Đăng ký chữ ký số BHXH là công việc bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện kê khai BHXH điện tử với Cơ quan BHXH. Việc sở hữu chữ ký số không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tính bảo mật và chính xác cho mọi giao dịch. Vậy cách đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH như thế nào? 

1. Khi nào doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số BHXH? 

Chữ ký số BHXH dùng để xác định thông tin có liên quan đến quá trình đóng BHXH của người lao động. Ngoài ra, chữ ký số giúp đảm bảo rằng dữ liệu được truyền đi và lưu trữ không bị thay đổi hoặc làm giả. Bất kỳ sự thay đổi nào cũng sẽ bị phát hiện ngay lập tức.

Việc đăng ký chữ ký số BHXH là một bước đi cần thiết để doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình kê khai bảo hiểm xã hội. Chữ ký số không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tính chính xác, an toàn và minh bạch cho mọi giao dịch, đồng thời giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.

Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số BHXH khi nào?

Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký chữ ký số BHXH với cơ quan BHXH khi thuộc một trong các trường hợp dưới đây: 

• Doanh nghiệp cần kê khai BHXH trên Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam: Theo quy định tại Quyết định số 838/QĐ-BHXH, các tổ chức/cá nhân thực hiện đăng ký chữ ký số với Cơ quan BHXH khi thực hiện kê khai BHXH điện tử. 
• Doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số: Việc gia hạn chữ ký số sẽ khiến số serial chữ ký số trên BHXH hết hiệu lực. Do đó, doanh nghiệp cần đăng ký lại số serial chữ ký số mới trên hệ thống BHXH để tiếp tục kê khai BHXH. 
• Doanh nghiệp thay đổi nhà cung cấp chữ ký số: Cần cập nhật thông tin chữ ký số mới cho Cơ quan BHXH. 

2. Điều kiện để đăng ký chữ ký số BHXH

Điều kiện để đăng ký chữ ký số BHXH

Đăng ký chữ ký số BHXH là một bước quan trọng để doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan Bảo hiểm Xã hội. Để thực hiện thủ tục này, bạn cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Thiết bị có kết nối internet và đã được cài đặt phần mềm chữ ký số (có thể thực hiện trên máy tính hoặc điện thoại thông minh). 
• Thiết bị chữ ký số nếu sử dụng USB Token. 
• Tài khoản để đăng nhập Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam. 

3. Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số BHXH

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước để đăng ký chữ ký số với Cơ quan Bảo hiểm xã hội: 

Hướng dẫn chi tiết các bước để đăng ký chữ ký số BHXH. 

Bước 1: Đăng nhập Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam

Cá nhân/tổ chức thực hiện đăng nhập hệ thống BHXH điện tử bằng tài khoản đã đăng ký: 

• Chữ ký số cá nhân: Cần đăng nhập bằng tài khoản cá nhân.
• Chữ ký số tổ chức: Đăng nhập bằng tài khoản của tổ chức.

Tại màn hình chính, chọn “Tài liệu & ứng dụng”.

Bước 2: Cài đặt Extension chữ ký số 

Hệ thống sẽ hiển thị giao diện mới, chọn “Tải ứng dụng”, chọn “Cài đặt Extension ký số”, chọn “Thêm vào Chrome”. 

Sau đó, người dùng kiểm tra chắc chắn ứng dụng đã được bật bằng cách: Chọn “Thêm tiện ích/ Add extension” và nhấn chuột phải vào biểu tượng và chọn “Manage Extension”  đang ở trạng thái bật như hình là được.

Bước 3: Tải ứng dụng nền cho ký số

Sau khi quay về giao diện “Tài liệu & ứng dụng”, chọn “Đăng ký & kê khai”, chọn “Tải ứng dụng”, chọn “Tải ứng dụng nền cho ký số” để hoàn thành việc cài ứng dụng nền. 

Bước 4: Cài đặt ứng dụng nền để đăng ký và kê khai chữ ký số BHXH

Sau khi cài đặt ứng dụng nền thành công, tại giao diện cài đặt, hệ thống sẽ hiển thị ““Welcome to Vietnam Social Security Declaration Setup Wizard”, chọn “Next” >> chọn “Next” => chọn “Install” để hoàn thành việc cài đặt. 

Bước 5: Cập nhật thông tin chữ ký số BHXH

Người dùng chọn “Thay đổi thông tin” để cập nhật các thông tin sau: 

• Địa chỉ thư điện tử
• Số điện thoại di động
• Các thông tin trên đề nghị thay đổi kể từ ngày (mặc định là ngày hiện tại). 

Sau đó chọn “Xác nhận thay đổi thông tin”, chọn “Đăng ký thay đổi thông tin”.

Bước 6: Thực hiện ký số để hoàn thành việc đăng ký chữ ký số BHXH

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách chữ ký số đang kết nối với thiết bị

Người dùng chọn chữ ký số cần đăng ký BHXH. Sau đó, chọn “OK” để nhập mật khẩu. 

Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai phần mềm cho 100.000+ khách hàng doanh nghiệp, chúng tôi - công ty PTCN Thái Sơn đã cho ra mắt sản phẩm ECA với những giá trị cốt lõi Uy tín - Chuyên nghiệp - Tận tâm. Với giải pháp chữ ký số ECA, việc khai nộp BHXH điện tử sẽ trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết, giúp các đơn vị sử dụng lao động tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện và đơn giản hóa việc quản lý chữ ký số trong kê khai BHXH điện tử.

Để đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số ECA trong kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, các doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.