Để thuận lợi cho nghiệp vụ kế toán, doanh nghiệp sẽ phải lập sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp. Theo đó, các mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng, người được ủy quyền và của tổng giám đốc sẽ được lưu lại. 

Sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp. 

1. Căn cứ pháp lý mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp 

Căn cứ theo quy định tại Mục 4/I, Phần thứ ba: Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp được ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 nêu rõ:

“Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.”

Như vậy, mở sổ đăng ký mẫu chữ ký số là bắt buộc đối với doanh nghiệp. Theo đó, chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền) và chữ ký của tổng giám đốc/giám đốc (và người được ủy quyền) sẽ được lưu lại và gửi lên cơ quan thuế.

2. Mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp 

Khi doanh nghiệp mới thành lập để có thể thực hiện thuận lợi nghiệp vụ kế toán và thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước, ngân hàng thì tiến hành lập sổ đăng ký mẫu chữ ký theo trình tự như sau:

Mục đích của lập sổ đăng ký mẫu chữ ký là tuân thủ theo quy định của Pháp luật về chế độ kế toán, tiện kiểm tra khi cần. Điều này sẽ giúp đơn vị, doanh nghiệp tránh tình trạng giả mạo chữ ký hoặc đảm bảo đúng người đúng chức danh cần ký trên giấy tờ. 

Sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp là tài liệu quan trọng do đó cần thực hiện lưu trữ, bảo quản sổ cẩn thận, tránh hư hỏng mất mát.  Sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra hoặc dùng tra cứu khi cần. 

3. Mẫu đăng ký chữ ký của doanh nghiệp thuộc lĩnh vực  kho bạc Nhà nước

Hiện các đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước đều phải thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng tài khoản, mẫu chữ ký của đơn vị giao dịch (hoặc bổ sung tài khoản và thay đổi mẫu dấu) theo Mẫu số 17, Ký hiệu 01/MTK ban hành theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/1/2022 của Chính Phủ.

3.1 Mẫu sổ đăng ký chữ ký số của doanh nghiệp 

Dưới đây là Mẫu số 17, Ký hiệu 01/MTK - Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký ban hành theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP Quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước.

2.2 Trình tự đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp

Bên cạnh việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký doanh nghiệp, các đơn vị giao dịch thuộc đối tượng mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước cần phải lập và gửi hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản, bổ sung tài khoản và thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký bằng văn bản giấy tại Kho bạc Nhà nước. Trình tự thực hiện như sau:

(1) Bước 1: Lập và gửi hồ sơ đăng ký theo mẫu

có thể lập văn bản giấy trực tiếp tại kho bạc Nhà nước hoặc gửi qua Trang thông tin dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước.

(2) Bước 2: Kho bạc tiếp nhận

Kho bạc Nhà nước tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản, bổ sung tài khoản và thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký của đơn vị giao dịch. 

• Nếu hồ sơ của đơn vị giao dịch đầy đủ và hợp lệ, Kho bạc Nhà nước thực hiện tiếp nhận hồ sơ và lập phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản gửi đơn vị giao dịch; 
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, Kho bạc Nhà nước trả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị giao dịch hoàn thiện hồ sơ theo phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.

Trường hợp đơn vị tham gia giao dịch điện tử với Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước gửi thông báo phản hồi thông qua Trang thông tin dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước.

(3) Bước 3: Phê duyệt

Sau khi hồ sơ đăng ký của đơn vị giao dịch hợp lệ thì Kho bạc Nhà Nước tiến hành phê duyệt. Sau đó Kho bạc Nhà nước xác nhận trên giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký hoặc giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký dưới 1 trong 2 hình thức:

• Gửi lại bản giấy cho đơn vị giao dịch 
• Hoặc gửi thông báo chấp thuận của Kho bạc Nhà nước cho đơn vị giao dịch (qua Trang thông tin dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước) qua trang thông tin của Kho bạc Nhà nước.

Sau khi đăng ký thành công mẫu chữ ký, doanh nghiệp phải sử dụng mẫu chữ ký trên các chứng từ theo quy định. Trường hợp sử dụng không đúng mẫu chữ ký, chứng từ sẽ không có hiệu lực pháp lý.

3. Các quy định liên quan đến ký chứng từ kế toán doanh nghiệp cần lưu ý

Cùng với việc lập sổ đăng ký mẫu chữ ký doanh nghiệp cần lưu ý các quy định liên quan đến ký chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp. Cụ thể:

a) Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh 

Theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp thì mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

Các quy định liên quan đến ký chứng từ kế toán.

b) Loại mực ký chữ ký trên chứng từ kế toán

Đối với chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Loại mực ký chữ ký được quy định như sau:

• Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, 
• Không được ký chữ ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. 

c) Chữ ký phải giống chữ ký đã đăng ký

Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. Lưu ý: chữ ký trên chứng từ giống với trong sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp đã lập.

d) Trường hợp doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng

Doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng xử lý như sau:

• Cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. 
• Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

e) Chữ ký trên chứng từ phải phù hợp và trùng khớp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng

• Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. 
• Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

g) Trường hợp ủy quyền 

• Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. 
• Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

h) Đánh số trang sổ đăng ký mẫu chữ ký 

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền) thì:

•  Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. 
• Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

i) Chỉ ký khi ghi đủ nội dung chứng từ 

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Chỉ ký khi ghi đủ nội dung chứng từ. 

Trên đây là mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp và các lưu ý khi thực hiện ký chữ ký trên chứng từ kế toán. Việc nắm được các quy định về chữ ký sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro trong hợp tác làm ăn, mua bán và tạo thuận lợi cho công việc.