Nhiều người thường nghe đến chữ ký số công cộng dùng để khai thuế, xuất hóa đơn điện tử hay giao dịch với cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, pháp luật hiện nay còn quy định một loại khác là chữ ký điện tử chuyên dùng - loại chữ ký được tạo lập để sử dụng trong phạm vi riêng của cơ quan, tổ chức trên môi trường điện tử. Vậy chữ ký điện tử chuyên dùng là gì và khác gì với chữ ký số công cộng? 

1. Chữ ký điện tử chuyên dùng là gì?

Chữ ký điện tử chuyên dùng là loại chữ ký điện tử do cơ quan hoặc tổ chức tạo lập để phục vụ hoạt động của chính cơ quan, tổ chức đó trên môi trường điện tử. Theo Điều 4, Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký điện tử được phân loại thành nhiều nhóm khác nhau, trong đó có chứng thư chữ ký điện tử chuyên dùng. Đây là loại chứng thư do cơ quan hoặc tổ chức tạo lập chữ ký điện tử chuyên dùng cấp.

Có thể hiểu, chữ ký điện tử chuyên dùng được thiết lập nhằm phục vụ nhu cầu xác thực điện tử trong một phạm vi sử dụng nhất định do cơ quan hoặc tổ chức xác định. Việc sử dụng loại chữ ký này sẽ phụ thuộc vào quy chế quản lý và phạm vi áp dụng của từng cơ quan hoặc tổ chức tạo lập.

Khác với hình thức ký tay truyền thống trên giấy tờ, chữ ký điện tử chuyên dùng được sử dụng trên môi trường điện tử nhằm xác nhận chủ thể ký và hỗ trợ bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử trong quá trình trao đổi, xử lý thông tin.

Theo quy định hiện hành, chứng thư chữ ký điện tử chuyên dùng sẽ do cơ quan hoặc tổ chức tạo lập chữ ký điện tử chuyên dùng cấp cho đối tượng thuộc phạm vi sử dụng của mình. Điều này cho thấy phạm vi áp dụng của loại chữ ký điện tử này mang tính giới hạn theo từng hệ thống hoặc từng tổ chức cụ thể.

Ngoài ra, Điều 8, Nghị định 23/2025/NĐ-CP cũng quy định khi cấp và phát hành chứng thư chữ ký điện tử, cơ quan hoặc tổ chức tạo lập phải tuân thủ quy định về định dạng chứng thư chữ ký điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

Việc quy định cụ thể về loại chứng thư này giúp tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động xác thực điện tử trong các hệ thống hoạt động nội bộ hoặc phạm vi quản lý riêng của cơ quan, tổ chức.

2. Chữ ký điện tử chuyên dùng khác gì chữ ký số công cộng?

Theo quy định pháp luật hiện hành, chữ ký điện tử chuyên dùng và chữ ký số công cộng đều thuộc nhóm chữ ký điện tử. Tuy nhiên, hai loại này có sự khác nhau về chủ thể cấp chứng thư và phạm vi sử dụng.

Đối với chữ ký điện tử chuyên dùng, chứng thư sẽ do cơ quan hoặc tổ chức tạo lập chữ ký điện tử chuyên dùng cấp. Việc sử dụng được thực hiện trong phạm vi do cơ quan hoặc tổ chức đó xác định.

Trong khi đó, chữ ký số công cộng là loại chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao theo quy định pháp luật.

Sự khác nhau này dẫn đến sự khác biệt về phạm vi sử dụng của từng loại chữ ký điện tử trên thực tế.

Chữ ký số công cộng thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử theo quy định pháp luật như giao dịch với cơ quan nhà nước hoặc các hoạt động điện tử yêu cầu sử dụng chữ ký số công cộng. Trong khi đó, chữ ký điện tử chuyên dùng được sử dụng theo phạm vi do cơ quan hoặc tổ chức tạo lập quy định.

Ngoài khác biệt về chủ thể cấp và phạm vi sử dụng, mỗi loại chứng thư còn có cơ chế quản lý riêng theo quy định pháp luật hiện hành.

Việc hiểu rõ sự khác nhau giữa chữ ký điện tử chuyên dùng và chữ ký số công cộng giúp cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn đúng hình thức sử dụng phù hợp với nhu cầu thực tế cũng như đúng quy định pháp luật.

Trong quá trình triển khai các hoạt động điện tử, việc sử dụng không đúng loại chữ ký điện tử có thể ảnh hưởng đến phạm vi sử dụng hoặc quy trình xác thực điện tử của từng hệ thống.

Do đó, việc phân biệt rõ từng loại chứng thư chữ ký điện tử là điều cần thiết đối với các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân tham gia giao dịch điện tử.

Sự khác nhau này được thể hiện qua một số tiêu chí sau:

3. Quy định về chứng thư chữ ký điện tử chuyên dùng

Theo Điều 5, Nghị định 23/2025/NĐ-CP, nội dung của chứng thư chữ ký điện tử phải bao gồm đầy đủ các thông tin theo quy định pháp luật. 

Cụ thể, chứng thư chữ ký điện tử phải có thông tin về cơ quan hoặc tổ chức tạo lập chứng thư chữ ký điện tử. Đồng thời, chứng thư cũng phải thể hiện thông tin của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được cấp chứng thư chữ ký điện tử.

Ngoài ra, nội dung của chứng thư còn bao gồm số hiệu của chứng thư chữ ký điện tử, thời hạn có hiệu lực của chứng thư và dữ liệu dùng để kiểm tra chữ ký điện tử của chủ thể được cấp chứng thư.

Bên cạnh đó, chứng thư chữ ký điện tử còn phải có chữ ký điện tử của cơ quan hoặc tổ chức tạo lập chứng thư chữ ký điện tử.

Theo quy định tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký điện tử cũng phải thể hiện mục đích, phạm vi sử dụng và trách nhiệm pháp lý của cơ quan hoặc tổ chức cấp chứng thư chữ ký điện tử.

Những nội dung này có vai trò quan trọng trong việc xác định chủ thể được cấp chứng thư cũng như phạm vi sử dụng của chữ ký điện tử trên môi trường điện tử.

Ngoài yêu cầu về nội dung, việc cấp và phát hành chứng thư chữ ký điện tử còn phải tuân thủ quy định về định dạng chứng thư chữ ký điện tử theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

Hiện nay, hoạt động giao dịch điện tử đang ngày càng phổ biến trong nhiều lĩnh vực. Vì vậy, việc hiểu rõ quy định về chứng thư chữ ký điện tử chuyên dùng sẽ giúp cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng đúng theo quy định pháp luật trên môi trường số.

Nguyệt Nga