Ký hợp đồng thuê nhà online bằng chữ ký số đang trở thành giải pháp thuận tiện cho cá nhân, doanh nghiệp khi các bên không cần gặp trực tiếp nhưng vẫn có thể xác lập thỏa thuận thuê nhà. Tuy nhiên, hợp đồng thuê nhà ký bằng chữ ký số có an toàn và hợp pháp không lại được nhiều cá nhân và doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.

1. Ký hợp đồng thuê nhà online bằng chữ ký số có hợp pháp không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam về giao dịch điện tử, hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. 

Mặt khác, đối với hợp đồng thuê nhà tại Điều 472, Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn nhất định, bên thuê có nghĩa vụ trả tiền thuê nhà cho bên cho thuê.

Như vậy, trường hợp hợp đồng thuê nhà được các bên xác lập dưới dạng hợp đồng điện tử, ký bằng chữ ký số đáp ứng các điều kiện về giao kết, chữ ký điện tử, nội dung hợp đồng thì có thể có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng được giao kết dưới dạng hợp đồng giấy.

2. Ký hợp đồng thuê nhà online bằng chữ ký số có an toàn và hợp pháp không?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp biến đổi một thông điệp dữ liệu, sử dụng hệ thống khóa không đối xứng, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay của cá nhân, hoặc tương đương con dấu của tổ chức đó trên văn bản giấy trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký.

Trên thực tế, so với việc ký, scan và gửi hợp đồng điện tử qua email, thì việc sử dụng chữ ký số ký hợp đồng có thể tăng mức độ an toàn và khả năng xác thực của giao dịch điện tử.

Đối với hợp đồng thuê nhà, các bên có thể lựa chọn hình thức ký điện tử phù hợp. Khi sử dụng chữ ký số hợp lệ, đáp ứng điều kiện về chữ ký số an toàn (quy định tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP) thì việc giao kết hợp đồng điện tử an toàn và hợp pháp. 

Chữ ký số giúp:

• Xác thực chính xác người ký: Chữ ký số giúp xác định chủ thể đã thực hiện việc ký hợp đồng.
• Bảo đảm tính toàn vẹn: Nếu dữ liệu hợp đồng bị thay đổi sau khi ký, hệ thống có thể phát hiện sự thay đổi của dữ liệu đã được ký.
• Chống chối bỏ: Việc người ký xác nhận thỏa thuận theo hợp đồng không thể bị chối bỏ khi hợp đồng có chữ ký số của người ký.
• Tiết kiệm thời gian: Các bên có thể ký hợp đồng từ xa mà không cần cùng có mặt tại một địa điểm.
• Dễ dàng lưu trữ và tra cứu: Hợp đồng được tạo lập dưới dạng điện tử có thể lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tập trung.

Tuy nhiên, sự an toàn và hợp pháp của hợp đồng thuê nhà không chỉ phụ thuộc vào chữ ký số. Các bên tham gia vẫn phải đáp ứng những điều kiện có liên quan đến chủ thể, nội dung, hình thức hợp đồng và quy định pháp luật chuyên ngành.

Mức độ an toàn còn phụ thuộc vào nền tảng ký hợp đồng, việc quản lý tài khoản/chữ ký số và quy trình lưu trữ dữ liệu. Các bên không nên chia sẻ thiết bị, tài khoản hoặc phương tiện ký cho người khác sử dụng để đảm bảo an toàn cao nhất.

3. Ký hợp đồng thuê nhà online cần lưu ý gì?

Để hạn chế rủi ro pháp lý, các bên nên kiểm tra những nội dung sau trước khi ký:

• Kiểm tra thông tin căn nhà và quyền cho thuê: Người thuê nên xác minh thông tin về căn nhà, người có quyền cho thuê và phạm vi quyền của người ký hợp đồng.
• Đọc kỹ nội dung trước khi ký: Đặc biệt lưu ý giá thuê, thời hạn thuê, tiền đặt cọc, thời điểm thanh toán và điều kiện chấm dứt hợp đồng.
• Kiểm tra chữ ký điện tử sau khi ký: Cần bảo đảm chữ ký số dùng ký hợp đồng là chữ ký an toàn, được xác thực và gắn với đúng chủ thể ký.
• Lưu giữ bản hợp đồng điện tử hoàn chỉnh: Không nên chỉ lưu ảnh chụp màn hình hoặc bản scan chữ ký.
• Lựa chọn nền tảng ký hợp đồng đáng tin cậy: Hệ thống nên có khả năng xác thực người ký, bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu, lưu vết giao dịch và hỗ trợ lưu trữ hợp đồng.

4. Có nên ký hợp đồng thuê nhà online thay cho hợp đồng giấy?

Trường hợp, các bên đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật và sử dụng giải pháp ký điện tử phù hợp (ưu tiên sử dụng chữ ký số an toàn), ký hợp đồng thuê nhà online có thể là phương thức giao kết thuận tiện, an toàn và có giá trị pháp lý cao.

Đặc biệt với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh hợp đồng thuê văn phòng, mặt bằng, kho hoặc địa điểm kinh doanh, việc số hóa quy trình ký hợp đồng giúp giảm thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế giấy tờ và thuận tiện trong quản lý.

Tuy nhiên, trước khi lựa chọn hình thức điện tử, cần kiểm tra yêu cầu về hình thức của loại giao dịch cụ thể. Nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc điều kiện hình thức khác thì việc ký điện tử không đương nhiên thay thế các yêu cầu đó.

Ký hợp đồng thuê nhà online bằng chữ ký số là giải pháp thuận tiện, giúp các bên tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ và dễ dàng giao kết từ xa. Tuy nhiên, để bảo đảm giá trị pháp lý và hạn chế tranh chấp, các bên cần sử dụng chữ ký số hợp lệ, kiểm tra kỹ thông tin và nội dung hợp đồng, đồng thời lưu trữ đầy đủ dữ liệu giao dịch điện tử. Việc lựa chọn nền tảng ký hợp đồng uy tín cũng là yếu tố quan trọng để bảo đảm an toàn, bảo mật trong quá trình ký kết và quản lý hợp đồng. 

Thu Hương