Trong quá trình giao dịch mua bán với khách hàng, doanh nghiệp cần cung cấp hoá đơn điện tử có chữ ký số. Việc sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử theo quy định như thế nào? Cần lưu ý gì khi sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử. Mời doanh nghiệp cùng theo dõi bài viết của ECA để biết thêm chi tiết.

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là gì?

1. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là gì?

Chữ ký số là chữ ký điện tử chứa thông tin được mã hoá với 2 lớp khóa nhằm tăng cường tính bảo mật và tính pháp lý cho các giao dịch điện tử. 

Định nghĩa về chữ ký số trong Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau:

"Chữ ký số là gì ,đây làmột dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên”.

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là xác nhận của bên bán (cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp,...) về giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ phát sinh. Hoá đơn điện tử đã xác thực sẽ là căn cứ với cơ quan nhà nước khi bên bán thực hiện các nghĩa vụ kê khai Thuế.

2. Vai trò của chữ ký số trên hóa đơn điện tử?

Chữ ký số bảo đảm an toàn thông tin cho hóa đơn điện tử.

Xác định nguồn gốc hoá đơn điện tử

Chữ ký số bao gồm mã khoá công khai khớp với mã khoá bí mật. Bất cứ ai cũng có thể xác định chủ thể của chữ ký số thông qua mã khoá công khai và chứng thư số của cá nhân, tổ chức đó. Chứng thư số chứa đầy đủ những thông tin cần thiết về chủ thể của chữ ký số để làm căn cứ xác nhận.

Không thể phủ nhận hoá đơn điện tử

Chữ ký số có đầy đủ giá trị pháp lý để phục vụ điều tra khi có bất cứ tranh chấp nào giữa các bên giao dịch. Chữ ký số chỉ thuộc sở hữu và quyền sử dụng của một chủ thể duy nhất trong khi ký. Vì vậy, người ký không thể phủ nhận nội dung ký của mình.

Bảo đảm toàn vẹn thông tin cho hoá đơn điện tử

Khi ký chữ ký số trên hoá đơn điện tử, cả hai bên mua bán đều có thể chắc chắn hoá đơn đó không thể bị sửa đổi, thiếu minh bạch hay gian lận. Nếu có sự thay đổi nào trên tài liệu được ký số thì sẽ ngay lập tức bị phát hiện.

3. Quy định cần lưu ý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Ký số trên hoá đơn điện tử như thế nào là đảm bảo tiêu chuẩn quy định của Chính phủ? Mời doanh nghiệp tham khảo những quy định sau đây để biết thêm chi tiết.

3.1 Quy định về Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

Theo Điểm a và b, Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:

• a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
• b) Đối với hóa đơn điện tử:

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

3.2 Quy định về trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

Trong trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung, thì sẽ thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

• “a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
• b) Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
• c) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

• d) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• đ) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.

Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

• e) Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• g) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.

• h) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• i) Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
• k) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.”

4. Chữ ký số ECA - sử dụng được trên mọi hoá đơn điện tử

Chữ ký số ECA phù hợp với mọi dịch vụ HĐĐT trên thị trường.

Chữ ký số ECA là sản phẩm dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Công ty PTCN Thái Sơn. ECA được chứng nhận đạt tiêu chuẩn cung ứng dịch vụ chứng thư số và chữ ký số công cộng bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.

Ngoài ký số trên hoá đơn điện tử, ECA còn hỗ trợ ký số đa dạng các loại giao dịch điện tử của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước và đối tác khách hàng như:

Doanh nghiệp sử dụng ECA sẽ được hỗ trợ tận tình 24/7 với mọi vấn đề kỹ thuật phát sinh, đảm bảo trải nghiệm sử dụng chữ ký số trong suốt thời gian hợp đồng. Thông tin tư vấn thêm về dịch vụ ECA, doanh nghiệp vui lòng liên hệ: 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://eca.com.vn/