Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định: Kể từ ngày 01/07/2025, tất cả tổ chức hành nghề công chứng trên toàn quốc bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong quá trình ký duyệt hồ sơ công chứng. Đây là bước tiến quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số ngành công chứng, góp phần nâng cao tính pháp lý, minh bạch và bảo mật trong hoạt động công chứng điện tử.

1. Quy định bắt buộc sử dụng chữ ký số cho văn phòng công chứng

Theo Khoản 1 và Khoản 2, Điều 59, Nghị định 104/2025/NĐ-CP, các tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ các quy định sau:

• Chuyển đổi hồ sơ công chứng thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với mọi giao dịch công chứng thực hiện từ ngày 01/07/2025.
• Hồ sơ công chứng điện tử phải đảm bảo chính xác, đầy đủ so với bản giấy và được xác nhận bằng chữ ký số hợp lệ trước khi lưu trữ.

Đối tượng áp dụng:

• Tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng): Người đại diện pháp luật của tổ chức phải dùng chữ ký số tổ chức để ký các tài liệu, văn bản pháp lý của văn phòng.
• Công chứng viên: Mỗi công chứng viên phải sử dụng chữ ký số cá nhân khi ký các văn bản công chứng điện tử, đảm bảo tính cá nhân hóa, xác thực và trách nhiệm pháp lý cho từng giao dịch.

2. Lý do phải sử dụng chữ ký số trong công chứng điện tử

Việc bắt buộc sử dụng chữ ký số không chỉ nhằm tuân thủ quy định của Nghị định mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các văn phòng công chứng và khách hàng.

• Tăng cường tính pháp lý và bảo mật
  • Chữ ký số giúp xác thực chính xác người ký, đảm bảo tính hợp pháp, chống giả mạo và gian lận.
  • Tất cả dữ liệu được mã hóa và có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay theo Luật Giao dịch điện tử.
• Tiết kiệm thời gian
  • Công chứng viên có thể ký và duyệt hồ sơ từ xa, giảm thiểu thời gian gặp mặt, đối chiếu giấy tờ.
  • Hồ sơ được lưu trữ và xử lý điện tử giúp rút ngắn thời gian công chứng, nhất là với các giao dịch phức tạp.
• Tiết kiệm chi phí vận hành
  • Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy, nhân sự quản lý kho.
  • Tiết kiệm chi phí đi lại giữa các bên trong giao dịch công chứng.
• Quản lý hồ sơ tiện lợi, tra cứu dễ dàng
  • Dữ liệu công chứng được lưu trữ tập trung và tra cứu trực tuyến.
  • Hệ thống có thể tự động sao lưu, giảm rủi ro mất mát hồ sơ hoặc sai sót khi tìm kiếm.
•  Nâng cao uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp
  • Việc áp dụng chữ ký số thể hiện năng lực công nghệ và sự minh bạch của văn phòng công chứng.
  • Khách hàng yên tâm hơn khi biết hồ sơ được bảo mật và xác thực bằng công nghệ tiên tiến.

3. Xử lý vi phạm nếu không sử dụng chữ ký số đúng quy định

Các văn phòng công chứng không triển khai chữ ký số theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP sẽ phải chịu các hình thức xử lý:

• Bị xử phạt hành chính hoặc tạm dừng hoạt động công chứng điện tử.
• Tước quyền sử dụng chứng thư số hoặc đình chỉ giấy phép hành nghề trong một thời gian nhất định.
• Các văn bản công chứng không có chữ ký số hợp lệ có thể bị xem là không có giá trị pháp lý, dẫn đến tranh chấp hoặc khiếu nại.

4. Văn phòng công chứng cần làm gì để đáp ứng Nghị định 104/2025/NĐ-CP

4.1. Mua và triển khai chữ ký số tổ chức và cá nhân

• Văn phòng công chứng cần đăng ký mua chữ ký số tổ chức cho văn phòng và chữ ký số cá nhân cho từng công chứng viên.
• Các chứng thư số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tại Việt Nam như ECA.

4.2. Đăng ký sử dụng chữ ký số với cơ quan quản lý

• Sau khi mua, cần đăng ký và khai báo sử dụng chữ ký số với Trung tâm Thông tin & Tư vấn công chứng hoặc cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành.
• Việc này giúp đồng bộ dữ liệu, bảo đảm kết nối với hệ thống công chứng điện tử quốc gia.

4.3. Số hóa hồ sơ công chứng

• Trang bị máy scan chất lượng cao để chuyển đổi hồ sơ giấy sang định dạng điện tử (PDF).
• Hồ sơ sau khi số hóa phải được ký xác nhận bằng chữ ký số của công chứng viên trước khi lưu trữ.

4.4. Cập nhật phần mềm quản lý hồ sơ công chứng

• Sử dụng hoặc nâng cấp phần mềm quản lý công chứng tương thích với chữ ký số, hỗ trợ ký, lưu trữ và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
• Phần mềm cần có khả năng kết nối với hệ thống chứng thực chữ ký số ECA để đảm bảo tính pháp lý.

5. Cách đăng ký chữ ký số cho văn phòng công chứng

5.1. Điều kiện đăng ký

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 50, Nghị định 104/2025/NĐ-CP:

• Người tham gia giao dịch công chứng điện tử phải sử dụng chữ ký số công cộng hợp lệ do nhà cung cấp tại Việt Nam cấp.
• Có thể dùng chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam trong các trường hợp đặc biệt.

5.2. Quy trình đăng ký

• Chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín (ví dụ: Phần mềm chữ ký số ECA).
• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký gồm:
• Đơn đề nghị cấp chữ ký số theo mẫu.
• Giấy phép hoạt động công chứng (cho tổ chức).
• Quyết định bổ nhiệm công chứng viên (cho cá nhân).
• Giấy tờ tùy thân hợp lệ (CMND/CCCD, hộ chiếu).
• Đăng ký tài khoản công chứng điện tử trên nền tảng được Bộ Tư pháp hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
• Xác thực danh tính qua ứng dụng VNeID hoặc nền tảng tương tự để cấp chứng thư chữ ký số.

6. ECA - Giải pháp chữ ký số hiện đại cho văn phòng công chứng

ECA là phần mềm chữ ký số do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển - đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm cho cơ quan, doanh nghiệp.

Với ECA, các văn phòng công chứng có thể:

• Ký số an toàn, hợp pháp trên mọi tài liệu, hợp đồng, hồ sơ công chứng.
• Tích hợp dễ dàng với phần mềm quản lý công chứng và hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.
• Ký nhanh, ký mọi lúc mọi nơi, kể cả trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Bảo mật tối đa, chống sửa đổi, giả mạo nội dung văn bản.

Từ ngày 01/07/2025, việc sử dụng chữ ký số là bắt buộc đối với tất cả văn phòng công chứng trên cả nước. Đây là yêu cầu pháp lý đồng thời là cơ hội để các tổ chức hành nghề công chứng hiện đại hóa quy trình làm việc, đảm bảo an toàn, minh bạch, nhanh chóng.

Hãy chủ động đăng ký và triển khai chữ ký số ECA ngay hôm nay để sẵn sàng tuân thủ Nghị định 104/2025/NĐ-CP và dẫn đầu trong chuyển đổi số.

Nguyệt Nga