Việc nộp tờ khai thuế trực tuyến giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế nhanh chóng, giảm thời gian đi lại và hạn chế các thủ tục giấy tờ truyền thống. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn khi lần đầu thao tác trên hệ thống. Bài viết dưới đây chữ ký số ECA sẽ hướng dẫn chi tiết cách nộp tờ khai thuế trên Dịch vụ công.

1. Điều kiện để nộp tờ khai thuế trên Dịch vụ công

Trước khi thực hiện nộp hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện theo yêu cầu của cơ quan thuế.

 Trước hết, doanh nghiệp phải có tài khoản đăng nhập hợp lệ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành Thuế. Hiện nay người nộp thuế có thể đăng nhập bằng một trong hai hình thức gồm: tài khoản Thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID) theo quy định.

 Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số còn hiệu lực để thực hiện ký điện tử hồ sơ trước khi gửi đến cơ quan thuế. Đây là điều kiện bắt buộc nhằm xác thực người nộp hồ sơ và đảm bảo giá trị pháp lý của tờ khai điện tử.

Ngoài ra, người thực hiện kê khai cần chuẩn bị sẵn tệp hồ sơ định dạng XML được kết xuất từ phần mềm hỗ trợ kê khai hoặc phần mềm kế toán tương thích.

Trong quá trình thao tác, máy tính cần được kết nối Internet ổn định và cài đặt đầy đủ các công cụ hỗ trợ ký số theo yêu cầu của hệ thống. Nếu chữ ký số chưa được nhận diện, doanh nghiệp nên kiểm tra lại USB Token, phần mềm ký số hoặc plugin hỗ trợ ký điện tử trước khi thực hiện nộp hồ sơ.

2. Hướng dẫn nộp tờ khai thuế trên Dịch vụ công mới nhất

Chi tiết các bước nộp tờ khai thuế trên Dịch vụ công. 

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Người nộp thuế truy cập Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành Thuế tại địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin

Màn hình đăng nhập 

Tại màn hình đăng nhập, chọn loại tài khoản sử dụng:

• Tài khoản Thuế điện tử; hoặc
• Tài khoản định danh điện tử.

Sau đó chọn đối tượng đăng nhập là Doanh nghiệp, nhập tên đăng nhập, mật khẩu và mã xác nhận (Captcha), rồi nhấn Đăng nhập.

Bước 2: Thực hiện nộp tờ khai

Hiện nay hệ thống hỗ trợ hai cách nộp hồ sơ khai thuế khác nhau.

Cách 1: Nộp tại mục “Thủ tục hành chính”

Sau khi đăng nhập thành công, người dùng chọn mục “Thủ tục hành chính”.

Tại ô tìm kiếm, nhập mã thủ tục hành chính hoặc tìm kiếm theo loại tờ khai cần nộp.

Khi hệ thống hiển thị kết quả, nhấn biểu tượng thư mục tại cột “Nộp hồ sơ” của thủ tục tương ứng.

Tiếp theo:

• Chọn loại tờ khai cần nộp.
• Nhấn Tiếp tục.
• Chọn chức năng Nộp XML.
• Tải tệp hồ sơ XML từ máy tính lên hệ thống.
• Sau khi tải thành công, chọn Ký hồ sơ.

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách chứng thư số đang kết nối. Người dùng lựa chọn chứng thư số phù hợp, nhập mã xác nhận và thực hiện ký điện tử.

Khi xuất hiện yêu cầu xác thực chữ ký số, nhập đúng mã PIN của USB Token hoặc thiết bị ký số và nhấn Chấp nhận.

Nếu ký thành công, hồ sơ sẽ được chuyển sang trạng thái sẵn sàng nộp.

Cách 2: Nộp tại mục Dịch vụ khác

Ngoài cách trên, doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ tại mục: Dịch vụ khác → Hồ sơ khai thuế khác. Tại đây, hệ thống cho phép lựa chọn một trong hai hình thức:

• Trình ký;
• Nộp XML.

Sau khi kiểm tra lại thông tin hồ sơ, chọn chức năng “Ký và nộp tờ khai”.

Hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã PIN chữ ký số để xác thực giao dịch. Khi hoàn tất bước ký điện tử, hồ sơ sẽ được gửi đến cơ quan thuế để tiếp nhận và xử lý.

Bước 3: Theo dõi kết quả xử lý hồ sơ

Sau khi nộp thành công, màn hình sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ đã gửi. Người nộp thuế có thể tra cứu trạng thái xử lý trực tiếp trên hệ thống để biết hồ sơ đã được tiếp nhận hay chưa.

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo phản hồi điện tử về kết quả xử lý hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái chấp nhận. Nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo nêu rõ lý do để doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung.

3. Lưu ý quan trọng khi nộp tờ khai thuế điện tử 

Một trong những lỗi phổ biến nhất hiện nay là lựa chọn sai mã thủ tục hành chính khi nộp hồ sơ. Dù tệp XML được lập chính xác nhưng nếu gắn sai thủ tục tương ứng, hồ sơ vẫn có thể bị từ chối hoặc xử lý chậm.

Do đó, trước khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ loại tờ khai và mã thủ tục hành chính được lựa chọn trên hệ thống.

Bên cạnh đó, chữ ký số phải còn thời hạn sử dụng và được cài đặt đúng trên máy tính thực hiện giao dịch. Trường hợp chữ ký số hết hạn hoặc chứng thư số không được nhận diện, doanh nghiệp sẽ không thể hoàn thành bước ký điện tử.

Một lưu ý quan trọng khác là cần thực hiện nộp hồ sơ đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về thuế. Việc nộp chậm tờ khai có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính, kể cả trong trường hợp doanh nghiệp không phát sinh số thuế phải nộp.

Để hạn chế lỗi khi thực hiện kê khai và nộp hồ sơ điện tử, doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số của các nhà cung cấp được cấp phép, đảm bảo khả năng tương thích với hệ thống của cơ quan thuế. Với kinh nghiệm hơn 20 năm trong lĩnh vực giải pháp số, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ECA, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế, nộp hồ sơ điện tử, hóa đơn điện tử và nhiều giao dịch trực tuyến khác một cách nhanh chóng, an toàn và đúng quy định pháp luật.

Nguyệt Nga