Việc không ký được chữ ký số bảo hiểm xã hội là lỗi thường gặp khi doanh nghiệp thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội điện tử. Nguyên nhân có thể đến từ trình duyệt, phần mềm ký số hoặc cấu hình thiết bị. Bài viết dưới đây từ ECA sẽ giúp bạn xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục nhanh chóng, đảm bảo quá trình giao dịch BHXH diễn ra thông suốt.

1 .Chữ ký số trong giao dịch điện tử với cơ quan BHXH

1.1. Vai trò của chữ ký số trong giao dịch điện tử với Cơ quan BHXH

Trong các giao dịch điện tử hiện nay, chữ ký số giữ vai trò then chốt, đặc biệt là trong quá trình làm việc với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Công cụ này không chỉ giúp xác minh danh tính người thực hiện giao dịch mà còn bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn và xác thực của dữ liệu, hồ sơ điện tử.

Chữ ký số được sử dụng trong nhiều nghiệp vụ liên quan đến BHXH, bao gồm:

• Đăng ký, kê khai và nộp hồ sơ BHXH;
• Thực hiện nghĩa vụ đóng, nộp tiền bảo hiểm xã hội;
• Giao dịch giải quyết các chế độ hưởng BHXH cho người lao động.

1.2. Điều kiện để chữ ký số được xem là an toàn

Một chữ ký số được coi là đủ điều kiện an toàn khi thỏa mãn các yếu tố sau:

• Được tạo lập trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và có thể kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư đó.
• Khóa bí mật dùng để tạo chữ ký chỉ do người ký kiểm soát tại thời điểm ký.
• Chữ ký được tạo từ khóa bí mật tương ứng với khóa công khai nằm trong chứng thư số do một trong các tổ chức có thẩm quyền cấp, bao gồm: Tổ chức chứng thực chữ ký số quốc gia; Tổ chức chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho cơ quan nhà nước; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; Tổ chức chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức được cấp phép theo Điều 40 – Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

2. Nguyên nhân phổ biến gây lỗi không ký được chữ ký số BHXH

Các nguyên nhân không ký được chữ ký số có thể do:

• Chưa đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH: Việc đầu tiên khi sử dụng chữ ký số đó là đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH. Trường hợp chưa đăng ký chữ ký số đơn vị, doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện bất kỳ giao dịch ký số nào.

• Chữ ký số hết hạn: Chữ ký số có thời hạn sử dụng là một trong những lỗi phổ biến dẫn đến việc đơn vị, doanh nghiệp không ký được chữ ký số.
• Máy tính chưa cài đặt ứng dụng nền ký số của nhà cung cấp: Ứng dụng nền ký số là phần mềm cần thiết để hỗ trợ chữ ký số hoạt động. Trường hợp máy tính của bạn chưa chưa cài đặt ứng dụng nền ký số của nhà cung cấp sẽ không thực hiện ký số được.
• Chữ ký số bị lỗi: Lỗi này thường xảy ra khi đơn vị, doanh nghiệp đã sử dụng chữ ký số được 1 thời gian. Chữ ký số (USB Token) có thể bị lỗi do nhiều nguyên nhân như ổ cứng bị lỗi, USB Token bị hỏng do va đập hoặc dính nước... dẫn đến không thể ký được. 
• Thông tin trong chữ ký số không khớp với thông tin đăng ký: Thông tin trong chữ ký số bao gồm số serial, tên doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện,... Nếu thông tin trong chữ ký số không khớp với thông tin đăng ký trên hệ thống BHXH, chữ ký số sẽ không được chấp nhận.
• Chữ ký số không tương thích: Chữ ký số không tương thích hoặc chưa được hỗ trợ sử dụng trên Cổng dịch vụ công của cơ quan BHXH là nguyên nhân dẫn đến không thể thực hiện ký số. Chữ ký số phải tương thích với hệ điều hành và trình duyệt web đang sử dụng.

Có rất nhiều các nguyên nhân không ký được chữ ký số BHXH. Người dùng cần tìm hiểu rõ nguyên nhân gây lỗi để có cách giải quyết phù hợp.

3. Hướng dẫn cách khắc phục lỗi không ký được chữ ký số BHXH

Để giải quyết lỗi không ký được chữ ký số BHXH người dùng cần lưu ý tìm hiểu chính xác nguyên nhân gây lỗi chữ ký số. Cụ thể các bước giải quyết như sau:

Bước 1: Kiểm tra cài đặt ứng dụng nền

Trường hợp sử dụng chữ ký số để giao dịch với cơ quan BHXH lần đầu cần kiểm tra xem ứng dụng nền ký số của nhà cung cấp đã được cài đặt trên máy tính hay chưa. Trường hợp chưa cài đặt, bạn cần tải ứng dụng nền ký số từ trang web của nhà cung cấp chữ ký số hoặc liên hệ đường dây nóng để được hỗ trợ cài đặt.

Bước 2: Kiểm tra thông tin 

Người dùng kiểm tra xem thông tin trong chữ ký số có khớp với thông tin đăng ký trên hệ thống BHXH hay không. Nếu không khớp, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ cập nhật thông tin.

Bước 3: Kiểm tra sự tương thích

Người dùng kiểm tra xem chữ ký số có tương thích với hệ điều hành và trình duyệt web đang sử dụng hay không. Nếu không tương thích, bạn cần cài đặt lại chữ ký số hoặc sử dụng hệ điều hành và trình duyệt web khác.

Bước 4: Kiểm tra giải quyết lỗi chữ ký số

Trường hợp không ký được chữ ký số do lỗi chữ ký số cần liên hệ với nhà cung cấp để được cấp lại USB Token mới.

Bước 5: Gia hạn chữ ký số nếu hết hạn

Nếu chữ ký số đã hết hạn dùng, người dùng cần liên hệ với nhà cung cấp để được gia hạn chữ ký số.

Tình trạng không ký được chữ ký số BHXH gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ nộp hồ sơ và thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả sự cố thường gặp này.

Nguyệt Nga