Lần đầu tham gia BHXH, người lao động và doanh nghiệp thường băn khoăn về hồ sơ, thời hạn và cách đăng ký để không phát sinh sai sót. Vậy hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu hiện nay được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây ECA sẽ giúp bạn nắm rõ từng bước.

1. Đối tượng đăng ký BHXH lần đầu

Theo Luật BHXH 2024, việc đăng ký tham gia BHXH được thực hiện đối với người thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc hoặc BHXH tự nguyện theo quy định. Đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc, trách nhiệm đăng ký được xác định tùy thuộc vào từng nhóm đối tượng.

1.1. Người sử dụng lao động đăng ký BHXH cho người lao động

Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc của người lao động cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Đây là trách nhiệm của doanh nghiệp và người sử dụng lao động nhằm bảo đảm người lao động được xác lập quá trình tham gia BHXH theo quy định.

Đối với một số trường hợp đặc thù, người tham gia có thể trực tiếp đăng ký với cơ quan BHXH thay vì thông qua người sử dụng lao động.

1.2. Những trường hợp tự đăng ký tham gia BHXH bắt buộc

Theo quy định hiện hành, một số đối tượng có trách nhiệm tự nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, trong đó có:

• Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
• Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
• Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương.

Các trường hợp tự nộp hồ sơ nêu trên thực hiện đăng ký tham gia BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. 

1.3. Người tham gia BHXH tự nguyện

Người tham gia BHXH tự nguyện tự thực hiện đăng ký tham gia theo quy định. Hồ sơ đăng ký là tờ khai tham gia BHXH của người tham gia BHXH tự nguyện. Thủ tục đăng ký tham gia BHXH tự nguyện hiện được giải quyết trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định và không thu lệ phí.

Đăng ký BHXH lần đầu có phải cấp mã số BHXH mới?

Nếu người lao động đã từng tham gia BHXH và được cấp mã số BHXH thì khi chuyển sang đơn vị mới, người lao động tiếp tục sử dụng mã số BHXH đã được cấp. Do đó, trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin của người lao động để hạn chế việc đăng ký trùng hoặc phát sinh nhiều mã số BHXH.

2. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH được thực hiện theo từng nhóm đối tượng. Cụ thể:

2.1. Đối với người sử dụng lao động

• Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người sử dụng lao động - Mẫu TK3-TS;
• Danh sách người lao động tham gia BHXH - Mẫu D02-LT;
• Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người lao động - Mẫu TK1-TS.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu theo quy định của BHXH Việt Nam tại thời điểm thực hiện thủ tục và cập nhật khi có thay đổi.

2.2. Đối với người lao động

Người lao động chuẩn bị tờ khai đăng ký tham gia BHXH theo mẫu do BHXH Việt Nam quy định. Thông tin trên tờ khai cần được kê khai đầy đủ và chính xác, đặc biệt là các thông tin nhân thân, định danh và mã số BHXH nếu đã được cấp.

2.3. Đối với người tham gia tự đăng ký

Đối với các đối tượng thuộc diện tự đăng ký tham gia BHXH bắt buộc, hồ sơ được thực hiện theo quy định tương ứng. Theo thủ tục hành chính hiện hành, người tham gia sử dụng tờ khai đăng ký tham gia BHXH theo mẫu quy định.

2.4. Hồ sơ đăng ký BHXH tự nguyện

Người tham gia BHXH tự nguyện chuẩn bị tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người tham gia BHXH tự nguyện. Trường hợp thực hiện thông qua tổ chức dịch vụ, hồ sơ còn được thực hiện theo quy định đối với tổ chức dịch vụ thu.

3. Hướng dẫn các bước đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Bước 1: Xác định đối tượng tham gia BHXH

Trước tiên, cần xác định người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hay người tham gia BHXH tự nguyện. Đối với người lao động thuộc diện BHXH bắt buộc, người sử dụng lao động phải thực hiện đăng ký trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Bước 2: Kiểm tra mã số BHXH

Doanh nghiệp nên kiểm tra xem người lao động đã được cấp mã số BHXH hay chưa. Nếu đã có mã số BHXH, cần sử dụng đúng mã số đã được cấp thay vì đăng ký mã số mới. 

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

Căn cứ vào đối tượng tham gia, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.  Đối với doanh nghiệp đăng ký cho người lao động, hồ sơ cơ bản gồm tờ khai của đơn vị, danh sách người lao động tham gia và tờ khai của người lao động.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký BHXH

Việc thực hiện thủ tục có thể được thực hiện theo 1 trong 3 phương thức: Trực tiếp, trực tuyến và qua dịch vụ bưu chính. Doanh nghiệp và người tham gia lựa chọn phương thức phù hợp theo quy định và điều kiện thực tế.

Bước 5: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết

Sau khi tiếp nhận, cơ quan BHXH kiểm tra hồ sơ và thực hiện giải quyết theo quy định.  Thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Kết quả thực hiện thủ tục là sổ BHXH. Nếu không cấp sổ BHXH, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 6: Nhận kết quả và kiểm tra thông tin

Sau khi hoàn tất thủ tục, người lao động và doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin tham gia BHXH, bảo đảm dữ liệu được ghi nhận chính xác. Nếu phát hiện sai thông tin, cần thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định để tránh ảnh hưởng đến quá trình giải quyết các chế độ BHXH sau này.

Thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu đúng thời hạn, đúng hồ sơ giúp người lao động được ghi nhận quá trình tham gia và bảo đảm quyền lợi về BHXH. Doanh nghiệp cần chủ động hoàn tất thủ tục theo quy định để tránh phát sinh sai sót trong quá trình tham gia và giải quyết chế độ.

Nguyệt Nga