Ngày 07/09/2026, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Văn bản hợp nhất 17/2026/VBHN-NĐ-BKHCN quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Văn bản hệ thống các quy định hiện hành liên quan đến chứng thư chữ ký số, sử dụng chữ ký số và trách nhiệm của các bên trong quá trình ký, xác thực chữ ký. Cùng ECA điểm qua những quy định đáng chú ý người sử dụng chữ ký số cần biết.

1. Những quy định đáng chú ý về chữ ký số trong Văn bản hợp nhất 17/2026/VBHN-NĐ-BKHCN

Văn bản hợp nhất 17/2026/VBHN-NĐ-BKHCN có một số quy định đáng chú ý về chứng thư chữ ký số và việc sử dụng chữ ký số như sau:

1.1. Chứng thư chữ ký số công cộng phải có những nội dung nào?

Theo Khoản 3, Điều 6, Văn bản hợp nhất 17/2026/VBHN-NĐ-BKHCN, chứng thư chữ ký số công cộng gồm các nội dung chính: tên tổ chức phát hành; tên thuê bao; số hiệu và thời hạn hiệu lực của chứng thư; khóa công khai của thuê bao; chữ ký số của tổ chức phát hành; mục đích, phạm vi sử dụng; trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ và thuật toán khóa không đối xứng.

Các thông tin này là cơ sở để xác định chủ thể, thời hạn và phạm vi sử dụng của chứng thư chữ ký số.

1.2. Chứng thư chữ ký số công cộng có hiệu lực tối đa 03 năm

Theo Khoản 3, Điều 7, chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn hiệu lực tối đa 03 năm.

Trước ngày chứng thư hết hạn, thuê bao có quyền yêu cầu gia hạn. Theo Điều 39, khi nhận được yêu cầu, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có nghĩa vụ hoàn thành thủ tục gia hạn trước khi chứng thư hết hiệu lực và thực hiện định danh, xác thực danh tính thuê bao theo quy định.

Do đó, người dùng nên chủ động theo dõi thời hạn và gia hạn chữ ký số trước khi hết hạn để tránh gián đoạn các giao dịch điện tử.

1.3. Khi nào chứng thư chữ ký số bị tạm dừng hoặc thu hồi?

Theo Điều 41, chứng thư chữ ký số công cộng có thể bị tạm dừng khi thuê bao yêu cầu; phát hiện rủi ro, sai lệch hoặc dấu hiệu bất thường về thông tin nhận biết, giao dịch đáng ngờ trong quá trình ký số; tổ chức tạm ngừng toàn bộ hoạt động kinh doanh; có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc thuộc trường hợp tạm dừng đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Chứng thư được phục hồi khi không còn căn cứ tạm dừng, hết thời hạn tạm dừng theo yêu cầu hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bên cạnh đó, Điều 42 quy định chứng thư chữ ký số công cộng bị thu hồi trong một số trường hợp như: thuê bao yêu cầu; thuê bao là cá nhân đã chết hoặc mất tích theo tuyên bố của Tòa án; tổ chức giải thể hoặc phá sản; có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc thuộc trường hợp thu hồi đã quy định trong hợp đồng.

1.4. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải được sử dụng đúng thẩm quyền

Theo Điều 13, cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức được thành lập, hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật có quyền được cấp, phát hành chứng thư chữ ký số.

Điều 14 đồng thời quy định chữ ký số của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch, hoạt động theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức và chức danh được cấp, phát hành chứng thư chữ ký số.

Trường hợp ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật, người được giao hoặc ủy quyền sử dụng chữ ký số của mình; việc ký được xác định căn cứ vào chức danh của người ký số ghi trên chứng thư chữ ký số.

1.5. Người ký phải kiểm tra chứng thư chữ ký số trước khi ký

Theo Điều 15, trước khi ký số, người ký phải kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số của mình và chứng thư chữ ký số của tổ chức đã tạo lập, phát hành chứng thư cho mình trên các hệ thống theo quy định.

Người dùng chỉ thực hiện ký số khi kết quả kiểm tra đồng thời cho thấy các chứng thư có hiệu lực. Nếu một trong các kết quả kiểm tra cho thấy chứng thư không có hiệu lực thì không thực hiện ký số.

Ngoài ra, người ký phải sử dụng phần mềm ký số đáp ứng yêu cầu tại Điều 17, trong đó có các chức năng như xác thực chủ thể ký, ký số, kiểm tra hiệu lực chứng thư chữ ký số và thông báo kết quả ký.

1.6. Người nhận cũng phải kiểm tra chữ ký số trước khi chấp nhận

Theo Điều 16, người nhận thông điệp dữ liệu được ký số phải kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm, thông tin trên chứng thư và xác minh chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư của người ký.

Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra theo quy định đồng thời có hiệu lực.

Người nhận phải chịu trách nhiệm về việc chấp nhận chứng thư chữ ký số nếu không thực hiện đúng quy trình kiểm tra hoặc đã biết, được thông báo rằng chứng thư của thuê bao đang bị tạm dừng, thu hồi hoặc đã hết hạn.

2. Người dùng chữ ký số cần lưu ý gì từ quy định hiện hành?

Từ các quy định được tổng hợp tại Văn bản hợp nhất 17/2026/VBHN-NĐ-BKHCN, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân sử dụng chữ ký số cần lưu ý một số vấn đề sau:

Thứ nhất, thường xuyên kiểm tra thời hạn chứng thư chữ ký số. Chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn hiệu lực tối đa 03 năm. Người dùng nên chủ động gia hạn trước thời điểm hết hạn để tránh gián đoạn quá trình ký và thực hiện giao dịch điện tử.

Thứ hai, kiểm tra trạng thái chứng thư trước khi ký. Chứng thư chữ ký số chỉ được coi là có hiệu lực khi chưa hết hạn, không bị tạm dừng và không bị thu hồi. Việc kiểm tra trạng thái chứng thư trước khi ký là nghĩa vụ được quy định đối với người ký.

Thứ ba, sử dụng chữ ký số đúng chủ thể, mục đích và phạm vi. Đối với chữ ký số của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền, việc sử dụng phải đúng với thẩm quyền, chức danh được cấp, phát hành chứng thư chữ ký số.

Thứ tư, sử dụng phần mềm ký số đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Phần mềm cần có khả năng xác thực người ký, kiểm tra hiệu lực chứng thư, thực hiện ký số và thông báo kết quả ký theo quy định.

Thứ năm, người nhận tài liệu ký số cũng cần kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký. Việc một tài liệu đã hiển thị chữ ký số không đồng nghĩa người nhận có thể bỏ qua bước kiểm tra trạng thái chứng thư và các thông tin liên quan theo quy định.

Đặc biệt, theo Điều 45, thuê bao phải thông báo trong vòng 24 giờ cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng nếu phát hiện dấu hiệu khóa bí mật bị lộ, bị đánh cắp hoặc sử dụng trái phép để có biện pháp xử lý. 

Văn bản hợp nhất 17/2026/VBHN-NĐ-BKHCN giúp hệ thống hóa các quy định hiện hành về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, qua đó thuận tiện hơn cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình tra cứu, sử dụng chữ ký số và thực hiện giao dịch điện tử.

Để quá trình ký số được duy trì liên tục, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm tra thời hạn chứng thư và lựa chọn dịch vụ chữ ký số đáp ứng các quy định hiện hành. Dịch vụ chữ ký số công cộng ECA của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân thực hiện ký số trong các giao dịch điện tử một cách thuận tiện, an toàn.

Nguyệt Nga