

2. Thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh online bằng chữ ký số

Các bước đăng ký hộ kinh doanh online bằng chữ ký số.

Để đăng ký thành lập hộ kinh doanh online, quý khách cần chuẩn bị đủ hồ sơ theo quy định, kèm chữ ký số đang hoạt động và thiết bị máy tính đăng ký có kết nối internet.

2.1 Hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh

Căn cứ Khoản 2, Điều 87 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;
• Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;
• Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh.

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ yêu cầu, hộ kinh doanh tiến hành đăng ký trực tuyến hoặc tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện.

2.2 Các bước đăng ký hộ kinh doanh online bằng chữ ký số

Trình tự các bước thực hiện nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh như sau:

Bước 1: Truy cập vào đường link: “http://hokinhdoanh.dkkd.gov.vn”

Chọn “Đăng nhập” ở góc phải màn hình

Bước 2: Chọn tài khoản đăng nhập “Tài khoản cấp bởi dịch vụ công quốc gia”

Sau khi đăng nhập, quý khách chọn đăng ký tài khoản kinh doanh hoặc liên kết với tài khoản đăng ký kinh doanh đã có

Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công

- Chọn “Đăng ký hộ kinh doanh” để đăng ký thành lập mới hộ kinh doanh.

Bước 4: Chọn “Thành lập mới hộ kinh doanh/địa điểm kinh doanh” và nhấn “Tiếp theo”

Bước 5: Xác nhận thông tin đăng ký

- Màn hình sẽ hiển thị thông tin người sử dụng đã điền về loại hình đăng ký. 

- Nhấn nút “Bắt đầu” để tiếp tục đăng ký hoặc “Trở về” để quay về màn hình trước => Trạng thái của hồ sơ chuyển thành “Đã lưu”

Bước 6: Chọn loại hình đăng ký hộ kinh doanh.

Bước 7: Nhập các thông tin từ hồ sơ đăng ký thành lập mới vào các khối thông tin tương ứng trong các khối dữ liệu trên màn hình (tương ứng với nội dung Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh và các biểu mẫu kèm theo).

Bước 8: Chỉ định người ký xác thực hộ kinh doanh

• Nhập email đăng ký và nhấn “Tìm kiếm” để điền thông tin trên hệ thống

Chọn người ký và chức vụ trong hộ kinh doanh

Bước 9: Kiểm tra thông tin hồ sơ

Nhấn nút “Kiểm tra thông tin” để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu; 

Hệ thống sẽ hiển thị các cảnh báo lỗi nếu thông tin đã nhập chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác;

Sau khi sửa lỗi, nhấn nút “Đóng báo cáo KT thông tin” để đóng các cảnh báo lỗi; 

Nhấn nút “Kiểm tra thông tin” để kiểm tra lại thông tin hồ sơ. Nếu không còn cảnh báo lỗi, thực hiện tiếp các bước tiếp theo.  Nếu còn cảnh báo lỗi, thực hiện lại các bước trên.

Bước 10: Bổ sung các văn bản, tài liệu đính kèm đáp ứng điều kiện sau:

• Tài liệu được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy; 
• Định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”; 
• Văn bản thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định); 
• Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy; 
• Dung lượng không quá 15Mb  

Màn hình danh sách các tài liệu đính kèm như hình dưới

Bước 11: Xác nhận chuẩn bị hồ sơ

Sau khi điền đầy đủ thông tin của hồ sơ, nhấn nút “Chuẩn bị”; nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định, Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ. Người nộp hồ sơ phải chỉnh sửa và chuẩn bị lại hồ sơ.

Hệ thống tự động chọn Phòng Tài chính – Kế hoạch để xử lý hồ sơ căn cứ vào quận/huyện của địa chỉ trụ sở chính hộ kinh doanh đã nhập tại bước nhập thông tin. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhấn nút “Xác nhận” để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ. 

Hệ thống tạo mã số tham chiếu của hồ sơ có dạng như sau: OH-xxxxxxx/xx, ví dụ: OH-0000344/23. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” và không thể chỉnh sửa được thông tin. 

Bước 12: Ký số hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh

Để tiến hành ký số/xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, cá nhân chịu trách nhiệm ký xác thực hồ sơ mở hồ sơ cần ký, nhấn nút “Ký số” để tiến hành ký số/xác thực.  

Với trường hợp hồ sơ dùng chữ ký số công cộng, cá nhân chịu trách nhiệm ký xác thực hồ sơ thực hiện các bước sau: 

- Cắm USB token vào ổ cắm USB của máy tính; 

- Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”; 

- Nhấn nút “Xác nhận”

- Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ sẽ chọn chữ ký số công cộng dùng để ký xác thực hồ sơ; 

- Nhấn nút “Ký số”; 

● Nhập mã PIN; 

● Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút “Đóng”. 

Bước 13: Thanh toán và hoàn tất

Sau khi người nộp hồ sơ hoàn thành việc thanh toán, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký hộ kinh doanh quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Tài chính – Kế hoạch tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. 

Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký hộ kinh doanh quốc gia. 

Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị bản in Giấy biên nhận trong tài khoản của người nộp hồ sơ. 

Tại mục Danh sách các thông báo từ cơ quan đăng ký kinh doanh, người sử dụng Nhấn nút “In” để xem và tải bản in Giấy biên nhận. 

3. Hình thức hộ kinh doanh phù hợp với đối tượng đăng ký nào?

Hộ kinh doanh cá thể là một loại hình doanh nghiệp được sở hữu và điều hành bởi một cá nhân và trong đó không có sự phân biệt pháp lý giữa chủ sở hữu và thực thể kinh doanh.

Dựa vào Chương VIII Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định thì hộ kinh doanh gồm những đặc điểm sau:

- Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân như đa phần các loại hình doanh nghiệp khác;

- Đăng ký hộ kinh doanh cá thể là hộ gia đình hoặc cá nhân, nhưng các thành viên của hộ kinh doanh đều là người Việt Nam;

- Hộ kinh doanh được phép kinh doanh tại nhiều địa điểm nhưng phải đăng ký một địa điểm làm trụ sở chính;

- Hộ kinh doanh không bị giới hạn việc sử dụng lao động.

- Hộ kinh doanh có thể thuê người quản lý hoạt động kinh doanh.

- Hộ kinh doanh phải nộp các loại thuế sau: Thuế giá trị gia tăng, Thuế thu nhập cá nhân, Lệ phí môn bài.

- Hộ kinh doanh không được phép sử dụng hoá đơn đỏ (hoá đơn VAT).

Do đó, hình thức đăng ký hộ kinh doanh được áp dụng cho những cá nhân, hộ gia đình kinh doanh với số vốn và quy mô nhân sự ít, tổ chức đơn giản.

Để thực hiện các thủ tục hành chính công trực tuyến như đăng ký thành lập, kê khai thuế và bảo hiểm xã hội, hộ kinh doanh cần trang bị chữ ký số công cộng ngay hôm nay. 

Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA là đơn vị uy tín, được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số bởi Bộ Thông tin và Truyền thông. Để được tư vấn và đăng ký trải nghiệm chữ ký số, quý khách vui lòng liên hệ với ECA theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng