Hiện nay, việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử vô cùng phổ biến. Khi nhận được file PDF có ký số, người nhận phải kiểm tra tính hợp lệ như thế nào? Trong bài viết này, ECA sẽ chia sẻ tới quý khách cách kiểm tra chữ ký số chính xác nhất.

Kiểm tra chữ ký số trên file PDF như thế nào?

1. Chữ ký số trên file PDF có vai trò gì?

Chữ ký số đóng vai trò vô cùng quan trọng trong thời đại công nghệ số ngày nay. Việc sử dụng chữ ký số ngày càng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như: kê khai thuế điện tử, nộp hồ sơ hải quan, ký hợp đồng trực tuyến, thanh toán hóa đơn điện tử…

Chữ ký số ký trên file PDF giúp thay thế chữ ký tay truyền thống, đảm bảo tính bảo mật, tính pháp lý và sự tiện lợi cho các nội dung, văn bản điện tử.

2. Chữ ký số trên file PDF hợp lệ cần đảm bảo yếu tố nào?

Chữ ký số được coi là hợp lệ khi đáp ứng đủ các tiêu chí về trạng thái hiệu lực của chứng thư số, quy trình tạo ra chữ ký số và tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Cụ thể, theo Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT, chữ ký số được coi là hợp lệ khi:

- Chữ ký số được tạo ra bởi khóa bí mật và khóa công khai hợp lệ, trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực.

- Chứng thư số được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền và không bị hủy bỏ, thu hồi tại thời điểm ký.

- Nội dung văn bản điện tử không bị thay đổi sau khi được ký số và trong suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ.

3. Kiểm tra chữ ký số trên file PDF qua website NEAC

Website NEAC.gov.vn là cổng thông tin điện tử của Trung tâm Chứng thực điện tử Quốc gia (NEAC), cung cấp dịch vụ kiểm tra chữ ký số miễn phí.

Để thực hiện kiểm tra chữ ký số trên file PDF, quý khách thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Quý khách thực hiện truy cập địa chỉ website để kiểm tra chữ ký số tại: https://neac.gov.vn/vi/kiem-tra-chu-ky-so

- Bước 2: Để kiểm tra chữ ký số trên một file PDF bất kì, chọn “Click vào box này” hoặc ô “Chọn file tải lên” và chọn văn bản PDF cần kiểm tra trong bộ nhớ máy tính. 

Ngoài PDF, hệ thống còn hỗ trợ nhiều định dạng văn bản điện tử như XML, json,...

NEAC là website Trung tâm chứng thực điện tử Quốc gia.

- Bước 3: Chọn nút “Kiểm tra chữ ký số” ở góc dưới cùng để kiểm tra file vừa tải lên.

- Bước 4: Hệ thống hiển thị kết quả kiểm tra

• Trạng thái chữ ký số và chứng thư số được trả về bao gồm:

• • Tên chữ ký: Tên chữ ký + Ký bởi đơn vị nào.

  • Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra.

  • Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi.

  • Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.

• Trường hợp chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ”.

Chữ ký số hợp lệ sẽ được thông báo trạng thái hợp lệ tại thời điểm kiểm tra.

4. Xử lý khi gặp chữ ký số trên file PDF không hợp lệ

Khi file PDF ký số không hợp lệ phải làm gì?

Khi nhận về kết quả kiểm tra chữ ký số trên file PDF là không hợp lệ, tùy trường hợp chủ thể chữ ký số là ai sẽ có phương án xử lý phù hợp:

• Chủ thể chữ ký số là đối tác: bạn cần thông báo ngay với đối tác ký số về chi tiết nào trên chữ ký số đó chưa đảm bảo và yêu cầu họ kiểm tra hoặc ký số và gửi lại theo đúng yêu cầu.
• Chủ thể chữ ký số là doanh nghiệp của bạn: Quý khách cần liên hệ ngay tới đơn vị cấp chữ ký số, chứng thư số để yêu cầu hỗ trợ khắc phục vấn đề. Trường hợp chữ ký số hết hạn thì thực hiện gia hạn và ký số lại.

Trên đây là những hướng dẫn giúp quý khách kiểm tra chữ ký số trên file PDF từ ECA.

ECA là đơn vị cung cấp chữ ký số và chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép bởi Bộ TT&TT. Quý khách hàng có nhu cầu đăng ký sử dụng chữ ký số xin vui lòng liên hệ chúng tôi theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768