Từ ngày 01/11/2026, Quyết định 43/2026/QĐ-TTg có hiệu lực, quy định việc quản lý và sử dụng Trục liên thông văn bản quốc gia. Theo đó, văn bản điện tử ký số đúng quy định có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy và được sử dụng thay việc gửi, nhận bản giấy, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

1. Văn bản điện tử ký số có được sử dụng thay bản giấy không?

Theo Khoản 1, Điều 11, Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg, văn bản điện tử được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Văn bản này được gửi, nhận qua Trục liên thông thay cho văn bản giấy, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Có thể hiểu, khi đáp ứng yêu cầu ký số và thuộc trường hợp được áp dụng, cơ quan, tổ chức sử dụng văn bản điện tử để trao đổi qua hệ thống thay vì gửi bản giấy. Nếu lĩnh vực chuyên ngành có yêu cầu riêng, việc gửi, nhận vẫn phải tuân thủ yêu cầu đó.

Trục liên thông văn bản quốc gia là nền tảng dùng chung do Văn phòng Chính phủ thống nhất quản lý, vận hành. Nền tảng kết nối các hệ thống thông tin của cơ quan, tổ chức để gửi, nhận văn bản điện tử, phục vụ quản lý hồ sơ và giải quyết công việc.

Trong quá trình trao đổi, dữ liệu phải được bảo vệ, giữ nguyên vẹn và bảo đảm giá trị pháp lý. Các giao dịch phải được xác thực và lưu lại thông tin để phục vụ kiểm tra, tra cứu khi cần.

Quy chế cũng ưu tiên việc xử lý văn bản hoàn toàn trên môi trường điện tử. Theo đó, văn bản được tạo lập, ký số, phát hành, gửi và nhận trên hệ thống, không sử dụng bản giấy song song. Đây là quy trình “văn bản điện tử toàn trình”, được phân biệt với việc quét văn bản giấy thành tệp điện tử.

2. Khi gửi, nhận văn bản điện tử cần kiểm tra những gì?

Quy chế quy định trách nhiệm từ lúc gửi văn bản đến khi tiếp nhận, xử lý và lưu trữ. Những yêu cầu này giúp các bên biết văn bản đã được gửi thành công, được tiếp nhận và đang được xử lý ở trạng thái nào.

Thứ nhất, kiểm tra chữ ký số.

Trục liên thông tự động kiểm tra và cảnh báo nếu văn bản chưa được ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ. Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc ký số văn bản gửi, nhận qua hệ thống.

Trước khi tiếp nhận, hệ thống của bên nhận còn phải kiểm tra dữ liệu có đầy đủ, nguyên vẹn hay không và chứng thư chữ ký số có hợp lệ hay không. Đây là những nội dung kiểm tra được quy định tại Điều 11 và Điều 14 Quy chế.

Thứ hai, theo dõi việc gửi và tiếp nhận văn bản.

Bên gửi phải kiểm tra trạng thái để bảo đảm văn bản đã được gửi lên Trục liên thông. Nếu gửi không thành công, bên gửi phải xử lý kịp thời trong ngày làm việc.

Văn bản chỉ được gửi tới đơn vị có mã định danh hợp lệ trên hệ thống. Mã định danh giúp xác định đúng cơ quan, tổ chức nhận văn bản; danh sách các đơn vị liên thông phải được cập nhật thường xuyên.

Sau khi tiếp nhận theo quy định, cơ quan, tổ chức phải xử lý văn bản ngay trên môi trường điện tử, bảo đảm kịp thời và đúng quy định. Khi trạng thái xử lý thay đổi, thông tin phải được đồng bộ với Trục liên thông.

Thứ ba, lưu trữ văn bản sau khi gửi, nhận.

Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lưu trữ văn bản điện tử và bảo đảm giá trị pháp lý trong suốt thời gian lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ.

Mỗi văn bản luân chuyển qua Trục liên thông phải có một mã định danh văn bản duy nhất. Mã này phục vụ theo dõi, tra cứu quá trình luân chuyển và xử lý văn bản khi cần.

3. Quy định áp dụng cho ai và cần loại chứng thư chữ ký số nào?

Theo Điều 2 của Quy chế, các đối tượng áp dụng gồm:

• Bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân các cấp và các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
• Cơ quan, tổ chức khác có liên quan đến việc sử dụng ngân sách nhà nước, nếu có nhu cầu và đáp ứng điều kiện kết nối.
• Các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng Trục liên thông văn bản quốc gia.

Quy chế không áp dụng với việc gửi, nhận tài liệu, hồ sơ, văn bản điện tử và thông điệp dữ liệu có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Đối với kết nối giữa cơ quan hành chính nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp, việc thực hiện phải bảo đảm tự nguyện, bình đẳng, an toàn và tuân thủ chuẩn định dạng dữ liệu quốc gia.

Về chứng thư chữ ký số, cơ quan, tổ chức tham gia kết nối cần có chứng thư phù hợp để hệ thống xác thực và ký số dữ liệu trao đổi. Loại chứng thư được sử dụng tùy theo nhóm đối tượng:

• Đối với cơ quan, tổ chức thuộc Khoản 1 và Khoản 2, Điều 2: Sử dụng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ cho thiết bị, dịch vụ, phần mềm theo quy định.
• Đối với cơ quan, tổ chức thuộc Khoản 3, Điều 2: Sử dụng chứng thư chữ ký số công cộng dành cho thiết bị, phần mềm của Máy chủ bảo mật. Trường hợp có nhu cầu và đáp ứng điều kiện pháp luật, được sử dụng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.

Đây là yêu cầu phục vụ kết nối và trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống. Bên cạnh chứng thư chữ ký số, đơn vị tham gia còn phải chuẩn bị hạ tầng, phần mềm, bảo đảm an ninh mạng và thực hiện quy trình đăng ký, thử nghiệm kết nối theo Quy chế.

Nguyệt Nga.