Đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế là một trong những hoạt động cần làm khi thành lập doanh nghiệp. Vậy điều kiện để doanh nghiệp được đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế là gì và có những lưu ý nào cần chú ý?

1. Tại sao cần đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế

Chữ ký số là phương tiện chứng thực phổ biến cho doanh nghiệp và cá nhân để thực hiện các giao dịch kinh doanh cũng như hành chính. Vậy do đâu mà chữ ký số lại cần thiết và tại sao doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan Thuế?

Đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế.

1.1 Chữ ký số là gì?

Chữ ký số (một dạng của chữ ký điện tử) là phương tiện để xác nhận tính toàn vẹn và nguồn gốc của thông tin điện tử. Nó được sử dụng để đảm bảo rằng tài liệu hoặc nội dung điện tử không bị sửa đổi sau khi được ký và có khả năng xác định chủ thể của chữ ký đó.

Chữ ký số được phát triển từ các nghiên cứu về mật mã học và các hệ thống chứng thực điện tử. Các thuật toán chữ ký số phổ biến hiện nay gồm có: RSA, DSA, ECC (Elliptic Curve Cryptography), và nhiều thuật toán khác.

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và xác định nguồn gốc của thông tin trong môi trường điện tử, đặc biệt trong các ứng dụng như giao dịch tài chính trực tuyến, chữ ký điện tử trên email, hoặc việc xác minh danh tính trong môi trường kỹ thuật số.

Do đó các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay đều cần có chữ ký số để sử dụng trên môi trường điện tử.

1.2 Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số

Theo Khoản 3, Điều 26 của Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức và cá nhân được quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Có một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số, cụ thể như sau:

• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán (Điểm e, Khoản 1, Điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số (Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
• Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật (Khoản 10, Điều 17, Luật quản lý thuế 2019).

2. Điều kiện đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế

Để đăng ký chữ ký số với Cơ quan Thuế, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đã được cấp mã số thuế và có hòm thư điện tử ổn định, đồng thời có kết nối internet.
• Chữ ký số phải hợp lệ và còn hiệu lực từ tổ chức chứng thực chữ ký số.

Hiện nay, Bộ Thông tin và Truyền thông đã cấp phép cho một số đơn vị để cung cấp chữ ký số. Bạn cần tham khảo và lựa chọn nhà cung cấp mà Bộ TT&TT đã cấp phép, và tránh các vấn đề liên quan đến pháp lý trong tương lai.

3. Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế

Các tổ chức và doanh nghiệp muốn đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế qua mạng cần thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Sử dụng thiết bị kết nối internet như máy tính để đăng nhập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. 

Doanh nghiệp cắm USB token vào máy tính và truy cập vào trang http://thuedientu.gdt.gov.vn Sau đó, chọn mục "Doanh nghiệp". Doanh nghiệp chưa có tài khoản sẽ sử dụng chữ ký số để đăng ký tài khoản.

Trang web Thuế điện tử

Có 3 loại tài khoản chính để lựa chọn và đăng nhập (TK chữ ký số - Token):

- MST: Dùng để nộp tờ khai thuế (không nộp tiền thuế).

- MST NT: Dùng để nộp tiền thuế (không nộp tờ khai).

- MST QL: Dùng để quản lý 2 tài khoản trên, có thể cấp quyền cho 2 tài khoản và nộp tờ khai cũng như tiền thuế.

• Bước 2: Người dùng nhập mã số thuế của doanh nghiệp vào ô "Mã số thuế" và chọn "Tiếp tục".
• Bước 3: Trên màn hình hiển thị giao diện "Thông tin người nộp thuế". Một số thông tin sẽ tự động hiển thị bao gồm mã số thuế, tên người nộp thuế và địa chỉ. Người dùng cần điền đầy đủ các thông tin còn lại như tên người đại diện theo pháp luật, số điện thoại, email, mật khẩu đăng nhập và xác nhận mật khẩu đăng nhập. Sau đó, chọn "Đọc CKS" 

Nhấn “Đọc chữ ký số” để đăng ký chữ ký số trên máy.

• Bước 4: Trên cửa sổ nhập mã PIN, người dùng nhập số PIN, chọn "Chấp nhận" và nhấn "Tiếp tục".

Nhập mã PIN của chữ ký số.

• Bước 5: Màn hình hiển thị tờ khai "Đăng ký giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử". Người dùng kiểm tra độ chính xác của thông tin trên tờ khai và chọn "Ký và gửi". Cuối cùng, xác nhận thông tin chữ ký số để hoàn thành quá trình đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.

4. Mua chữ ký số ở đâu?

Lưu ý khi tìm mua chữ ký số uy tín.

Chữ ký số đủ điều kiện đăng ký với cơ quan Thuế phải là loại chữ ký số được cung cấp bởi các đơn vị, tổ chức do Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép.

Doanh nghiệp và cá nhân, có thể tham khảo về dịch vụ chữ ký số công cộng ECA của ThaisonSoft - đơn vị uy tín trong ngành giải pháp dịch vụ phần mềm. Sử dụng chữ ký số ECA, quý khách sẽ nhận được những lợi ích sau:

ECA là sản phẩm phù hợp với các doanh nghiệp mới đang tìm kiếm chữ ký số chất lượng để đăng ký với cơ quan Thuế và sử dụng trong các giao dịch kinh doanh, hành chính. Nếu quý khách có nhu cầu tìm hiểu, xin vui lòng liên hệ ECA để nhận tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://eca.com.vn/