ECA là chữ ký số đang được nhiều đơn vị sử dụng. Việc ký hợp đồng bằng chữ ký số ECA giúp hợp đồng được bảo đảm tính toàn vẹn và giá trị pháp lý. Mời quý khách theo dõi hướng dẫn từ bài viết dưới đây để hiểu hơn về quy trình ký hợp đồng bằng chữ ký số ECA mới nhất.

1. Chữ ký điện tử ECA là gì?

Chữ ký số ECA là sản phẩm của ThaisonSoft.

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa bằng công nghệ bảo mật, giúp xác thực danh tính của cá nhân hoặc tổ chức trong các giao dịch trực tuyến

ECA là chữ ký số công cộng do Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn (Thaison Soft) phát triển và cung cấp. Sản phẩm này đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép theo Giấy phép số 234/GP-BTTTT vào ngày 10/05/2022, đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn thông tin trong giao dịch điện tử.

Chữ ký số ECA (chữ ký điện tử ECA) đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về bảo mật và pháp lý, được Trung tâm Chứng thực điện tử Quốc gia (NEAC) công nhận.

Do đó, chữ ký số ECA có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu, thường được sử dụng trong giao dịch thương mại điện tử, khai thuế, hải quan điện tử, hợp đồng số…, đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và chống giả mạo.

2. Chuẩn bị trước khi ký hợp đồng bằng chữ ký số ECA

Các công cụ cần thiết để ký hợp đồng bằng chữ ký số ECA.

Để thực hiện ký số bằng chữ ký số ECA, cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ các yêu cầu về thiết bị phần cứng và phần mềm:

• Thiết bị chữ ký số (Token) của ECA còn trong thời gian hiệu lực.
• Máy tính đã được cài đặt phần mềm chuyên dụng để đọc thông tin từ Token.
• Phần mềm ký hợp đồng điện tử, có thể mua từ các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín.

Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, người dùng có thể tiến hành ký số trên hợp đồng điện tử bằng chữ ký số ECA.

Nếu chưa cài đặt phần mềm, hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kết nối thiết bị Token ECA với máy tính qua cổng USB.
Bước 2: Mở thư mục chứa dữ liệu của Token, tìm và giải nén file cài đặt phần mềm Token Manager ECA. Nhấn chuột phải vào file cài đặt và chọn “Run as Administrator” để tiến hành cài đặt.
Bước 3: Đổi mật khẩu Token chữ ký số (áp dụng khi sử dụng lần đầu).

Sau khi cài đặt thành công, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu thay đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị. Người dùng cần nhập mật khẩu mới theo hướng dẫn của hệ thống và ghi nhớ để sử dụng cho các lần ký số sau.

Lưu ý về mật khẩu:

• Mật khẩu phải có tối thiểu 8 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt để đảm bảo độ an toàn.
• Nên thay đổi mật khẩu định kỳ để tăng cường bảo mật.

3. Hướng dẫn các bước ký hợp đồng bằng chữ ký số ECA

Ký số với chữ ký số ECA với 3 bước đơn giản.

Khi ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử ECA, quý khách cần chuẩn bị những yếu tố sau:

• Thiết bị ký kết nối USB Token chữ ký số ECA và đã cài đặt bộ công cụ ký số.
• Hệ thống phần mềm ký hợp đồng điện tử: ví dụ iContract của ThaisonSoft.
• File hợp đồng điện tử đã soạn thảo đầy đủ.

Sau đó, quý khách thực hiện các bước dưới đây để ký hợp đồng với chữ ký điện tử ECA.

Bước 1: Bên A đề nghị giao kết hợp đồng

Bên đề nghị giao kết hợp đồng (bên A) thực hiện các bước sau:

• Đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử;
• Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận, xác định trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ các bên tham gia;
• Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng;
• Ký chữ ký số ECA của mình lên hợp đồng
• Gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác thực hiện ký hợp đồng điện tử.

Bước 2: Bên B phản hồi và ký hợp đồng

Bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ nhận email thông báo tự động tại địa chỉ email đã cung cấp cho bên đề nghị ký hợp đồng. Khi đó, họ cần:

• Truy cập vào liên kết dẫn tới hợp đồng trong email (không cần tài khoản đăng nhập hệ thống), đọc ký nội dung hợp đồng trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử.
• Ký chữ ký số để xác nhận nếu đã đồng ý với các nội dung của hợp đồng. Trường hợp không đồng ý với một số điều khoản, bên được đề nghị có quyền phản hồi và yêu cầu sửa đổi các thông tin trong hợp đồng trước khi ký.

Bước 3: Hoàn tất ký số hợp đồng với chữ ký điện tử ECA

Nếu hợp đồng được thông qua và ký số bởi cả 2 bên tham gia. Hệ thống của phần mềm ký hợp đồng điện tử sẽ gửi về thông báo hoàn tất việc giao kết hợp đồng.

Chữ ký số ECA được ký trên hợp đồng sẽ giúp hợp đồng được bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật (không thể sửa đổi) đồng thời xác định rõ danh tính người ký hợp đồng. Đây sẽ là căn cứ pháp lý không thể chối cãi khi xảy ra tranh chấp về hợp đồng.

Trên đây là hướng dẫn ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử ECA mới nhất. Chữ ký số ECA mang tới nhiều ưu điểm nổi trội trong giao kết hợp đồng điện tử. Nếu quý khách quan tâm và có nhu cầu được tư vấn sử dụng chữ ký số ECA, xin vui lòng liên hệ hotline:

• Miền Bắc: 1900.476
• Miền Trung, Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng