Theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, chậm nhất từ ngày 01/7/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ chính thức được đưa vào vận hành. Khi đó, việc ký kết hợp đồng lao động điện tử phải sử dụng chữ ký số để đảm bảo giá trị pháp lý. Vậy chữ ký số được ứng dụng như thế nào trong hợp đồng lao động điện tử và doanh nghiệp cần lưu ý gì khi triển khai?

1. Hợp đồng lao động điện tử và yêu cầu về chữ ký số theo quy định mới

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử, được tạo lập, gửi nhận và lưu trữ trên hệ thống điện tử thay vì văn bản giấy. Việc ký kết hợp đồng được thực hiện thông qua chữ ký điện tử hoặc chữ ký số của các bên tham gia.

Theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về xác thực, toàn vẹn dữ liệu và chữ ký điện tử hợp lệ.

1.1. Người lao động có bắt buộc phải có chữ ký số không?

Theo Điều 6, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, người lao động phải có chữ ký số để ký kết hợp đồng. Đồng thời, việc ký kết còn phải sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian (timestamp) theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử nhằm xác nhận thời điểm ký kết và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Quy định này giúp tăng độ tin cậy của hợp đồng điện tử, tránh các tranh chấp liên quan đến thời điểm ký hoặc nội dung hợp đồng.

1.2. Các giấy tờ định danh khi ký hợp đồng lao động điện tử

• Đối với cá nhân: 

Để tham gia ký kết hợp đồng lao động điện tử, người lao động cần có một trong các giấy tờ định danh hợp lệ, chẳng hạn như: Căn cước công dân, Tài khoản định danh điện tử mức độ 2, Hộ chiếu còn thời hạn, Thị thực nhập cảnh hợp lệ (đối với người lao động nước ngoài). Những thông tin này sẽ được sử dụng để xác thực danh tính điện tử của người lao động khi tham gia ký kết hợp đồng.

• Đối với doanh nghiệp/tổ chức: 

Cần có giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách tồn tại (quyết định thành lập, giấy ĐKKD, giấy ĐT, đăng ký hộ kinh doanh…); Người đại diện theo pháp luật phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ (tương tự cá nhân); Người đại diện nước ngoài: thêm thị thực hoặc giấy miễn thị thực.

2. Ứng dụng chữ ký số trong quy trình ký hợp đồng lao động điện tử

Trong thực tế, chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình ký kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử. Nhờ chữ ký số, hợp đồng điện tử có thể đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.

2.1. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số

Thông thường, việc ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tạo hợp đồng điện tử: Doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng lao động trên hệ thống quản lý hoặc nền tảng hợp đồng điện tử.

Bước 2: Gửi hợp đồng cho người lao động: Sau khi hoàn tất nội dung hợp đồng, hệ thống sẽ gửi hợp đồng cho người lao động để kiểm tra và xác nhận thông tin.

Bước 3: Thực hiện ký số: Người lao động và người sử dụng lao động thực hiện ký hợp đồng bằng chữ ký số. 

Bước 4: Lưu trữ hợp đồng: Sau khi ký thành công, hợp đồng sẽ được lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, giúp các bên có thể tra cứu và quản lý dễ dàng.

2.2. Quyền lợi của người lao động khi ký kết hợp đồng lao động điện tử 

Theo Điều 20, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người lao động khi tham gia ký kết hợp đồng lao động điện tử sẽ có các quyền sau:

• Đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình đã giao kết.
• Chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật.

3. Điều kiện chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng lao động điện tử

Theo quy định tại Điều 8, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc chuyển đổi này phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023.

3.1. Điều kiện xác thực chủ thể giao kết hợp đồng

Các bên tham gia hợp đồng phải được xác thực danh tính điện tử theo quy định pháp luật. Điều này giúp đảm bảo rằng người ký hợp đồng chính là người có thẩm quyền và tránh các rủi ro giả mạo danh tính.

3.2. Yêu cầu đối với hợp đồng sau khi chuyển đổi

• Được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động.
• Xác nhận nội dung hợp đồng điện tử chính xác và đầy đủ so với bản gốc.
• Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi.
• Hợp đồng điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn mã ID để quản lý và tra cứu.

3.3. Lưu ý cho doanh nghiệp khi triển khai

Để triển khai hợp đồng lao động điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Lựa chọn nền tảng hợp đồng điện tử uy tín.
• Sử dụng chữ ký số hợp lệ do tổ chức chứng thực chữ ký số cấp.
• Đảm bảo hệ thống lưu trữ dữ liệu an toàn và bảo mật.

Tóm lại, từ ngày 01/7/2026, việc ứng dụng chữ ký số trong hợp đồng lao động điện tử sẽ trở thành xu hướng tất yếu khi nền tảng hợp đồng lao động điện tử được đưa vào vận hành chính thức. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật, lựa chọn giải pháp chữ ký số phù hợp và sớm làm quen với mô hình hợp đồng lao động điện tử để đáp ứng các quy định mới của pháp luật.

Nguyệt Nga