Chữ ký số là công cụ xác thực được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử. Thực tế này đặt ra câu hỏi: Chữ ký số có thể hoàn toàn thay thế chữ ký tay được không? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào có thể dùng chữ ký số thay cho chữ ký tay và khi nào vẫn cần đến chữ ký tay truyền thống.

1. Đặc điểm của chữ ký tay

Chữ ký tay là dấu hiệu cá nhân dưới dạng chữ viết hoặc ký hiệu riêng mà một người sử dụng để xác nhận danh tính, đồng ý với nội dung của một tài liệu hoặc cam kết thực hiện một nghĩa vụ pháp lý nào đó.

Trong pháp luật Việt Nam, chữ ký tay được thừa nhận rộng rãi như một hình thức xác thực hợp pháp trong các giao dịch dân sự, thương mại, và hành chính. Một chữ ký tay hợp lệ thường cần đảm bảo các yếu tố:

• Do chính chủ thể ký trực tiếp.
• Thể hiện ý chí tự nguyện.
• Không có dấu hiệu giả mạo hoặc ép buộc.

2. Đặc điểm của chữ ký số

Chữ ký số có đặc điểm gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp mã hóa dữ liệu. Nó đóng vai trò xác thực danh tính người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử.

Về bản chất, chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa bất đối xứng. Các yếu tố cấu thành chữ ký số cơ bản gồm:

• Khóa bí mật (Private Key): Người ký giữ bí mật, dùng để ký.
• Khóa công khai (Public Key): Dùng để xác minh chữ ký.
• Chứng thư số: Được cấp bởi tổ chức chứng thực số (CA), xác nhận danh tính chủ sở hữu khóa.

Chữ ký số sở hữu nhiều ưu điểm so với chữ ký tay truyền thống như:

• Khó bị giả mạo nhờ công nghệ mã hóa hiện đại.
• Có thể kiểm tra rõ ràng danh tính người ký và tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Cho phép ký kết văn bản ở bất kỳ đâu, không cần gặp trực tiếp.
• Giảm thiểu việc in ấn, chuyển phát giấy tờ.

Nhờ những ưu điểm vượt trội này, chữ ký số đã trở thành một phần không thể thiếu trong các hoạt động giao dịch điện tử.

3. Chữ ký số có thay thế được chữ ký tay không?

Về mặt pháp luật, chữ ký số có thể thay thế chữ ký tay nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Nhà nước Việt Nam.

Chữ ký số thay thế được chữ ký tay nếu đáp ứng các điều kiện.

Căn cứ Điều 21, Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định:
Chữ ký điện tử có giá trị như chữ ký tay nếu:

• Phương pháp tạo chữ ký điện tử đủ khả năng xác định người ký.
• Phương pháp này đảm bảo nội dung dữ liệu không bị thay đổi sau khi ký.

Đồng thời, theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số:
Chữ ký số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực số (CA) được nhà nước cấp phép sẽ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.

Như vậy, điều kiện để chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay:

• Chữ ký số phải được tạo ra trong môi trường an toàn: Khóa bí mật được bảo vệ nghiêm ngặt, không bị lộ.
• Có chứng thư số hợp lệ: Chứng nhận bởi tổ chức CA được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
• Phải đúng quy trình ký và xác thực: Văn bản ký số phải giữ được tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa sau khi ký.

4. Khi nào không thể thay thế chữ ký tay bằng chữ ký số?

Một số trường hợp pháp luật quy định phải dùng chữ ký tay.

Dù chữ ký số đã được pháp luật công nhận và sử dụng rộng rãi, không phải lúc nào cũng có thể thay thế hoàn toàn chữ ký tay. Có những trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng chữ ký tay trực tiếp, cụ thể như:

4.1. Các văn bản cần công chứng, chứng thực bắt buộc

Các loại giấy tờ như hợp đồng mua bán nhà đất, di chúc, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng thế chấp tài sản,... thường đòi hỏi phải có chữ ký tay trước mặt công chứng viên.

4.2. Giao dịch liên quan đến quyền nhân thân

Các giấy tờ liên quan đến quyền nhân thân như: giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử hiện nay vẫn yêu cầu chữ ký tay và không được phép thực hiện hoàn toàn bằng chữ ký số.

4.3. Các văn bản có yêu cầu hình thức riêng theo luật chuyên ngành

Một số luật chuyên ngành (ví dụ: Luật Công chứng, Luật Đất đai) có quy định rõ ràng về việc ký trực tiếp bằng tay, không chấp nhận hình thức điện tử.

Ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải được ký tay trước công chứng viên.

4.4. Các yêu cầu từ đối tác hoặc quy định nội bộ

Trong thực tế, một số đối tác, ngân hàng, hoặc tổ chức có quy định nội bộ yêu cầu ký tay cho các giấy tờ quan trọng như: hợp đồng tín dụng, cam kết bảo lãnh, giấy nhận nợ.

Như vậy, mặc dù ứng dụng của chữ ký số là rất rộng nhưng trong một vài trường hợp đặc biệt, người ký vẫn phải sử dụng chữ ký tay.

Trong các hoạt động của doanh nghiệp như ký hợp đồng, tài liệu nội bộ hoặc kê khai thuế, hải quan, BHXH chữ ký số đều có thể sử dụng. Ứng dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, thời gian và rút ngắn các công đoạn thực hiện để tối ưu hiệu suất công việc.

Để trang bị chữ ký số phục vụ hoạt động doanh nghiệp, Quý khách có thể liên hệ với Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA theo hotline 24/7:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng