Chữ ký điện tử ngày càng đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch trực tuyến. Không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình ký kết, chữ ký điện tử còn đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và hiệu quả trong quản lý văn bản. Việc hiểu rõ về bản chất, giá trị pháp lý và cách triển khai chữ ký điện tử là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp hiện nay.

1. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử (Electronic Signature) là một dạng dữ liệu điện tử được đính kèm hoặc liên kết với các tài liệu điện tử nhằm xác nhận danh tính người ký và thể hiện sự đồng thuận của họ với nội dung trong tài liệu đó.

Chữ ký điện tử có thể xuất hiện dưới nhiều dạng như:

• Dạng ký tay được scan hoặc vẽ trên màn hình.
• Chữ ký hình ảnh: Là loại chữ ký được ký bằng tay sau đó chuyển thành dạng ảnh và chèn vào hợp đồng điện tử.
• Hoặc dạng chữ ký số sử dụng chứng thư số và khóa mã hóa an toàn.

2. Cơ sở pháp lý của chữ ký điện tử tại Việt Nam

Tại Việt Nam, chữ ký điện tử được công nhận về mặt pháp lý nếu đáp ứng một số điều kiện. Cụ thể, luật Giao dịch điện tử 2023 (thay thế Luật Giao dịch điện tử 2005) quy định, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau: 

“Điều 23. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.

2. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

3. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.”

Tóm lại, chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch điện tử.

3. Phân biệt các loại chữ ký điện tử

3.1. Chữ ký số (Digital Signature)

Là loại chữ ký điện tử được bảo mật cao nhất hiện nay. Chữ ký số sử dụng cặp khóa mã hóa (khóa công khai và khóa bí mật) cùng với chứng thư số được cấp bởi các tổ chức chứng thực có thẩm quyền. Chữ ký số có vai trò như chữ ký tay đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.

Đặc điểm:

• Có chứng thư số do tổ chức được Nhà nước cấp phép.
• Khó có thể làm giả, dễ kiểm tra nguồn gốc.
• Được sử dụng rộng rãi trong khai thuế, hải quan, BHXH, hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử…

Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

3.2. Chữ ký scan

Là loại chữ ký được chuyển thành dạng điện tử sau khi thực hiện ký tay trên giấy thông qua máy quét (scan) rồi gửi qua thư điện tử.

Ưu điểm:

• Dễ thực hiện, tiện lợi cho giao dịch nội bộ.
• Phù hợp với môi trường ít ràng buộc pháp lý.

Nhược điểm: Giá trị pháp lý thấp nếu không kết hợp xác minh danh tính.

3.3. Chữ ký hình ảnh 

Là loại chữ ký được ký bằng tay sau đó chuyển thành dạng ảnh và chèn vào văn bản điện tử. Chữ ký hình ảnh dễ bị làm giả và gần như không có giá trị pháp lý nếu xảy ra tranh chấp.

4. Lợi ích của chữ ký điện tử đối với doanh nghiệp và cá nhân

Việc sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp và cá nhân như: 

• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Loại bỏ nhu cầu in ấn, vận chuyển văn bản, giúp quy trình ký kết diễn ra nhanh gọn.
• Ký mọi lúc, mọi nơi: Người dùng có thể thực hiện ký trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng có kết nối  internet.
• Bảo mật cao: Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa đảm bảo dữ liệu không thể bị sửa đổi sau khi ký.
• Hợp pháp và minh bạch: Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Việt Nam

5. Ứng dụng của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử ngày càng đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử, giúp xác thực danh tính, đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý cho các văn bản điện tử. Trong thực tế, chữ ký điện tử, đặc biệt là chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như khai thuế, kê khai bảo hiểm xã hội, hải quan điện tử, ký hợp đồng, hồ sơ nội bộ doanh nghiệp, và giao dịch thương mại điện tử. Cụ thể:

(1) Chữ ký số cho các doanh nghiệp/tổ chức: Là con dấu của doanh nghiệp hoặc người đại diện trước pháp luật của doanh nghiệp. 

• Đăng ký doanh nghiệp
• Ký hóa đơn điện tử
• Kê khai thuế, nộp thuế. 
• Bảo hiểm xã hội, hải quan
• Chứng từ giao dịch nội bộ
• Ký hợp đồng

(2) Chữ ký số của cá nhân trong doanh nghiệp: Là chữ ký số của một cá nhân (lãnh đạo, kế toán…) có ghi rõ chức danh

• Nộp báo cáo tài chính. 
• Chứng từ trong giao dịch nội bộ 
• Ký hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động

(3) Chữ ký số cá nhân: Là chữ ký số của một cá nhân riêng biệt, chỉ hiện tên của cá nhân đó khi thực hiện ký số. 

• Kê khai, quyết toán thuế. 
• Giao dịch ngân hàng
• Chứng khoán
• Hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế
• Ký kết các văn bản điện tử khác

6. Hướng dẫn sử dụng chữ ký điện tử an toàn

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ chữ ký số từ các đơn vị được Bộ TT&TT cấp phép, như ECA - Giải pháp của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn.

Bước 2: Đăng ký chứng thư số

Chứng thư số là bắt buộc đối với chữ ký số. Quá trình này gồm: đăng ký thông tin doanh nghiệp/cá nhân, xác minh danh tính, và được cấp cặp khóa điện tử.

Bước 3: Ký văn bản

Tuỳ vào nền tảng sử dụng, người dùng chọn tính năng “Ký số” → chọn chứng thư số → xác thực OTP hoặc USB token → hoàn tất.

Bước 4: Lưu trữ & gửi văn bản

Sau khi ký, văn bản có thể được lưu ở định dạng gốc hoặc PDF có đính kèm chữ ký, gửi qua email hoặc tích hợp vào hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP, CRM…).

7. Hướng dẫn cách tạo chữ ký điện tử trên file Word, PDF, Excel

Chữ ký điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong các tài liệu văn bản số. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo chữ ký điện tử trong các phần mềm văn phòng thông dụng như Microsoft Word, Excel và PDF.

7.1. Cách chèn chữ ký điện tử trong Word

Bước 1: Mở tài liệu Word cần ký, đặt con trỏ tại vị trí mong muốn. Trên thanh công cụ, nhấn vào tab Insert.

Bước 2: Nhấn chọn Signature Line.

Bước 3: Trong hộp thoại Signature Setup, nhập thông tin:

• Suggested signer: Nhập họ tên người ký (VD: Trần Văn B).
• Suggested signer’s title: Chức danh (VD: Giám đốc điều hành).
• Suggested signer’s email address: Nhập email liên hệ của người ký (VD: tranvanb@gmail.com).

Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất và tạo vùng chèn chữ ký.

7.2. Tạo chữ ký điện tử trong Excel

Việc chèn chữ ký số trong Excel cũng tương tự như Word:

Bước 1: Mở bảng tính Excel, chọn Insert.
Bước 2: Trên thanh Text, chọn Signature Line, chọn Microsoft Office Signature Line.
Bước 3: Khi cửa sổ cấu hình chữ ký xuất hiện, điền đầy đủ họ tên, chức danh và email.
Bước 4: Click OK để tạo vùng chữ ký.

Lưu ý: Với Excel 2007 và 2010, sau khi chọn dòng chữ ký, hệ thống có thể yêu cầu xác nhận thêm một bước, bạn chỉ cần nhấn OK để tiếp tục.

7.3. Tạo chữ ký điện tử trong tài liệu PDF (bằng Foxit Reader)

Nếu bạn sử dụng Foxit Reader để đọc và chỉnh sửa file PDF, hãy làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Mở file PDF bằng phần mềm Foxit Reader. Chuyển sang tab Home, chọn PDF Sign, sau đó nhấn Create Signature.
Bước 2: Chọn một trong các cách tạo chữ ký:

• Draw Signature: Tự vẽ tay chữ ký bằng chuột.
• From Clipboard: Tạo chữ ký bằng video.
• Import File: Tải ảnh chữ ký từ máy tính.

Bước 3: Sau khi tạo xong, nhấn OK và Save để lưu mẫu chữ ký.
Bước 4: Quay lại tab PDF Sign, chọn mẫu chữ ký bạn vừa lưu và đặt tại vị trí cần chèn chữ ký trên tài liệu.

8. ECA - Giải pháp chữ ký số của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

ECA là phần mềm chữ ký số chuyên dụng do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển, được thiết kế dành cho doanh nghiệp và cá nhân trong nước. Với giao diện thân thiện, bảo mật cao và khả năng tích hợp đa nền tảng, ECA đang là một trong những giải pháp được tin dùng nhiều nhất hiện nay.

8.1 Nền tảng bảo mật của ECA:

Chữ ký số ECA dựa trên công nghệ mã hóa chữ ký điện tử gồm một cặp khóa được một khóa công khai (Public Key) và một khóa bí mật (Private Key) với ưu điểm:

• Không thể tìm ra khóa bí mật từ khóa công khai.
• Khóa bí mật nằm dưới quyền sở hữu duy nhất của chủ sở hữu và được lưu trữ cục bộ dưới dạng USB Token.

8.2 Tại sao nên chọn ECA?

• Doanh nghiệp công nghệ uy tín với hơn 20 năm kinh nghiệm
• Top 5 CA có chất lượng dịch vụ tốt nhất năm 2024
• Được Bộ TT&TT chứng nhận hoạt động hợp pháp
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7, thủ tục đăng ký đơn giản, nhanh chóng
• Chi phí hợp lý, nhiều gói linh hoạt cho mọi quy mô doanh nghiệp

Chữ ký số không chỉ là giải pháp hiện đại thay thế chữ ký tay truyền thống, mà còn là công cụ pháp lý mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các giao dịch nhanh chóng, minh bạch và an toàn trong môi trường số. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và đúng quy định pháp luật, người dùng cần lựa chọn nền tảng chữ ký số có độ tin cậy cao, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn bảo mật và pháp lý.

Phần mềm chữ ký số ECA - Giải pháp do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển chính là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số. Truy cập ngay ECA để trải nghiệm phần mềm và nhận tư vấn triển khai miễn phí từ đội ngũ chuyên gia!

Nguyệt Nga