Chữ ký số ngày càng trở thành công cụ quan trọng đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân khi thực hiện các giao dịch điện tử. Tuy nhiên, giữa nhiều đơn vị cung cấp trên thị trường, mua chữ ký số uy tín ở đâu, lựa chọn nhà cung cấp theo tiêu chí nào để vừa bảo đảm giá trị pháp lý, vừa đáp ứng nhu cầu sử dụng lâu dài? Đây là vấn đề người dùng cần tìm hiểu kỹ trước khi đăng ký dịch vụ. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng ECA khám phá những tiêu chí quan trọng và kinh nghiệm lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số phù hợp.

1. Tiêu chí chọn mua chữ ký số uy tín

Hiện tại ở thị trường Việt Nam đã có rất nhiều đơn vị cung cấp các giải pháp chữ ký số điện tử. Với các doanh nghiệp lần đầu sử dụng, muốn tìm hiểu và mua chữ ký số uy tín thì cần xem xét một số tiêu chí sau đây. 

1.1 Mua chữ ký số uy tín của nhà cung cấp lớn, được cấp phép bởi BTTTT

Chữ ký số hay chữ ký điện tử là sản phẩm tương đối mới tại nước ta trong những năm gần đây. Vì thế khi cân nhắc việc chọn mua chữ ký số uy tín, doanh nghiệp có thể tham khảo những nhà cung cấp lâu năm và đã được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.

Đây là những nhà cung cấp đã có kinh nghiệm triển khai dịch vụ công cho nhiều khách hàng, sở hữu đội ngũ nhân viên và nền tảng công nghệ vững chắc. Vì vậy, các sản phẩm như chữ ký số được phát hành bởi những công ty này sẽ đảm bảo những tiêu chuẩn về pháp lý, công nghệ và hỗ trợ trong quá trình sử dụng.

1.2 Sở hữu nền tảng công nghệ và bảo mật tốt

Thông tư 16/2019/TT-BTTTT ban hành ngày 5/12/2019 quy định danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa. 

Thông tư này của Bộ Thông tin và Truyền thông đã nêu ra 7 tiêu chuẩn bắt buộc phải có của một đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số khi đưa vào hoạt động mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa như sau:

• “Tiêu chuẩn mật mã và chữ ký số
• Tiêu chuẩn thông tin dữ liệu
• Tiêu chuẩn chính sách và quy chế chứng thực chữ ký số
• Tiêu chuẩn giao thức lưu trữ và truy xuất chứng thư số
• Tiêu chuẩn kiểm tra trạng thái chứng thư số
• Tiêu chuẩn bảo mật cho HSM quản lý khóa bí mật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Tiêu chuẩn hệ thống thiết bị quản lý khóa bí mật, chứng thư số và tạo chữ ký số của khách hàng”.

Để chọn mua chữ ký số uy tín, doanh nghiệp cần xem xét kỹ những tiêu chuẩn này, sau đó kiểm tra xem liệu nhà cung cấp chữ ký số có đáp ứng được những điều kiện cơ bản về tiêu chuẩn kỹ thuật hay không. 

1.3 Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp

Trong quá trình sử dụng phần mềm phục vụ hoạt động kinh doanh, việc xảy ra những sự cố nhỏ là điều khó tránh khỏi. Để hạn chế những rủi ro gây gián đoạn và ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp, thì sự hỗ trợ và xử lý vấn đề kịp thời là rất cần thiết. 

Chính vì lý do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến yếu tố dịch vụ chăm sóc khách hàng khi chọn mua chữ ký số uy tín. Vậy thế nào là một nhà cung cấp chữ ký số uy tín và có dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp?

• Thứ nhất: Đội ngũ nhân viên chăm sóc có chuyên môn và nghiệp vụ tốt, có thể ứng biến và xử lý nhanh các vấn đề khách hàng gặp phải khi sử dụng chữ ký số.
• Thứ hai: Hỗ trợ mọi lúc mọi nơi. Việc vấn đề phát sinh thường khó lường trước và không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể tự giải quyết. Do đó, một nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín sẽ cần sở hữu đội ngũ chăm sóc sẵn sàng phục vụ online từ xa, hoạt động 24/7.
• Thứ ba: Đồng hành lâu dài trong suốt quá trình sử dụng, hỗ trợ gia hạn nhanh chóng.

Vậy sản phẩm chữ ký số nào trên thị trường sẽ đáp ứng đầy đủ các tiêu chí nêu trên? ECA - dịch vụ chữ ký số được nghiên cứu bởi công ty PTCN Thái Sơn. ThaisonSoft là đơn vị uy tín sở hữu nhiều sản phẩm được tin dùng bởi hơn 100.000+ khách hàng trong nước.

2. Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA 

Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA đáp ứng đầy đủ về các tiêu chuẩn Chữ ký số công cộng theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông và Trung tâm Chứng thực Chữ ký số quốc gia theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Thông tư số 133/2017/TT-BTC.

2.1 Ưu điểm nổi bật của ECA

Sản phẩm dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA là giải pháp chữ ký số uy tín mà doanh nghiệp đang tìm kiếm khi sở hữu những ưu điểm nổi bật sau:

• Sản phẩm được bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
• Phát triển và vận hành theo tiêu chuẩn công nghệ ISO/IEC 27001:2013.
• Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7, với 4 trung tâm trên toàn quốc. Sở hữu đội ngũ chuyên gia cntt dày dặn kinh nghiệm
• Thủ tục đăng ký nhanh chóng, sử dụng dễ dàng. Hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng.

2.2 Những loại chứng từ có thể ký số bằng ECA

Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA hiện nay đã hỗ trợ đa dạng các hợp đồng, giao dịch điện tử phổ biến của doanh nghiệp như:

– Kê khai thuế điện tử

– Hóa đơn điện tử

– Khai hồ sơ BHXH điện tử

– Khai báo Thống kê điện tử

– Nộp thuế điện tử

– Dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước

– Kê khai Hải quan điện tử

– Giao dịch ngân hàng điện tử

– Đăng ký doanh nghiệp

– Giao dịch thương mại điện tử

– Ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, văn bản điện tử

– Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: Phiếu tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, báo cáo quản trị

3. Kinh nghiệm lựa chọn chữ ký số phù hợp và uy tín

Để lựa chọn chữ ký số phù hợp, người dùng không nên chỉ quan tâm đến giá thành mà cần cân nhắc đồng thời nhu cầu sử dụng, tính pháp lý, mức độ bảo mật và chất lượng dịch vụ. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân đưa ra quyết định hiệu quả.

a. Xác định rõ nhu cầu sử dụng

Trước khi đăng ký, hãy xác định chữ ký số được sử dụng để kê khai thuế, nộp thuế điện tử, giao dịch bảo hiểm xã hội, khai báo hải quan, ký hóa đơn điện tử hay ký hợp đồng điện tử. Việc xác định đúng mục đích giúp lựa chọn loại chữ ký số và gói dịch vụ đáp ứng yêu cầu thực tế, tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

b. Ưu tiên nhà cung cấp có tư cách pháp lý rõ ràng

Hãy kiểm tra thông tin pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và xác minh phạm vi hoạt động theo quy định hiện hành. Nếu đăng ký qua đại lý, cần xác nhận đơn vị được ủy quyền và làm rõ bên chịu trách nhiệm cấp chứng thư, hỗ trợ kỹ thuật.

c. Lựa chọn hình thức chữ ký số phù hợp

Hiện nay, người dùng có thể cân nhắc chữ ký số USB Token hoặc chữ ký số từ xa. USB Token phù hợp với nhu cầu ký trên máy tính có kết nối thiết bị; trong khi chữ ký số từ xa thuận tiện hơn khi cần ký linh hoạt trên các thiết bị được hỗ trợ. Lựa chọn nên dựa trên quy trình làm việc, yêu cầu bảo mật và khả năng tương thích với hệ thống nghiệp vụ.

d. So sánh giá và các khoản phí liên quan

Không nên chọn dịch vụ chỉ vì có giá quảng cáo thấp. Hãy tìm hiểu tổng chi phí đăng ký, thời hạn sử dụng, phí gia hạn, thiết bị đi kèm và các khoản phí phát sinh nếu có. Đồng thời, cần kiểm tra điều kiện thanh toán và chính sách hỗ trợ được ghi trong hợp đồng.

e. Đánh giá chất lượng hỗ trợ kỹ thuật

Một nhà cung cấp đáng tin cậy cần có hướng dẫn cài đặt, kích hoạt, gia hạn và xử lý lỗi rõ ràng. Đặc biệt, với doanh nghiệp thường xuyên kê khai thuế hoặc thực hiện giao dịch điện tử theo thời hạn, khả năng hỗ trợ nhanh chóng sẽ giúp hạn chế gián đoạn công việc.

Trên đây là bài viết được tổng hợp bởi ECA nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp tìm mua chữ ký số uy tín. Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu, tham khảo sản phẩm xin vui lòng liên hệ Hotline HTKH: 1900 4767 – 1900 4768.

Thu Hương