Doanh nghiệp, cá nhân sau khi đăng ký chữ ký số thành công có thể dùng ngay để thực hiện các giao dịch điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về chữ ký số dùng như thế nào và khi dùng cần lưu ý gì? 

Hướng dẫn chữ ký số dùng như thế nào.

1. Định nghĩa về chữ ký số

Có nhiều cách hiểu về chữ ký số tuy nhiên cần phải hiểu chữ ký số theo định nghĩa thống nhất, được luật pháp Việt Nam thừa nhận và sử dụng thống nhất trong tất cả các giao dịch điện tử. 

1.1 Định nghĩa chữ ký số 

Căn cứ vào Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018 NĐ-CP ngày 27/9/2018 định  nghĩa chữ ký số như sau: 

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: 

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Có thể thấy chữ ký số được hiểu là một dạng của chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng mật mã không đối xứng để xác định chính xác người ký thông điệp dữ liệu và đảm bảo toàn vẹn của dữ liệu.

Chữ ký số thường được phân thành 4 loại phổ biến nhất gồm: Chữ ký số USB Token; chữ ký số SmartCard; chữ ký số HSM; chữ ký số từ xa.

1.2 Chữ ký số USB - Token

Hiện nay chữ ký số USB-Token là loại chữ ký số phổ biến được cá nhân và doanh nghiệp ưa chuộng. Trong mỗi USB Token sẽ có một series độc nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự. 

Khi người dùng nhấn vào nút trên Token thì một dãy số gồm các mã ngẫu nhiên sẽ xuất hiện. Mã này gồm 6 chữ số hiện lên màn hình của Token và sẽ thay đổi sau một khoảng thời gian nhất định từ 30 đến 60 giây. Mỗi dãy mã có hiệu lực duy nhất với một giao dịch, tại một thời điểm nhất định cho một khách hàng cụ thể. 

2. Chữ ký số dùng như thế nào?

Sau khi đăng ký chữ ký số thành công từ các nhà cung cấp, doanh nghiệp và cá nhân có thể sử dụng ký số ngay trong các giao dịch điện tử. Tuy nhiên, đối với người mới việc dùng chữ ký số như thế nào thì không phải ai cũng nắm được. Dưới đây là thông tin hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số USB-Token loại chữ ký số. 

1.1 Cài đặt chữ ký số 

Cài đặt chữ ký số trên thiết bị là bước đầu tiên để có thể sử dụng chữ ký số. Đối với mỗi chữ ký số khác nhau việc cài đặt sẽ đòi hỏi những bước cụ thể khác nhau. Dưới đây là cách cài đặt chữ ký số dạng USB-Token áp dụng với sản phẩm USB-Token được Công ty phát triển công nghệ Thái sơn cung cung cấp..

• Bước 1: Cắm thiết bị chữ ký số USB-Token vào máy vi tính qua cổng kết nối USB. Nếu là lần đầu sử dụng chữ ký số, khi cắm USB-Token vào máy tính, chương trình sẽ tự động yêu cầu cài đặt chữ ký số. 

Chú ý: Trong trường hợp chương trình cài đặt không tự động chạy bạn thực hiện như sau:

=> Cho chạy file bằng cách trên màn hình desktop bạn nhấn vào My computer.

=> Tiếp theo click chuột vào biểu tượng có tên: “CD Driver_TSDToken Manager” và chạy file “TSDToken_Manager_Setup.exe”. 

• Bước 2: Nhấn chọn nút “Install” để cài đặt, khi cửa sổ mới hiện ra ấn chọn “Yes” để tiếp tục cài đặt. 

Quá trình cài đặt hoàn tất trên màn hình desktop sẽ xuất hiện biểu tượng của chữ ký số.  Khi này ta có thể sử dụng USB-Token để ký số trên các văn bản điện tử. Lưu ý nếu USB-Token một số phiên bản người dùng sẽ phải rút USB-Token chữ ký số ra rồi cắm lại thì máy mới cập nhật được thông tin doanh nghiệp.

2.2 Thực hiện ký số trên văn bản điện tử

Sau bước cài đặt chữ ký số trên thiết bị máy tính, laptop thì người dùng có thể sử dụng chữ ký số USB-Token để ký hóa đơn điện tử, ký hợp đồng điện tử, ký hồ sơ hay các giấy tờ điện tử khác. Các bước ký số trên văn bản điện tử nhìn chung đều trải qua các bước như sau:

Ký số bằng USB-Token

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm chứa văn bản điện tử 

Kế toán đăng nhập vào hệ thống phần mềm có chứa văn bản điện tử cần ký.

• Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử để ký số trên hóa đơn; 
• Đăng nhập vào phần mềm hợp đồng điện tử để ký số trên hợp đồng 
• Đăng nhập vào phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử để ký số trên các văn bản theo quy định.
• Đăng nhập vào phần mềm hải quan điện tử để ký số trên các văn bản điện tử theo quy định. 

Cụ thể để ký số số trên hóa đơn đơn điện tử bạn đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử E- invoice:

=> Trong mục “Sử dụng hóa đơn” chọn “Quản lý ký số hóa đơn”

=> Chọn mục “Quản lý ký số hóa đơn” để thực hiện ký chữ ký số.

Nếu chưa lập hóa đơn kế toán khởi tạo hóa đơn, sau đó mới thực hiện ký số hóa đơn. Các hóa đơn chưa được ký số được tự động lưu vào một mục riêng để tạo thuận lợi khi tìm kiếm.

Bước 2: Mở văn bản điện tử cần ký số

Tìm và mở văn bản điện tử cần ký số trong hệ thống. Tại mỗi văn văn bản điện tử trên hệ thống (hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, báo cáo tài chính…, tờ khai thuế…).

Bước 3. Thực hiện thao tác ký số trên văn bản điện tử

Sau khi chọn văn bản điện tử chưa được ký số bạn tìm chọn mục thực hiện thao tác ký số. Ở mỗi hệ thống sẽ có tên gọi khác nhau: VD: Ký số; Ký hóa đơn; Ký hợp đồng; Ký văn bản… 

Khi này hệ thống sẽ thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng USB-Token vào máy tính. Khi này bạn thực hiện cắm USB vào rồi thực hiện thao tác đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản điện tử đã chọn.

Ngay sau khi nhập mã ký số thì hệ thống tự động sẽ gán chữ ký số lên văn bản được chọn và hoàn tất thao tác ký số.

3. Khi dùng chữ ký số cần lưu ý gì

Khi sử dụng chữ ký số người dùng cần lưu ý vài điểm sau để đảm bảo chữ ký số có hiệu lực pháp lý và đảm bảo an toàn.

• Chữ ký số được ký trong các thông điệp dữ liệu mà pháp luật quy định phải có chữ ký là chữ ký số đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Đảm bảo chữ ký số còn trong thời gian chứng thư số có hiệu lực khi ký.
• Máy tính đã cài đặt phần mềm đọc thông tin chuyên dụng dành cho chữ ký số mà doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân đang sử dụng.
• Kiểm tra thời hạn cung cấp dịch vụ chữ ký số, nếu hết hạn cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để được ra hạn chữ ký số.
• Các thông điệp dữ liệu sau khi ký chữ ký số đều không thể sửa đổi do đó trước khi ký cần cân nhắc và kiểm tra kỹ lưỡng.

Trên đây là hướng dẫn về chữ ký số dùng như thế nào, khi dùng cần lưu ý gì? các cá nhân tổ chức cần đặc biệt lưu ý. Liên hệ đường dây nóng 19004767 hoặc 19004768 (hỗ trợ 24/7) để được hỗ trợ thông tin mua chữ ký số nhanh với dịch vụ tốt nhất.