Từ ngày 01/11/2026, Quyết định 43/2026/QĐ-TTg về Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Trục liên thông văn bản quốc gia chính thức có hiệu lực. Một trong những nội dung đáng chú ý là quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử ký số và việc sử dụng văn bản điện tử thay cho gửi, nhận văn bản giấy.

1. Từ 01/11/2026, văn bản điện tử ký số thay thế văn bản giấy đúng không?

Ngày 16/9/2026, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 43/2026/QĐ-TTg, kèm theo Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Trục liên thông văn bản quốc gia. Quyết định có hiệu lực từ ngày 01/11/2026.

Theo Khoản 1, Điều 11, Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg, văn bản điện tử được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

Đồng thời, văn bản này được luân chuyển qua Trục liên thông văn bản quốc gia để thay thế cho việc gửi, nhận văn bản giấy, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Như vậy, không phải từ ngày 01/11/2026, tất cả văn bản giấy đều bị loại bỏ. Việc thay thế được đặt trong phạm vi gửi, nhận văn bản qua Trục liên thông văn bản quốc gia, với điều kiện văn bản điện tử phải được ký số đúng quy định.

Đây là cơ sở quan trọng để quá trình trao đổi văn bản trên môi trường điện tử được thực hiện xuyên suốt mà không nhất thiết phải gửi kèm bản giấy trong các trường hợp thuộc phạm vi áp dụng.

2. Văn bản điện tử gửi qua Trục liên thông cần đáp ứng yêu cầu gì?

Quyết định 43/2026/QĐ-TTg hướng tới việc gửi, nhận văn bản hoàn toàn trên môi trường điện tử, trong đó chữ ký số là một trong những yếu tố bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản.

Đáng chú ý, Quy chế đề cập đến văn bản điện tử toàn trình là văn bản được tạo lập, ký số, phát hành, gửi và nhận hoàn toàn trên môi trường điện tử, không sử dụng song song văn bản giấy.

Theo quy định, việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông phải đảm bảo các yêu cầu về xác thực, an toàn và khả năng kiểm tra trong quá trình trao đổi. Hệ thống thực hiện kiểm tra trạng thái ký số; trường hợp văn bản chưa được ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ, hệ thống có thể cảnh báo để đơn vị gửi xử lý.

Do đó, việc ứng dụng chữ ký số không đơn thuần là đưa hình ảnh chữ ký lên một tệp điện tử. Chữ ký số gắn với quá trình xác thực chủ thể ký, kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu và hỗ trợ bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản trong quá trình giao dịch điện tử.

Quy định mới cũng thể hiện định hướng ưu tiên văn bản điện tử toàn trình, hạn chế việc tạo văn bản giấy rồi scan để gửi dưới dạng điện tử. Thay vào đó, toàn bộ quy trình từ tạo lập, ký, phát hành đến gửi và nhận văn bản được thực hiện trực tiếp trên môi trường số.

3. Chữ ký số đóng vai trò gì khi văn bản được chuyển hoàn toàn lên môi trường điện tử?

Khi quy trình xử lý văn bản chuyển từ giấy sang điện tử, một yêu cầu quan trọng là phải xác định được ai là người ký, nội dung sau khi ký có bị thay đổi hay không và văn bản có đủ điều kiện để được công nhận về mặt pháp lý hay không. Chữ ký số giúp đáp ứng những yêu cầu này.

Đối với văn bản điện tử, chữ ký số có thể được sử dụng để xác thực chủ thể ký và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký. Nếu nội dung văn bản bị thay đổi sau thời điểm ký, việc kiểm tra chữ ký số có thể phát hiện sự thay đổi này.

Đặc biệt, Quyết định 43/2026/QĐ-TTg xác định rõ văn bản điện tử ký số đúng quy định có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy khi được luân chuyển qua Trục liên thông theo phạm vi của Quy chế. Đây là một trong những cơ sở để giảm việc gửi, nhận song song cả văn bản điện tử và văn bản giấy.

Việc ban hành Quyết định 43/2026/QĐ-TTg vì vậy tiếp tục thúc đẩy quá trình chuyển từ xử lý văn bản trên giấy sang tạo lập, ký số, phát hành, gửi nhận, lưu trữ trên môi trường điện tử.

Trong quá trình này, việc sử dụng chữ ký số đáp ứng quy định pháp luật và duy trì hiệu lực của chứng thư chữ ký số là yếu tố cần thiết để bảo đảm hoạt động ký văn bản điện tử được thực hiện liên tục, an toàn.

ECA là dịch vụ chữ ký số do Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp, hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân thực hiện ký số trong các giao dịch điện tử. Người dùng có thể chủ động kiểm tra thời hạn chứng thư chữ ký số và thực hiện gia hạn khi cần thiết để tránh gián đoạn các giao dịch, hồ sơ điện tử.

Nguyệt Nga