Chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh thương mại, một trong số đó phải kể đến là hoạt động đấu thầu. Chữ ký số đóng vai trò quan trọng giúp bảo mật thông tin, xác thực danh tính và đảm bảo tính pháp lý cho các hồ sơ dự thầu. Dưới đây là thông tin chi tiết về điều kiện và cách sử dụng chữ ký số đấu thầu.

Điều kiện sử dụng Chữ ký số đấu thầu.

1. Điều kiện sử dụng chữ ký số đấu thầu

Thông qua Thông tư 07/2015/TTLT-BKHĐT-BTC được ban hành ngày 8/9/2015 Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng với Bộ Tài chính đã cho phép các đơn vị hoạt động đấu thầu và lựa chọn nhà thầu qua mạng. Chữ ký số giúp các đơn vị, doanh nghiệp nộp hồ sơ đấu thầu nhanh chóng, thực hiện đấu thầu hiệu quả. 

1.1 Điều kiện về đối tượng sử dụng chữ ký số đấu thầu

Căn cứ theo quy định của Luật Đấu thầu năm 2022 để có thể dự thầu qua mạng, các đối tượng dự thầu phải đảm bảo một số điều kiện nhất định. Theo đó đảm bảo: 

• Có chứng thư số hợp lệ: Chứng thư số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và còn hiệu lực theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm quản lý chữ ký số: Phần mềm ký số phải tương thích với hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và được cung cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hoặc nhà cung cấp phần mềm uy tín.
• Có thiết bị lưu trữ khóa bí mật: Thiết bị lưu trữ khóa bí mật phải đảm bảo an toàn và bảo mật theo quy định của pháp luật.

Các đơn vị tham gia đấu thầu qua mạng phải đăng ký vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia thông qua chứng thư số đấu thầu. Chứng thư số đấu thầu sẽ được Tổ chức vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc cấp cho bên mời thầu, nhà thầu và nhà đầu tư khi thực hiện đăng ký (mỗi bên chỉ được cấp duy nhất 1 chứng thư số).

1.2 Điều kiện về chữ ký số đấu thầu

Chữ ký số đấu thầu phải là chữ ký số đáp ứng điều kiện an toàn theo quy định tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018. Cụ thể:

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định.

• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Khi lựa chọn các nhà cung cấp chữ ký số cá nhân, đơn vị lưu ý lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, được Bộ thông tin và truyền thông cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số. Điều này sẽ giúp cá nhân, đơn vị đảm bảo chữ ký số đáp ứng các điều kiện để sử dụng đấu thầu qua mạng.

2. Cách sử dụng chữ ký số đấu thầu

Sau khi đảm bảo các điều kiện về chủ thể và điều kiện chữ ký số đấu thầu cá nhân, đơn vị có thể sử dụng chữ ký số đấu thầu qua mạng hợp lệ. Cách sử dụng chữ ký số đấu thầu như sau:

Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số trong đấu thầu.

• Bước 1: Cài đặt phần mềm ký số và chứng thư số

Người dùng tải phần mềm quản lý chữ ký số và chứng thư số từ website hoặc từ phương tiện mà nhà cung cấp cung cấp cho khách hàng. Sau đó cài đặt phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số trên thiết bị máy vi tính, laptop làm việc. 

Trường hợp sử dụng chữ ký số lần đầu cần đăng nhập để đổi mã PIN cho chữ ký số và thực hiện trình quản lý chữ ký số để đảm bảo bảo mật thông tin.

• Bước 2: Tạo hồ sơ dự thầu

Người dùng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ dự thầu, tạo hồ sơ dự thầu điện tử trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

• Bước 3: Ký hồ sơ dự thầu bằng chữ ký số

Sau khi tạo hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh người dùng thực hiện ký số trên hồ sơ dự thầu bằng cách:

=> Cắm USB Token (chữ ký số) vào máy tính làm việc (trường hợp sử dụng chữ ký số là USB Token)

=> Mở phần mềm quản lý ký số

=> Chọn hồ sơ dự thầu điện tử cần ký.

=> Nhấp chọn mục ký số 

=> Nhập mã PIN và làm theo điều hướng của hệ thống để ký số. 

Sau khi hoàn thành hệ thống sẽ gửi thông báo ký số thành công. Trường hợp không có thông báo ký số thành công, người dùng cần kiểm tra lại nguyên nhân không thể ký số và khắc phục nếu có thể. Trường hợp vẫn không thể ký số người dùng cần liên hệ lại với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ.

• Bước 4: Nộp hồ sơ dự thầu

Sau khi ký, người dùng lưu hồ sơ dự thầu điện tử và nộp hồ sơ lên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

3. Lợi ích sử dụng chữ ký số đấu thầu

Sử dụng chữ ký số để đấu thầu qua mạng đã mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp.  

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng chữ ký số giúp rút ngắn thời gian và thủ tục nộp hồ sơ dự thầu, tiết kiệm chi phí đi lại và in ấn hồ sơ.
• Tăng tính minh bạch: Chữ ký số giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác của hồ sơ dự thầu, hạn chế gian lận và sai sót.
• Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ: Sử dụng chữ ký đấu thầu, thực hiện quản lý điện tử giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ dự thầu, dễ dàng tra cứu và theo dõi hồ sơ.
• Gia tăng cơ hội tiếp cận với các dự án, mở rộng cơ hội kinh doanh: việc tiếp cận thông tin nhanh chóng, nộp hồ sơ dễ dàng, công khai minh bạch đã giúp cá nhân, đơn vị có cơ hội hợp tác kinh 

Việc đấu thầu qua mạng hiện nay đã mở ra cho rất nhiều các cá nhân, đơn vị cơ hợi hợp tác kinh doanh. Theo đó sử dụng chữ ký số đấu thầu giúp đơn giản hóa thủ tục, nâng cao hiệu quả và tính minh bạch cho hoạt động đấu thầu điện tử. Thông qua bài viết về “Chữ ký số đấu thầu: điều kiện và cách sử dụng” hy vọng cung cấp cho bạn đọc thông tin hữu ích về điều kiện và cách sử dụng chữ ký số đấu thầu.