Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch trên môi trường điện tử hiện nay. Mỗi chứng thư số sẽ được đăng ký với thông tin của doanh nghiệp. Do đó, nhiều người đặt ra câu hỏi”Một công ty có thể có hai chữ ký số được không?”. Trong bài viết này, ECA sẽ làm rõ và trả lời câu hỏi trên.

1. Vai trò của chữ ký số trong công ty

Để tìm hiểu vấn đề sử dụng hai chữ ký số có hợp lệ không, chúng ta cần hiểu rõ chữ ký số có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp.

1.1 Khái niệm chữ ký số

Chữ ký số là một phương tiện chứng thực được sử dụng rộng rãi tại các công ty trong những năm gần đây. Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa như sau:

“6. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Nhờ tính bảo mật và toàn vẹn nội dung, chữ ký số được ứng dụng trong rất nhiều hoạt động của doanh nghiệp.

1.2 Ứng dụng của chữ ký số trong công ty

Chữ ký số có ứng dụng gì trong doanh nghiệp?

Ưu điểm quan trọng nhất của chữ ký số nằm ở khả năng thực hiện các giao dịch điện tử một cách an toàn và được công nhận theo luật pháp. Vì lý do này, chữ ký số có một loạt ứng dụng cụ thể như sau:

• Chữ ký số thay thế chữ ký tay trong giao dịch thương mại điện tử, đảm bảo tính bảo mật và cho phép giao dịch nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
• Chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý tương tự chữ ký tay, đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch.
• Trong môi trường doanh nghiệp, chữ ký số tương đương với con dấu và đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
• Sử dụng chữ ký số trong thư điện tử và email để xác minh người gửi, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy.
• Chữ ký số hữu ích trong việc kê khai thuế trực tuyến và khai báo hải quan trực tuyến.
• Được dùng để đảm bảo tính bảo mật trong các giao dịch liên quan đến bảo hiểm, đầu tư chứng khoán, chuyển tiền.
• Hợp đồng và thỏa thuận giữa hai doanh nghiệp có thể được ký kết trực tuyến bằng chữ ký số.

Như vậy, chữ ký số không chỉ đảm bảo tính bảo mật trong các giao dịch điện tử mà còn mang lại sự tiện lợi và đáng tin cậy trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh và pháp lý.

2. Một công ty có thể có hai chữ ký số được không?

Do có nhiều ứng dụng và được sử dụng trong nhiều hoạt động, nhiều doanh nghiệp đã đặt ra câu hỏi về việc sử dụng 2 hay nhiều chữ ký số có hợp pháp hay không và tính an toàn có được đảm bảo?

Trả lời cho câu hỏi trên, ta cần tìm hiểu về các quy định liên quan tới việc sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp.

Sử dụng 2 chữ ký số trong công ty có hợp pháp?

2.1 Quy định về chữ ký số tại doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn cho chữ ký số, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định theo Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP gồm:

- Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số và do một trong bốn tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.

- Tại thời điểm ký, khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký.

Ngoài ra, tại Điều 5, Luật Giao dịch điện tử 2005 có quy định về nguyên tắc chung tiến hành giao dịch điện tử như sau:

- Tự nguyện lựa chọn sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch.

- Tự thỏa thuận về việc lựa chọn loại công nghệ để thực hiện giao dịch điện tử.

- Không một loại công nghệ nào được xem là duy nhất trong giao dịch điện tử.

- Bảo đảm sự bình đẳng và an toàn trong giao dịch điện tử.

- Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, lợi ích của Nhà nước, lợi ích công cộng.

- Giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước phải tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 40 của Luật này.

Do vậy, việc doanh nghiệp sử dụng 2 hay nhiều chữ ký số khác nhau trong các hoạt động của mình là hợp pháp trong trường hợp chữ ký số đó đảm bảo các điều kiện về an toàn, được thỏa thuận giữa 2 bên và thông tin trên chứng thư số là của doanh nghiệp đó.

2.2 Ưu và nhược điểm khi một công ty có 2 chữ ký số

Lợi ích và hạn chế khi sử dụng nhiều chữ ký số.

Việc một công ty sử dụng từ 2 chữ ký số trở lên sẽ đem lại nhiều sự tiện lợi khi thực hiện các nghiệp vụ trong kinh doanh tuy nhiên cũng có những hạn chế nhất định.

Về ưu điểm:

- Có thể cùng lúc thực hiện ký số trên nhiều tài liệu, văn bản, nội dung.

- Có thể phân quyền ký số cho nhiều cá nhân trong doanh nghiệp.

- Hạn chế tình trạng bị gián đoạn các hoạt động do chữ ký số bị lỗi hoặc chưa kịp gia hạn.

Về nhược điểm:

- Việc phân quyền sử dụng chữ ký số cho nhiều cá nhân có thể tiềm ẩn rủi ro về bảo mật.

- Tốn thêm chi phí mua và gia hạn chữ ký số.

Có thể thấy việc sử dụng nhiều hơn 2 chữ ký số đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn là những hạn chế mang lại. Công ty cần tuân thủ các quy định đảm bảo tính bảo mật cho chữ ký số khi phân quyền cá nhân sử dụng và có quy chế rõ ràng để việc sử dụng chữ ký số hiệu quả. 

3. Có thể sử dụng nhiều hơn 2 chữ ký số trên trang khai Thuế, Bhxh, Hải quan được không?

Những hoạt động cần ký số trên các trang Cổng thông tin điện tử Quốc gia cũng như các trang khai Thuế điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử hay Hải quan điện tử là những giao dịch cần đảm bảo về tính xác thực và pháp lý. Do đó, mỗi doanh nghiệp chỉ được phép đăng ký một chữ ký số để sử dụng trên một hệ thống.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể đăng ký cho mỗi dịch vụ công một chữ ký số khác nhau miễn là thông tin trên chứng thư số đúng với đăng ký công ty. Ví dụ:

• Kê thai thuế đăng ký chữ ký số thứ nhất
• Dịch vụ nộp thuế đăng ký chữ ký số thứ hai
• Khai tờ BHXH đăng ký chứng thư số thứ ba
• Kê khai Hải quan đăng ký chữ ký số thứ tư,…

Tổng kết lại, việc một công ty sử dụng hai chữ ký số trở lên là hợp pháp và mang lại nhiều lợi ích trong quá trình sử dụng.

Nếu quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu, tư vấn và đăng ký chữ ký số, xin vui lòng liên hệ ECA - dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://eca.com.vn/