Chữ ký số ký hợp đồng hoạt động thế nào & cần lưu ý gì khi dùng?

Chữ ký số là phương tiện chứng thực phổ biến trên toàn cầu những năm gần đây. Một trong những ứng dụng nổi bật của công cụ này là chữ ký số ký hợp đồng điện tử. Vậy cách hoạt động của nó ra sao và cần lưu ý điều gì khi sử dụng?

1. Tại sao cần sử dụng chữ ký số ký hợp đồng?

Chữ ký số dùng để ký hợp đồng điện tử.

Chữ ký số được sử dụng để ký hợp đồng điện tử do đảm bảo được về độ bảo mật và tính pháp lý. Vậy 2 phương tiện này có những tính chất gì và tại sao lại được sử dụng cùng nhau?

1.1 Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

Giao kết hợp đồng điện tử là việc việc sử dụng thông tin dưới dạng dữ liệu để thực hiện một phần hoặc toàn bộ quá trình hợp đồng. Hiện nay, hầu hết tất cả các loại hợp đồng có thể được thực hiện thông qua hình thức hợp đồng điện tử, trừ khi có sự quy định khác từ pháp luật hoặc có sự thỏa thuận khác giữa các bên tham gia.

Có ba nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân cần tuân theo khi thực hiện giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử:

- Đầu tiên, các bên tham gia cần được quyền tự do thỏa thuận việc sử dụng phương tiện điện tử trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.

- Thứ hai, tuân theo những quy định của Luật Giao dịch điện tử cùng các quy phạm về hợp đồng là điều cần thiết. Điều này đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của quá trình giao dịch điện tử.

- Cuối cùng, các bên có quyền thỏa thuận về các yêu cầu kỹ thuật, các thủ tục chứng thực, và các điều kiện khác liên quan đến tính toàn vẹn và bảo mật của hợp đồng điện tử.

Tóm lại, các bên tham gia hợp đồng điện tử được quyền lựa chọn phương pháp, phương tiện thực hiện hợp đồng miễn là thống nhất, đảm bảo luật pháp và các yêu cầu bảo mật.

1.2 Chữ ký số

Chữ ký số là phương tiện bảo mật phổ biến cho các nội dung, tài liệu trên môi trường điện tử. Được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu bởi cả các tổ chức, doanh nghiệp và cả các đơn vị trong Nhà nước.

Như vậy, việc sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử là phù hợp với nguyên tắc và đảm bảo an toàn, giá trị pháp lý.

2. Cơ chế hoạt động và bảo mật của chữ ký số ký hợp đồng

Cơ chế của chữ ký số ký hợp đồng.

Chữ ký số được tạo ra bằng cách sử dụng cơ chế mật mã không đối xứng, sử dụng cặp khóa gồm khóa công khai và khóa bí mật. Quá trình tạo chữ ký số thường bao gồm ba thuật toán cơ bản:

Tạo khóa: Trong giai đoạn này, cặp khóa công khai và khóa bí mật được tạo ra. Khóa công khai dùng để mã hóa, trong khi khóa bí mật dùng để giải mã.
Tạo chữ ký số: Để tạo chữ ký số, phần mềm tạo chữ ký thực hiện việc tạo một hàm băm một chiều cho dữ liệu điện tử cần được ký. Khóa bí mật được sử dụng để mã hóa hàm băm. Mã băm sau đó được mã hóa cùng với các thông tin khác để tạo thành chữ ký số.
Xác minh chữ ký: Khi người nhận nhận được dữ liệu cùng với chữ ký số, họ có thể sử dụng khóa công khai của người gửi để giải mã chữ ký và so sánh mã băm của dữ liệu gốc với mã băm đã giải mã. Nếu chúng khớp nhau, chữ ký được xác minh.

Khi cần thực hiện ký, người dùng cắm USB Token vào máy tính và tiến hành ký số bằng các phần mềm hỗ trợ.

Trong trường hợp chữ ký số không sử dụng USB Token, quy trình ký diễn ra trên điện thoại. Người dùng sẽ được xác minh bằng chứng minh thư hoặc dấu vân tay khi thực hiện lệnh ký.

3. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số ký hợp đồng

chữ ký số 3

Cần lưu ý gì khi ký số hợp đồng?

3.1 Hợp đồng đã ký số không thể chỉnh sửa

Do đặc điểm của chữ ký số, những nội dung đã ký sẽ không thể thay đổi hay chỉnh sửa. Nếu có sự thay đổi trên hợp đồng đã ký số, nội dung đó sẽ không hợp lệ và không có giá trị pháp lý.

Để thực hiện thay đổi hợp đồng điện tử đã ký số, doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 cách:

Tạo thêm phụ lục điều chỉnh và ký số phụ lục đó.
Tạo và ký số hợp đồng mới

3.2 Những loại hợp đồng, giấy tờ không có hiệu lực khi ký số

Thực tế, không phải tất cả các hợp đồng ký số đều được coi là hợp lệ. Theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, có một số loại hợp đồng dưới đây, mặc dù được ký số, nhưng sẽ không có giá trị pháp lý:

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/ quyền sở hữu nhà;
Giấy chứng nhận quyền sử dụng các bất động sản khác;
Hợp đồng về thừa kế;
Giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử;
Hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.

3.3 Sử dụng loại chữ ký số nào để ký hợp đồng điện tử?

Chữ ký số đảm bảo an toàn bắt buộc phải do 1 trong các tổ chức sau cung cấp:

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia hoặc Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

Các đơn vị như doanh nghiệp, cá nhân không thuộc nhà nước sẽ phải đăng ký sử dụng chữ ký số công cộng. Chữ ký số công cộng được cung cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng.

ECA hiện đang là một trong 23 nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép bởi Bộ TT&TT. Doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi đăng ký và sử dụng chữ ký số ECA để ký hợp đồng điện tử:

- Dịch vụ được cung cấp bởi ThaisonSoft - đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực giải pháp phần mềm dịch vụ công.

- Vận hành theo tiêu chuẩn bảo mật quốc tế ISO/IEC 27001:2013

- Được hỗ trợ 24/7 bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.

Quý khách có nhu cầu được tư vấn thêm về chữ ký số ký hợp đồng vui lòng liên hệ ECA để được hỗ trợ tốt nhất:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN