Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vắng mặt, không thể trực tiếp ký hồ sơ, hợp đồng hoặc chứng từ điện tử. Khi này, ai có thể ký số thay người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp? Đồng thời, có thể giao chữ ký số cho người khác ký được không?

1. Quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Theo Khoản 1, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như sau:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện gồm:

• Đủ 18 tuổi trở lên, không thuộc diện bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp.
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định cụ thể khi đăng ký doanh nghiệp.

• Đối với Công ty TNHH và Công ty Cổ phần: Có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của họ.
• Đối với doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật.
• Đối với Công ty Hợp danh: Các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật.

Chức danh phổ biến người đại diện theo pháp luật thường là: Chủ tịch Hội đồng thành viên; Chủ tịch Hội đồng quản trị; Chủ tịch công ty; Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

2. Người đại diện theo pháp luật vắng mặt, ai được ký số thay doanh nghiệp?

Trên thực tế, việc sử dụng chữ ký số thay mặt doanh nghiệp không chỉ liên quan đến thao tác kỹ thuật ký số mà còn gắn với thẩm quyền đại diện và trách nhiệm pháp lý của người ký. Khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vắng mặt doanh nghiệp cần thực hiện quy trình ủy quyền số ký đúng quy định để tránh trường hợp hồ sơ điện tử bị từ chối hoặc phát sinh tranh chấp về thẩm quyền ký.

2.1. Có được đưa chữ ký số của người đại diện pháp lý cho người khác sử dụng ký số khi vắng mặt?

Về nguyên tắc, doanh nghiệp, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp không nên giao thiết bị hoặc thông tin bảo mật của chữ ký số cá nhân cho người khác để ký thay.

Chữ ký số được sử dụng để xác nhận danh tính của chủ thể ký và thể hiện ý chí của chủ thể đó trong giao dịch điện tử. Vì vậy, việc một cá nhân tự ý sử dụng USB Token, tài khoản ký số từ xa hoặc thông tin xác thực của người đại diện theo pháp luật để ký có thể dẫn đến rủi ro về tính xác thực và trách nhiệm pháp lý.

Do đó, khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt, giải pháp phù hợp không phải là đưa chữ ký số cho nhân viên sử dụng, mà cần xác định người có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp pháp ký số.

2.2. Người được ủy quyền có thể ký thay người đại diện pháp lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể thực hiện việc ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện một hoặc một số công việc thuộc phạm vi được ủy quyền.

Ví dụ: Giám đốc (người đại diện theo pháp luật của Công ty X) đi công tác dài ngày và không thể trực tiếp ký một số hồ sơ điện tử. Giám đốc có thể lập văn bản ủy quyền cho Phó Giám đốc thực hiện công việc cụ thể trong thời hạn nhất định (Ví dụ: ký hợp đồng cung cấp dịch vụ cho khách hàng và ký hợp đồng hợp tác với các đối tác trong tháng 10/2026 và tháng 11/2026).

Khi đó, cần phân biệt:

• Thẩm quyền đại diện: Phó Giám đốc phải được doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền (người đại diện theo pháp luật) ủy quyền hợp pháp.
• Chữ ký điện tử: Người được ủy quyền nên sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số của chính mình nếu quy trình giao dịch yêu cầu xác thực người ký.
• Phạm vi ủy quyền: Việc ký phải nằm trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.
• Hồ sơ ủy quyền: Doanh nghiệp cần lưu giữ văn bản ủy quyền và các tài liệu chứng minh thẩm quyền khi cần giải trình.

Như vậy, ủy quyền không đồng nghĩa với việc cho người khác sử dụng chữ ký số của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, mà trao quyền tạm thời cho người khác, sử dụng chữ ký số của họ để thực hiện công việc khi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp vắng mặt.

2.3. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật

Một số doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật theo Điều lệ công ty. Trong trường hợp này, việc một người đại diện vắng mặt không nhất thiết khiến doanh nghiệp không thể thực hiện giao dịch. 

Doanh nghiệp cần căn cứ vào:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty;
• Quy định về chức danh, quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện;
• Nội dung giao dịch cụ thể.

Nếu người đại diện khác có thẩm quyền thực hiện giao dịch, người này có thể sử dụng chữ ký số của chính mình để ký theo đúng thẩm quyền.

2.4. Có thể ủy quyền ký số cho kế toán trưởng hoặc nhân viên kế toán không?

Kế toán trưởng hoặc nhân viên kế toán nếu được ủy quyền hợp pháp và nội dung ủy quyền không vi phạm điều cấm thì được ký số thay người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc nhiên cho rằng kế toán trưởng, kế toán viên hoặc nhân viên hành chính có thể ký mọi hồ sơ điện tử của doanh nghiệp chỉ vì đang được giao quản lý chữ ký số.

Ví dụ:

Công ty X có Giám đốc là người đại diện theo pháp luật. Giám đốc đi nước ngoài trong 15 ngày và giao USB Token cho kế toán trưởng để ký hồ sơ thuế.

=> Giải pháp này có thể giải quyết được việc ký số hợp lệ cho hồ sơ thuế bằng cách kế toán trưởng sử dụng chữ ký số mang tên Giám đốc để ký thay. Tuy nhiên, cách làm này tiềm ẩn rủi ro nếu hồ sơ thuế là hồ sơ khai khống và Giám đốc sẽ đồng thời phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu bị phát hiện. 

=> Phương án phù hợp là xác định phạm vi công việc cần thực hiện, thực hiện ủy quyền theo quy định và sử dụng phương thức ký phù hợp với chủ thể có thẩm quyền.

Lưu ý: Cần phân biệt rõ giữa “ký thay theo ủy quyền” và “sử dụng chữ ký số của người khác”. Đây là hai vấn đề hoàn toàn khác nhau và có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm giá trị pháp lý của hồ sơ, hợp đồng và giao dịch điện tử:

Cụ thể:

• Ký thay theo ủy quyền: Sử dụng chữ ký số của người được ủy quyền để ký số.
• Sử dụng chữ ký số của đại diện pháp luật để ký số: Sử dụng chữ ký của người đại diện pháp luật để ký hồ sơ, giấy tờ, hợp đồng.

3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi ký số thay người đại diện?

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Không giao chữ ký số, mã PIN hoặc thông tin xác thực của người đại diện theo pháp luật cho người khác sử dụng tùy ý.
• Kiểm tra người thực hiện ký có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp pháp hay không.
• Xác định rõ phạm vi, thời hạn và nội dung ủy quyền.
• Người được ủy quyền nên sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số của chính mình khi giao dịch yêu cầu xác định danh tính người ký.
• Kiểm tra quy định riêng của từng cơ quan, hệ thống điện tử hoặc loại hồ sơ về người có thẩm quyền ký và phương thức ký.
• Lưu trữ đầy đủ văn bản ủy quyền, hồ sơ giao dịch và dữ liệu điện tử để làm căn cứ chứng minh thẩm quyền khi cần thiết.

Như vậy, trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vắng mặt, không nên cho người khác sử dụng chữ ký số của người đại diện để ký thay. Thay vào đó, doanh nghiệp và người đại diện pháp luật của doanh nghiệp cần xác định người có thẩm quyền khác hoặc thực hiện ủy quyền hợp pháp, đồng thời bảo đảm người thực hiện giao dịch sử dụng phương thức ký phù hợp với tư cách và phạm vi đại diện.

Thu Hương